BEP toplantı tutanağı hazırlanırken aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Gündem Belirleme: Toplantı gündemi oluşturulmalıdır. 2. Katılımcılar: Toplantıda bulunacak kişiler belirlenmelidir. Bu kişiler arasında okul yöneticisi veya yardımcısı, sınıf öğretmeni, özel eğitim öğretmeni, rehber öğretmen, öğrencinin velisi ve gerektiğinde diğer uzmanlar yer alır. 3. Değerlendirme: Öğrencinin mevcut performans düzeyi belirlenmelidir. 4. Hedefler: Yıllık ulaşılabilir hedefler saptanmalıdır. 5. Hizmetler: Hedeflere ulaşmak için sunulacak özel eğitim ve destek hizmetleri, bu hizmetlerin süresi ve hangi yöntemlerin kullanılacağı belirlenmelidir. 6. Değerlendirme: İlerlemenin nasıl ölçüleceği kararlaştırılmalıdır. 7. Kararlar: Toplantıda alınan kararlar tutanağa yazılmalıdır. BEP toplantı tutanağı örnekleri için terapötikakademi.com ve dergipdr.com gibi siteler ziyaret edilebilir. BEP toplantı tutanağı, her okulda farklılık gösterebilir ve bu nedenle taslak olarak değerlendirilmelidir.