Toplantı gündemi ve akış planı, toplantının verimli geçmesi için hazırlanan temel belgelerdir. Toplantı gündemi, aşağıdaki unsurları içermelidir: 1. Amaç: Toplantının temel hedefi ve sorunları çözme amacı. 2. Hedefler: Toplantının sonunda ulaşılması istenen spesifik hedefler. 3. Konu: Toplantının ana teması ve tartışılacak konular. 4. Katılımcılar: Toplantıya katılacak kişilerin listesi ve rolleri. 5. Yer ve Tarih: Toplantının yapılacağı yer ve saat. 6. Gündem Maddeleri: Toplantı süresince ele alınacak konuların sıralı listesi ve tahmini süreler. Akış planı ise, toplantının akışını yönetmek için her bir gündem maddesinin nasıl ele alınacağını ve hangi sırayla tartışılacağını detaylandırır.