YÖK arşiv denetimi, aşağıdaki adımlar izlenerek gerçekleştirilir: 1. Ayrım ve Uygunluk Kontrolü: İşlemi tamamlanmış malzemeler, birim arşivine devredilmeden önce ayrım ve uygunluk kontrolünden geçirilir. 2. Gizliliğin Kaldırılması: Gizlilik dereceli malzemeler, arşivde normal malzeme gibi işleme tabi tutulur, ancak gizliliği kaldırılmadıkça bu özelliklerini korur. 3. Tasnif ve Yerleştirme: Malzemeler, işlem gördükleri tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan, Yükseköğretim Kurulu organizasyon şemasına göre tasnif edilir ve yerleştirilir. 4. Ayıklama ve İmha: Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeler, kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu tarafından ayıklanır ve imha edilir. 5. Arşiv Malzemesinin Devri: Arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde kurum arşivine devredilir.