YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi) toplantısı aşağıdaki adımlarla duyurulur: 1. Toplantı tarihinin belirlenmesi: Toplantı tarihi, Kalite Koordinatörlüğünün önerisi ile rektörlük makamı tarafından belirlenir. 2. Gündemin ve katılımcıların belirlenmesi: Toplantı gündemi ve katılımcı listesi, Kalite Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. 3. Duyurunun yapılması: Toplantı yeri, saat ve gündem maddeleri ile birlikte hazırlanan rapor, Genel Sekreterlik tarafından bir hafta önce katılımcılara iletilir. Ayrıca, toplantıya patronaj ve üst yönetimin katılımı, toplantının realitesini ve ekip ruhunu destekler.