Dijitalleşme, bilgi ve belge yönetimini çeşitli şekillerde etkiler: Erişim ve İş Birliği: Dijital sistemler, belgelerin ortak bir platformda saklanmasını ve kolayca erişilmesini sağlar, bu da uzaktan çalışmayı destekler ve iş birliğini artırır. Maliyet ve Alan Tasarrufu: Kağıt, baskı ve depolama maliyetleri azalır; fiziksel alan ihtiyacı düşer. Güvenlik: Dijital veriler, şifreleme ve yedekleme ile daha güvenli bir şekilde korunur. Verimlilik ve Hız: Belgeler hızlıca aranabilir, paylaşılabilir ve düzenlenebilir; bu da iş süreçlerini hızlandırır. Yasal Uyumluluk: Dijital belgeler, yasal düzenlemelere uyumu kolaylaştırır. Ancak, dijital verilerin etkili bir şekilde yönetilebilmesi için sistematik bir klasör yapısının oluşturulması ve belgelerin düzenli olarak yedeklenmesi gereklidir.