Veli izin belgesini onaylama yetkisi, etkinliğin düzenleneceği yere ve kapsamına göre farklı makamlar tarafından verilir: Okul müdürü, il/ilçe sınırları içerisinde gerçekleştirilecek etkinlikler için onay verir. Mülki idare amiri, il sınırları dışındaki etkinlikler için izin verir. Valilik, yurt dışında gerçekleştirilecek etkinlikler için onay verir. Ayrıca, bazı durumlarda okul idaresinin, etkinlikten en az üç gün önce milli eğitim müdürlüğüne resmi yazıyla bilgi vermesi gerekir.