Almanca resmi bir mail yazmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir:
- Hitap: Alıcıya uygun bir hitap kullanmak önemlidir 12. Daha önce tanışılmışsa “Sehr geehrter Herr/Frau [Soyadı]” (Sayın Bay/Bayan [Soyadı]) şeklinde hitap edilebilir 13. Daha resmi bir ilişkiniz yoksa, “Sehr geehrte Damen und Herren” (Sayın Bayanlar ve Baylar) kullanılabilir 13.
- Konu: E-postanın konusunu net ve özlü bir şekilde belirtmek gerekir 13.
- Giriş: Kibar bir girişle başlamak, alıcının günlük hayatından bir referans yapmak veya kısa bir selamla başlamak hoş olabilir 1. Örneğin, “Ich hoffe, es geht Ihnen gut” (Umarım iyisinizdir) ifadesi kullanılabilir 13.
- Ana İçerik: Konuyu detaylı bir şekilde açıklamak ve eğer bir talep varsa, bu talebi net bir şekilde ifade etmek gerekir 1. Önemli noktaları vurgulamak için sıralı bir liste veya maddeleme kullanılabilir 1.
- İlgili Belgeler veya Ekler: E-postaya ek dosyalar veya belgeler eklenecekse, bunları e-postanın sonunda belirtmek ve eklerin isimlerini listelemek gerekir 1.
- Kapanış: E-postayı kibar bir şekilde kapatmak ve ilgili kişiye teşekkür etmek gerekir 1. Örneğin, “Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort” (Yakın zamanda cevabınızı bekliyorum) ifadesi kullanılabilir 1.
- İmza: E-postayı adınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza ile bitirmek gerekir 1. İş e-postalarında, şirketinizin logosunu veya unvanını da eklemek uygun olabilir 1.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: