• Buradasın

    Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv Bilgisi: Hasta Dosyaları Arşivi Yönetimi

    youtube.com/watch?v=BoMY0cY5e4c

    Yapay zekadan makale özeti

    • Bu video, bir eğitim içeriği olup, konuşmacı tarafından tıbbi dokümantasyon ve arşiv bilgisi dersi kapsamında hasta dosyaları arşivi yönetimi konusu anlatılmaktadır.
    • Video, yönetim kavramının tanımı ve yönetim fonksiyonlarıyla başlayıp, evrak yönetimi konusuna geçmektedir. İlk bölümde geleneksel bürolarda ve sanal ortamlarda evrak yönetiminin nasıl yapıldığı, elektronik arşiv sistemleri ve form-resim işleme sistemleri anlatılırken, ikinci bölümde bilgi yönetim sistemleri kullanan örgütlerde dosya hizmetlerinin nasıl düzenlendiği ve evrak işlem sürecinin adım adım açıklanması yapılmaktadır.
    • Videoda ayrıca evrak hizmetlerinin örgütlenmesi için dört farklı model (merkezsel, merkezi olmayan, personeli esas alan ve karma) ve bunların avantajları-sakıncaları, gelen evrakların teslim alınması, gruplandırılması, kaydedilmesi ve teslim edilmesi gibi işlemler detaylı olarak ele alınmaktadır. Bilgisayar ve e-posta yoluyla gelen belgelerin nasıl işleneceği konusunda da bilgiler sunulmaktadır.
    00:17Yönetim Kavramı
    • Yönetim, insanlar aracılığıyla amaçların başarılması sürecidir ve kaynakları harekete geçirecek öğe olarak işlev görür.
    • Yönetim, planlama, örgütleme, liderlik ve kontrol fonksiyonları yardımıyla eldeki kaynakları etkin ve verimli bir biçimde kullanarak belirlenmiş amaçlara ulaşma sürecidir.
    • Yönetim, kurumsal amaç ve hedeflerin başarılması ile ilgilidir ve formal örgütlenme içinde ortaya çıkar.
    01:19Yönetim Fonksiyonları
    • Planlama, bir ya da birden fazla amacın gerçekleştirilmesi için neyin, nerede, ne zaman, niçin, nasıl, ne ile ve kim tarafından yapılacağının belirlenmesidir.
    • Örgütleme, bir kuruluşun amaçlarını gerçekleştirebilmesi için gerekli olan yer, araç, gereç ve personeli sağlanması ve görev-yetki dağılımı yapılmasıdır.
    • Yöneltme, maddi ve beşeri kaynakların amaçlar yönünde harekete geçirilmesidir ve iletişim, güdüleme, önderlik gibi süreçleri içerir.
    • Eşgüdümleme, insanların çabalarını birleştirmek ve ortaklaşa amaca ulaşmak için faaliyetlerin birbiri ardı sıra gelmelerini sağlamaktır.
    • Kontrol, elde edilen sonuçlarla istenen sonuçların karşılaştırılması ve ulaşılan durumun değerlendirilmesidir.
    02:51Evrak Yönetimi
    • Evrak yönetimi, kurumlarda belge niteliği taşıyan bir evrakın ortaya çıkmasından dosyalanma ve arşivlenme aşamasına kadar geçen işlem süreçleridir.
    • Evrak yönetiminin etkin şekilde yürütülmesi, evrakın oluşturulması, görmesi gereken işlemleri tamamlanması ve dosyalama sistemi tekniklerine göre dosyalaması sayesinde olur.
    • Günümüzde evrak yönetimi elektronik ortamlarda yapılmakta ve elektronik arşiv, döküman yönetimi ve iş akışı sistemlerinin temelini oluşturmaktadır.
    • Elektronik ofis sistemlerinde form ve resim işleme sistemleri, standart formlardaki bilgilerin ASCII ortamına veri olarak dönüştürülmesi için kullanılır.
    04:29Geleneksel ve Sanal Bürolarda Evrak Yönetimi
    • Geleneksel bürolarda evraklar PTT kanalı, kurye, faks, telsiz gibi haberleşme araçları ile gelir ve genellikle genel evrak servisine teslim edilir.
