Proje dosyası, bir proje çalışması tamamlandığında toplanan tüm yazılı ve görsel bilgileri içerir 5. Bu dosya, genellikle belirli bir düzene göre organize edilir ve kapak, özet, çalışmanın tanıtımı, fonksiyonel blok diyagramı gibi bölümleri içerebilir 5.

Proje raporu ise bir projenin hedefleri, ilerlemesi, takım performansı ve dönüm noktası başarıları hakkında kapsamlı bir genel bakış sunan bir belgedir 2. Ayrıca, proje sırasında karşılaşılan zorluklar, geliştirilen çözümler ve öğrenilen dersler de bu raporda yer alır 2.

Dolayısıyla, proje dosyası projenin tüm belgelerini içerirken, proje raporu bu belgelerin bir kısmını özetleyerek sunan bir belgedir.