Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, Şevval Hanım ve Albertasyon yönetim danışmanlığı şirketinden uzman Hakan Balkaya arasında gerçekleşen bir söyleşidir. Hakan Balkaya, iş süreçleri yönetimi (BPM) konusunda uzman bir danışmandır.
- Videoda iş süreçleri yönetiminin temel kavramları, faydaları ve uygulama aşamaları detaylı olarak ele alınmaktadır. İş süreçlerinin keşfedilmesi, modellemesi, analiz edilmesi, ölçülmesi, iyileştirilmesi ve optimize edilmesi için kullanılan yöntemler açıklanmakta, ayrıca beş temel fayda (verimlilik, üstten görme imkanı, delegasyon, ölçeklenebilirlik ve kurum içi eğitim) detaylandırılmaktadır.
- Video, iş süreçlerinin analiz, tasarım, modelleme ve uygulama aşamalarını kapsamakta, ayrıca şirketlerin kurumsallaşma süreçlerinde karşılaştıkları sorunları ve bunların çözümlerini sunmaktadır. Hakan Balkaya, müşterilerin iş süreçleri yönetimi hizmetlerinde üç farklı alternatif talep edebilecekleri (şirket genelindeki eksiklikleri ortaya çıkaran analiz, departman bazlı analiz ve süreç bazlı analiz) konusunda bilgi vermektedir.
- 00:06İş Süreçleri Yönetimi Nedir?
- İş hayatında tutku ve cesaret bir yere kadar gidebilir, şirketinizi ileriye taşıyabilmeniz için hesaplanmış süreçlere sahip olmanız gerekir.
- İş süreçleri yönetimi, iş süreçlerini keşfetmek, modellemek, analiz etmek, ölçmek, iyileştirmek ve optimize etmek için çeşitli yöntemler kullanan bir disiplindir.
- İş süreçleri yönetimi, maliyetleri kontrol etmenize, üretkenlik düzeylerini tutarlı tutmanıza ve müşteri deneyim kalitesini korumanıza yardımcı olur.
- 01:11İş Süreçleri Yönetiminin Temel Adımları
- İş süreçleri yönetimi öncelikle süreçleri keşfetmeyi, sonra modellemeyi, analiz etmeyi, ölçmeyi ve optimize etmeyi içerir.
- Süreçleri keşfetmek, soyutlamak ve kağıt üzerine dökmek anlamına gelir; örneğin satış veya pazarlama süreçlerini modelleme.
- Modelleme, süreçteki adımları, karar noktalarını ve akış yönlerini belirlemektir.
- 03:12İş Süreçleri Optimizasyonu
- İş süreçleri yönetimi, mevcut süreçleri geliştirmek ve optimize etmeyi amaçlar.
- Süreçleri optimize etmek, gereksiz adımları ortadan kaldırmak veya gerekli olan adımları eklemektir.
- BPM (Business Process Management) iş analizi konusunda bir metodolojidir ve iş süreçleri optimizasyonu (BPO) süreçleri optimize etmeyi içerir.
- 05:13İş Süreçlerinin Sınıflandırılması
- İş süreçleri düzenli ve tekrarlanabilir süreçler (örneğin muhasebe beyanları) veya düzensiz ve tekrarlanmayan süreçler olabilir.
- Düzensiz ve tekrarlanmayan süreçler genellikle proje bazlı çalışmalar olabilir.
- İş süreçleri yönetimi ile proje yönetimi arasındaki fark, süreçlerin tahmin edilebilirlik (predictivity) özelliğindedir.
- 06:31Süreç ve Proje Arasındaki Farklar
- Süreç olarak tanımlanabilmesi için bir işin tekrarlanabilirliği veya tahmin edilebilirliği gerekir.
- Tek seferlik ve tekrarlanmayan süreçler genellikle projeler olarak adlandırılır.
- Bir süreç, tekrarlanabilirlik kazandığında (örneğin ilk maden sahası kurulduktan sonra on tane daha kurulması) süreç olarak tanımlanabilir.
- 10:12İş Süreçleri Yönetiminin Faydaları
- İş süreçleri yönetimi, kurumsal hafıza oluşturarak süreçleri kağıda dökerek ulaşılabilir kılar.
- Süreçlerde çeşitli koşullar ve kurallar tanımlanabilir (örneğin fizibilite %20 altındaysa yapma, %30 üstündeyse yap).
- Bu kurallar, karar verme sürecini netleştirerek önümüzü daha iyi görmemizi sağlar.