    • Sanal bürolarda evrak yönetimi, çeşitli bilgisayar programları sayesinde arşivleme ve iş akışı sanal biçimde yönetilebilir.
    • Sanal ortamlarda oluşturulan bilgi yönetim sistemleri, dosyaları birden fazla kriterle saklayarak bilgiye hızlı şekilde ulaşmayı sağlar.
    • Dosyalara kolayca ulaşmanın diğer yolları indeks tanımlama ve anahtar kelime tanımlamadır.
    06:37Evrak Yönetiminin Önemi
    • Kamu ve özel sektörde yönetimin başarısını belirleyen faktörlerin başında kararların zamanında ve isabetli olarak alınması gelir.
    • Yönetim için doğru karar verebilmesi için yeterli bilgiye ihtiyacı vardır ve yazılı iletişimin en önemli araçları evraklardır.
    • Evrak yönetiminde problem yaşayan bir organizasyon, iş akışında problem yaşayacak ve örgütsel verimliliği engelleyecektir.
    07:24Evrak Hizmetlerinin Örgütlenmesi
    • Evrak ve dosya hizmetlerinin sağlıklı işleyebilmesi için evrak yönetiminin bu amaca uygun olarak örgütlenmesi gerekir.
    • Merkezsel örgütlenme modelinde tüm gelen ve giden evrak kayıt işlemlerinin merkezi olarak bir yerde toplandığı, avantajları dosyalama hizmetlerinde standardizasyon sağladığı ancak hizmetleri yavaşlatabileceği görülür.
    • Bölümleri esas alan, personeli esas alan ve karma örgütlenme modelleri de vardır.
    • Karma örgütlenme modelinde standardizasyon ortadan kalkar, denetim güçlüğü yaratır ve maliyetleri artırır.
    • Organizasyon için en uygun örgütlenme modelini belirlemek için iş analizleri, iş ve hareket analizleri ile ergonomi biliminin temel verileri dikkate alınmalıdır.
    09:47Bilgi Yönetim Sistemleri ve Evrak İşlem Süreci
    • Bilgi yönetim sistemleri kullanan örgütlerde dosyaların bilgisayarlarda tutulması ve her yerden ulaşma kolaylığı dosya hizmetlerini örgütlenmesine yeni bir boyut getirmiştir.
    • Organizasyonlar gelen ve giden evrakların yönetimi için ayrı bir bölüm oluştururlar.
    • Evrak kayıt departmanına gelen belgelere görevli memurlar teslim alır ve sıradan belgeler dışındaki belgeler ilgili kişiye çoğunlukla imza karşılığı teslim edilir.
    10:18Gelen Belgelerin Gruplandırılması ve Kaydedilmesi
    • Gelen evraklar gözden geçirilerek departmanlara göre gruplandırılır; gruplamada gizli, önemli, kıymetli, acele ve kişiye özel olması dikkate alınır.
    • Zarfın üzerinde gizli, çok gizli ya da kişiye özel kaydı bulunmuyorsa tüm zarflar açılır, belgelerin ekleri kontrol edilir ve gerekli yerlere iletilir.
    • Örgütte dışarıdan gelen belgeler, kaydedilecek ve kaydedilmeyecek belgeler olmak üzere ikiye ayrılır; kaydedilecek olanlar kayıt defterine yazılır.
    10:52Belgelerin Teslim Edilmesi ve Dosyalanması
    • Belgenin kime veya hangi bölüme geldiği yazıyorsa ilgili kişi veya birine ulaştırılır; birden fazla bölümü ilgilendiriyorsa belge çoğaltılarak dağıtılır veya birinci dereceden ilgili bölüme iletilir.
    • Üzerinde işlem yapılmış olan belgeler dosyalanır.
    • Organizasyonun dışarı gönderdiği belgeler giden evrak defterine kaydedilir.
    11:17Gelen Evrakların Teslim Alma Yöntemleri
    • Posta ile gelen addi belge herhangi bir formate uygulanması postacılar tarafından ilgili bir mi bırakılır.
    • Taahhütlü ve iadeli belge, belgenin geldiği servisteki ilgili kişi tarafından imza karşılığı alınır.
