Sempozyum düzenleme şartları arasında şunlar yer alır: Katılım Açıklığı: Sempozyuma katılım herkese açık ve ücretsizdir. Bildiri Özellikleri: Bildiriler daha önce hiçbir yerde yayımlanmamış, bilimsel kriterlere uygun ve özgün olmalıdır. Dil: Bildiriler Türkçe, Arapça veya İngilizce olabilir. Tebliğ Sayısı: Her katılımcıdan sadece bir adet bildiri kabul edilir. Yazım Kuralları: Bildiri özetleri 300-500 kelime arasında, tam metinler ise en fazla 8000 kelime olmalıdır. Ulaşım ve Konaklama: Yüz yüze katılım sağlayacak bildiri sahiplerinin ulaşım, konaklama ve diğer giderleri kurumları tarafından karşılanır. Ayrıca, sempozyum düzenleme kararı Oda Genel Kurulu veya OYK tarafından alınır ve bu karar, etkinliğin başlangıç tarihinden en az bir yıl önce verilir.