Hastane arşivi, aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır: 1. Merkezi Konum: Arşiv, hastane içinde merkezi bir konumda yer almalı ve mümkün olduğunca büyük bir alan ayrılmalıdır. 2. Havalandırma, Aydınlatma ve Isıtma: Arşivin havalandırma, aydınlatma ve ısıtmasına gereken önem verilmelidir. 3. Güvenlik Önlemleri: Yangın, hırsızlık, su baskını, toz, rutubet ve her türlü haşaratın zararlarına karşı gerekli önlemler alınmalıdır. 4. Bölümlendirme: Arşivde hasta indeksleri, kodlama bölümü, dosyalama bölümü, eksik dosyalar bölümü, tıbbi sekreterler bölümü ve haberleşme bölümü gibi fonksiyonel bölümler bulunmalıdır. 5. Dijitalleşme: Bilgisayarlı otomasyona geçmiş arşiv sistemleri, indekslemeyi ve belge yönetimini kolaylaştırabilir. 6. Yönetim ve Organizasyon: Arşivin yönetimi, hastane idaresi, arşiv komitesi ve arşiv görevlileri tarafından etkin bir şekilde yapılmalıdır.