    • Kurye ile gelen belge, kurum içi veya dışından gelen belgeler kurye tarafından ilgili birim veya kişiye zimmet defteri ile birlikte getirilir ve imza karşılığında teslim alınır.
    12:00Diğer Teslim Alma Yöntemleri
    • Kargo ile gelen belgeler kuruluşların görevlendirdiği ilgili kişiler tarafından imza karşılığında teslim alınır.
    • Faks, teleks ile gelen belgeler ilgili birim veya kişilere iletilir; gizli belgeler bu yolla gönderilmez.
    • E-posta yoluyla gelen belgeler kuruluşuna elektronik posta adresine gönderilir; sekreter tarafından alınır, okunur ve cevaplanır.
    12:33Gelen Belgelerin Açılması ve Gruplandırılması
    • Teslim alınan belgelerden özel mektuplara ayrılır; kaydedilmeden veya açılmadan sahiplerine iletilir.
    • Personeli, görevleri ile ilgili gelen mektuplar açılır ve kaydedilir.
    • Gelen belgeler tek tek gözden geçirilerek gruplandırılır; faturalar ayrılır, diğer belgeler ilgili birimlere gönderilir.
    12:55Gelen Belgelerin Kaydedilmesi
    • Gelen belge gelen servisinde gelen belge defteri veya gelen belge fişine kaydedilir.
    • Gelen belge defterinde belge numarası, belgenin geldiği yer, tarih, belgenin numarası, ek belge, konu, dosya numarası, çıkış numarası ve açıklamalar sütunları bulunur.
    • Faturalar belge kayıt defterine sıralaması verilerek kaydedilir; arkalarına kaşe vurularak ait olduğu birinin kodu, belgenin sıralaması ve geliş tarihi yazılır.
    13:51Belgelerin Teslim Edilmesi ve Dosyalanması
    • Amir tarafından görülen belgeler, belge teslim alma birimine geri gider ve belge kayıt defterine kaydedilir.
    • Belgeler konulara göre zimmet edilerek ilgili birimlere gönderilir; birden çok birimi ilgilendiriyorsa konu ile birinci dereceden ilgili birime ulaştırılır.
    • Birden fazla konuyla ilgili belgeler birinci dereceden ilgili olduğu dosyaya konur, diğer dosyalara çapraz başvuru formu yerleştirilir.
    14:29Giden Belgelerin Kontrolü ve İzlenmesi
    • Kuruluşlar genelde gelen ve giden belgelerin teslim edildiği ve ilgili işlemlerin yapıldığı ayrı bölüm oluştururlar; bu bölüme haberleşme servisi, gelen giden evrak servisi, belge işleme bölümü gibi adlardan biri verilebilir.
    • Belgelerde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra belgenin üzerine dosyalanabileceğini gösteren bir işaret konur; işareti yoksa belge ilgili bölüme veya kişiye geri iade edilir.
    • Dosya almak üzere bekleyen belgelerin belli sınıflara ya da gruplara göre düzenlenmesi gerekir; dosyalama öncesi yapılacak sınıflandırma, belgenin hangi sisteme göre dosyalanacağına göre değişir.
    15:23Giden Belge Kayıt Defteri
    • Giden belge kayıt defteri ya da fişi bir ocak-otuzbir aralık tarihleri arasını kapsar; bir ocak tarihinde bir numaradan başlayarak otuzbir aralık akşamına kadar sıra atlamadan devam eder.
    • Giden belge kayıt defterinde belgenin gönderildiği yer, tarih, ek belge sayısı, konu, dosya numarası ve geliş sıra numarası sütunları bulunur.
    • Bilgisayar, e-posta veya email yoluyla giden belgeler kuruluşuna elektronik posta adresine gönderilir; gerekli görülürse çıktısı alınıp giden belge defterine kaydı yapılır ya da elektronik ortamda saklanır.

    Yanıtı değerlendir

  • Yazeka sinir ağı makaleleri veya videoları özetliyor