- 12:28İş Süreçleri Yönetiminin Faydaları
- İş süreçleri yönetimi, şirketin gelir ve harcama faturalarının sisteme işlenmesini, hesap tablosundan rakamların çıkarılmasını ve vergi beyanlarının yapılması gibi süreçleri düzenler.
- İş süreçleri yönetimi, süreçlerde gereksiz adımların tespit edilmesini ve eksik adımların tamamlanmasını sağlar, böylece işler daha optimize ve verimli hale gelir.
- İş süreçleri yönetimi, delege edebilme yeteneğini sağlar; yeni gelen çalışanlar süreçlere bakarak görevlerini daha eksiksiz ve doğru bir şekilde yapabilirler.
- 17:36İş Süreçleri Yönetiminin Ek Faydaları
- İş süreçleri yönetimi, kurum içerisinde eğitim ve bilginin yayılmasını sağlar; her yeni gelen kişiye birebir anlatmak yerine süreçlere bakarak öğrenebilirler.
- İş süreçleri yönetimi, şirketin stratejisini daha net açıklar ve yeni değişen süreçlerde daha hızlı adaptasyon sağlar.
- İş süreçleri yönetimi, şirketin kaynaklarını daha etkili kullanmasını sağlar ve günlük operasyonlarda daha disiplinli bir yapı oluşturur.
- 22:12İş Süreçleri Yönetiminin Aşamaları
- İş süreçleri yönetiminin ilk aşaması mevcut süreçlerin analizi ve kağıda dökülmesidir, bu iş akış diyagramları şeklinde gerçekleşir.
- İkinci aşama modellemedir; iş süreçlerinin nasıl ilerleyeceği ve hangi koşullara göre şekilleneceği belirlenir.
- Son aşama ise execution (icraat) olarak adlandırılır; tasarlanan ve modelleme yapılan süreçler uygulanır.
- 25:25İş Süreçleri Yönetimi ve Optimizasyon
- İş süreçlerini optimize etmek için önce süreci uygulamak (execution) ve ardından gözlemlemek (monitoring) gerekiyor.
- Örneğin, masraf beyan formunun gönderimini on adımdan beş adıma indirerek deneyim ve gerekirse optimize etmek veya düzeltilmesi gereken noktaları tespit etmek önemlidir.
- Optimizasyon, şirketin israf ve masraf noktalarından kurtulmasını sağlayarak çalışanların daha fazla değer yaratma noktalarına odaklanmasını ve daha fazla zaman kazanmasını sağlar.
- 27:36İş Süreçleri Yönetimi Yaklaşımı
- İş süreçleri yönetimi, ufaktan başlayarak pilot çalışmalarla ilerlemeli ve başarılı modeller şirketin diğer bölümlerine yayılmalıdır.
- İş süreçleri yönetimi, yazılım satın almak veya dijitalleşme gibi bir konu değil, şirketin kendi operasyonlarını mercek altına almaktır.
- Her şirket, küçük-büyük ve sektör bağımsız olarak, kendini mercek altına alarak keşfedilmeyi bekleyen masraf noktalarını ve gereksiz adımları tespit edebilir.
- 29:08BPM ve İş Süreçleri Yönetimi
- BPM kapsamında kurumsal performansı geliştirme, iş performansı sonuçlarını iyileştirme, operasyonel çevikliği artırma ve müşterilere değer sunma gibi amaçlar bulunmaktadır.
- Türkiye'de özellikle KOBİ şirketlerinde iş süreçleri yönetimi konusundan tam olarak haberdar olunmamaktadır.
- Şirketler genellikle görev tanımları gibi konularla gelirken, aslında sorunların kökü iş süreçlerinde olabilir.
- 31:17İş Süreçleri Yönetimi Uygulamaları
- İş süreçlerini tanımlamak ve şematize etmek, görev tanımlarını oluşturmak için daha doğru bir yaklaşım olabilir.
- Satış süreci örneğinde, müşteri görüşmeleri, müşteri değerlendirmesi, teklif hazırlama ve takip gibi adımlar belirlenerek görev tanımları netleşir.
- Kurumsallaşma projeleri de iş süreçleri yönetiminden geçerek daha etkili sonuçlar elde edilebilir.
- 33:20İş Süreçlerinin Önemi
- İş süreçlerinin tasarlanması ve analizi, şirketin kurumsallaşması için ilk adım olarak öne çıkıyor.
- İş süreçlerinin doğru şekilde tasarlanması, görev tanımlarının doğru yerde olması ve bilginin şirketin çoğuna yayılması gibi faydalar sağlıyor.
- Tekrarlanan süreçlerde otomasyon uygulanabilir ve gereksiz adımlar elenerek zaman tasarrufu sağlanabilir.
