Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, Power Platform alanında yaklaşık iki buçuk yıldır çalışan ve şu anda Pick-up'ta yedi aydır çalışan Ahmet tarafından sunulan bir eğitim içeriğidir. Videoda Turgay Bey, Serhan Bey ve Elif Hanım gibi katılımcılar da yer almaktadır.
- Eğitim, Power Automate kullanarak onay akışları oluşturma sürecini adım adım göstermektedir. İçerikte veritabanı kaydı düştüğünde tetiklenen akış örneği üzerinden, onay sürecinin üç farklı senaryosu (onay, reddetme ve daha fazla bilgi gerekiyor) detaylı şekilde anlatılmaktadır. Ayrıca, SharePoint'e veri ekleme, akış paylaşımı, test etme ve onay geçmişi güncelleme gibi konular da ele alınmaktadır.
- Eğitim, onay mekanizmalarının nasıl oluşturulacağını, get item ve update item aksiyonlarının önemini, case yapısının neden kullanıldığını ve değişkenlerin nasıl yönetileceğini göstermektedir. Video, katılımcıların sorularına cevap verilerek soru-cevap bölümüyle sonlanmaktadır.
- 00:05Giriş ve Sunum
- Sunucu Ahmet, yaklaşık iki buçuk yıldır Power Platform alanında çalıştığını ve yedi aydır Pick-up'ta olduğunu belirtiyor.
- Power Platform, Microsoft'un low code kod çözümlerini içeren geniş bir alan olarak tanımlanıyor.
- Bugün Power Automate ile ilgili bir best practice çalışması yapılacak ve bu çalışma ücretsiz bir şekilde belli kapsamlar içerisinde geliştirilebilir.
- 03:29Onay Akış Süreci
- Akış, tetikleyici (tetikleyici olarak üçüncü parti uygulama, kendi uygulamalar veya veritabanına kayıt düştüğünde) ile başlıyor.
- İlk onay aşamasında N+1 müdürüne onay düşecek, onaylanırsa N+2 müdürüne, reddedilirse kaydın oluşturan kişiye dönecek.
- Onaycı sayısı sınırsız şekilde düzenlenebilir, örneğin beş, sekiz veya on onaycı eklenebilir.
- 05:29Power Automate Kullanımı
- Tetikleyici olarak SharePoint'te bir izin istek listesine kayıt düşmesi kullanılıyor.
- Power Automate, sekansiyel (birbirini takip eden adımlar) şeklinde ilerleyen bir akış sunuyor.
- Office 365 bağlayıcısı kullanılarak Azure servislerinden müdür bilgilerine mail adresi girilerek ulaşılabilir.
- 07:14Akış Tasarımı
- Akış, duantil döngüsü içerisine kapsanarak tüm onaylar tamamlanana kadar devam ediyor.
- Üç farklı senaryo (N+1 onayı, N+2 onayı ve red süreci) switch aksiyonuyla değerlendiriliyor.
- Onay geçmişi kısmında her onaycının aldığı aksiyona göre düzenli olarak güncelleme yapılıyor.
- 09:28Örnek Senaryo
- Senaryoda üç kullanıcı (Ahmet Can, Danny ve en üstte Ahmet) bulunuyor.
- Akış, Ahmet Can'dan tetiklenerek önce Danny'nin (N+1) onayına, sonra Ahmet'in (N+2) onayına düşecek.
- Kullanılacak liste bir masraf takip listesi olup, başlık, miktar, açıklama ve onay geçmişi alanları bulunuyor.
- 10:31Power Automate Tanıtımı
- Power Automate, bildirimler gönderme, otomatik raporlama ve günlük işleri otomatikleştirme gibi birçok amaca hizmet eden bir Power Platform otomasyonu aracıdır.
- Power Automate'in desktop uygulaması ile günlük işler otomatikleştirilebilir.
- Power Automate'de onay akışları için manuel tetikleyiciler, zamanlayıcı ayarı olan tetikleyiciler ve diğer başlıklar bulunmaktadır.
- 11:20Onay Akışı Oluşturma
- Onay akışı için "Webcast" adı verilerek oluşturulur ve düzenleme sayfasına yönlendirilir.
- Kullanıcı akışı başlattığında ilgili listede dolacak alanlar (item başlığı, miktar ve açıklama) için input alanları oluşturulur.
