Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, resmi belgelerde paraf ve koordinasyon konularını açıklayan bir eğitim içeriğidir.
- Video, parafın tanımı ve önemi ile başlayıp, fiziksel ve elektronik ortamlarda belgelerin paraf bilgilerinin nasıl tutulması gerektiğini anlatmaktadır. Elektronik ortamda belgelerin tek nüsha olarak üretilmesi gerektiği, paraf bilgilerinin yazımında kısaltmaların kullanılmaması gerektiği ve koordinasyon parafının hangi durumlarda kullanılması gerektiği detaylı olarak açıklanmaktadır. Video, konu hakkında daha fazla bilgi için resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar hakkında yönetmeliğe ilişkin kılavuzun kullanılması tavsiyesiyle sonlanmaktadır.
- 00:07Paraf Kavramı ve Özellikleri
- Paraf, belgeyi hazırlayan ile imzalayacak yetkili makam arasında yer alan sorumluların imza veya kısa imzalarını ifade eder.
- Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraf bilgisi, belgeyi uygun gören hiyerarşik sorumluları belirtir ve iki nüsha (paraf ve dağıtım) tutulur.
- Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf bilgileri üst veriden erişilebilir olması için tek nüsha olarak üretilir.
- 00:55Paraf Bilgilerinin Önemi ve Saklama
- Paraf bilgileri, belgeyi imzalamaya yetkili makamın karar verme sürecinde belgenin geçmişi hakkında bilgi sahibi olmasını sağladığı için önemlidir.
- EBYS sisteminde paraf bilgilerine kullanıcı dostu erişim sağlanması ve yazılımsal çözümleme ile görüntüde gösterilmesi gerekir.
- Paraf bilgilerinde kesinlikle kısaltma kullanılmamalı, unvan, ad ve soyad bilgileri açık haliyle yazılmalıdır.
- 01:34Elektronik ve Fiziksel Ortamda Paraf
- Elektronik onayla oluşturulan paraf verilerine ait günlük raporlar zaman damgasıyla damgalanarak belgenin saklama süresinden az olmayacak şekilde saklanmalıdır.
- Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda fiziksel ortamda hazırlanan belgeler en az iki nüsha olarak tutulmalı ve paraf bilgileri paraf nüshasında yer almalıdır.
- 02:01Koordinasyon Parafı
- Birden fazla bilimin müşterek faaliyetinde veya farklı birimlerin müdahil olması gerektiği durumlarda koordinasyon parafı kullanılabilir.
- Belgeyi hazırlayan birimin para hiyerarşisinden sonra koordinasyonuna ihtiyaç duyulan diğer birim yetkilisi veya yetkilileri koordinasyon parafı için eklenmelidir.
- Belgeyi hazırlayan birim aynı genel müdürlüğe bağlı diğer daire başkanlıkları ile koordinasyon sağlarken, diğer daire başkanlıklarının koordinasyon parafı belge hazırlayan birimin ardından seçilmelidir.