- 34:45Kurumsallaşma Süreci
- Kurumsallaşmak isteyen şirketlerde genellikle süreçlerin eksikliği veya sadece kağıt üzerinde olması sorun yaratıyor.
- Kalite sistem belgeleri (ISO 9001 gibi) sadece belge sahibi olmak için değil, samimi şekilde uygulanarak şirketin faydası için kullanılmalı.
- Standart prosedürlerin oluşturulması ve uygulanması, şirketin kişiye bağımlılığından kurtulmasına yardımcı oluyor.
- 36:35Süreç Optimizasyonu Yöntemi
- Süreç optimizasyonunda sadece yazmak değil, şematize etmek ve samimi şekilde yaşamak daha etkili bir yöntem olarak görülüyor.
- Süreç optimizasyonu için zaman bulmak ve inanç eksikliği sorunları yaşanıyor, ancak temel süreçlerden başlayarak adım adım ilerlemek mümkün.
- Örnek olarak muhasebe masraf beyan formu gibi basit süreçlerde mevcut süreci şematize edip, gereksiz adımları kaldırarak optimizasyon sağlanıyor.
- 38:51Geniş Süreçlerin Analizi
- Satış, pazarlama, üretim, insan kaynakları, proje yönetimi ve sözleşme yönetimi gibi geniş süreçler de aynı yöntemle analiz ediliyor.
- Kaizen (sürekli iyileşme) mantığıyla süreçler sürekli geliştirilmeli ve bu süreçlerde israf ve masraf noktaları ortadan kaldırılmalı.
- Uygulama, eğitim ve firmanın kendi süreçlerini optimize etmesi veya geliştirmesi için kaizen projeleri öneriliyor.
- 43:01Süreç Yönetimi Metodolojisi
- Alberasyon, süreç yönetimi ve iş süreçleri optimizasyonunda hem dünya genelindeki en iyi uygulamaları kullanıyor hem de kendi geliştirdiği metodolojileri sunuyor.
- Müşteriler genel olarak iş süreçlerinin mevcut durum analizini ve hedef duruma ulaşmak için yol haritasını isteyebilir.
- Alternatif olarak departman bazlı (satış, pazarlama, üretim gibi) veya süreç bazlı (departmanlar arası akış) analizler de yapılabilir.
- 44:59İş Süreçleri Yönetimi Hizmetlerinin Alternatifleri
- Müşteriler farklı alternatiflerle iş süreçleri yönetimi hizmeti talep edebilirler; örneğin satış operasyon planlaması gibi süreçlerin entegrasyonunu ve verimliliğini inceleyebilirler.
- Birinci alternatif genel analiz yaparak eksiklikleri ortaya çıkarmak ve strateji yol haritası oluşturmak, ikinci alternatif departman bazlı analiz, üçüncü alternatif ise süreç bazlı analizdir.
- Müşteriler pazarlama ve satış arasındaki entegrasyon gibi konuları da iş süreçleri yönetimi hizmeti kapsamında talep edebilirler.
- 46:11Hizmet Yaklaşımı ve Süreç
- Hizmet yaklaşımı üç alternatifte de standart bir yaklaşıma dayanır ve her zaman mevcut durum analizi ile başlar.
- Mevcut durum analizinde şirketin genel durumu veya departman bazlı süreçler incelenir ve "a" noktasından "b" noktasına (hedefe) nasıl ulaşılacağı belirlenir.
- Hedef belirlendikten sonra, süreç tasarım, modelleme, icraat, sistem izleme ve optimizasyon şeklinde bir plan oluşturulur.
- 48:36Proje Yaklaşımı ve Araçlar
- Proje büyük projeler yerine en ufak ve işe yarar noktalardan başlar, hızlı sonuçlar verir ve hemen uygulanabilir.
- Araçlar olarak albertasyon yazılımları, iş süreçleri yazılımları ve kendi geliştirilen metodolojiler kullanılır.
- Karar verme noktasında kendi karar ağaçları metodolojisi ve en iyi uygulamalar veritabanı kullanılır.
- 50:52Çıktılar ve Faydalar
- Çıktılar olarak iş süreçleri haritaları, iş akışları modelleri ve optimize olmuş iş süreçleri ortaya çıkar.
- Karar ağaçları yöntemiyle karar verme süreçleri görselleştirilir ve herkesin erişebileceği tek bir kaynak olarak tutulur.
- Süreçlerdeki kriterler belirlenir ve ölçülebilir hale getirilir, bu da bireysel performans sistemlerinin geliştirilmesine katkı sağlar.