- SharePoint ile ilgili aksiyon olarak "Create Item" seçilerek listeye yeni bir satır kayıt açılır.
- 13:34Akışın Tamamlanması
- Başlık alanına dinamik olarak inputlardan gelen değerler (title, amount, description) eklenir.
- Approvely story kısmına Windows tuşu ile emoji açılarak "tarafından kayıt oluşturuldu" mesajı eklenir.
- Akış, organizasyon şemasındaki ilk kullanıcı ile paylaşılır ve ilgili kullanıcı akışı çalıştırarak verileri doldurur.
- 17:16Müdür Bilgilerini Alma
- Akışı çalıştıran kişinin müdürlerini bulmak için Office 365'in "Get Manager" bağlayıcısı kullanılır.
- Get Manager akışı, akışı başlatan kişinin mailini kullanarak ilgili müdürlerin bilgilerini döndürür.
- İki müdürün bilgileri (NT1 ve NT2) akışa eklenir.
- 19:07Akış Testi
- "Compose" aksiyonu kullanılarak akışın önceki adımları test edilir.
- Akış tekrar çalıştırıldığında doğru kullanıcılara ulaşabilmesi için mail adresleri kontrol edilir.
- Mail adresleri düzeltildikten sonra akış tekrar test edilir.
- 22:32Power Automate Akışının Çalıştırılması
- Akış başarıyla çalıştırıldı ve bilgiler kontrol edildi.
- Adam ve Ahmet kullanıcı bilgilerine ulaşıldı.
- Onay sürecini başlatmak için gerekli adımlar yapılacak.
- 23:19Do Until Döngüsü ve Switch Aksiyonu
- Do until döngüsü kullanılarak akışın ileri geri gidebilmesi sağlanacak.
- Durum adında bir string değişken tanımlandı ve "tamamlandı" değeri bu değişkenin bitiş noktası olarak belirlendi.
- Switch aksiyonu kullanılarak durum değişkenine göre farklı senaryolar değerlendirilecek.
- 24:57Onay Durumlarının Tanımlanması
- Üç case oluşturuldu: birinci onay, ikinci onay ve reddedildi/daha fazla bilgi gerekiyor.
- Tüm adımların alt kısmındaki değişkenlerin, case'lerdeki ana metriklerle eşit olması çok önemlidir.
- Tüm içerikler Pick-up'ın kendi blog sayfasından dokümantasyon şeklinde ulaşılabilir.
- 27:32Onay Akışı Başlatma
- Power Automate'in sunduğu "Start and Wait for Approval" aksiyonu kullanılarak onay akışı başlatıldı.
- Onay akışı için "Approve or Reject" seçeneği tercih edildi.
- Onay akışı ilk müdür (NT1) için başlatıldı ve onay bilgileri (miktar, açıklama) eklendi.
- 30:06Onay Sonrası Aksiyonlar
- Onay sonrası bir koşul eklendi ve onaylayıcıın onaylayıp onaylamadığı değerlendirildi.
- Onay onaylandığında "Update Item" aksiyonu kullanılarak SharePoint'te onay geçmişi güncellendi.
- Onay reddedildiğinde de benzer şekilde onay geçmişi güncellendi ve onaylayan kişi bilgisi eklendi.
- 34:02Akış Oluşturma ve İlk Onay Testi
- Akış yapısı oluşturulduktan sonra kaydedilip test edilecek.
- Ahmet Can kullanıcısı akışı sıfırdan çalıştırarak ilk onay sürecini test ediyor.
- İlk onaycıya mail gönderilmesi bekleniyor ve onay süreci Teams, mail veya Powertomate'in approveles kısmından yönetilebiliyor.
- 36:36İlk Onay Sonucu ve Akış Kontrolü
- Akış için tamamlanma noktası belirlenmediği için akış devam edebiliyor.
- Onaylandıktan sonra case expression true dönüyor ve update item yapılıyor.
- İkinci onaycı boş olduğu için akış sonlanıyor ve ikinci kısma geçiş yapılmıyor.
- 38:34İkinci Onay Zinciri Oluşturma
- İkinci zincirde iki farklı senaryo değerlendiriliyor ve onay geçmişi kolonunda tutuluyor.
- Get item aksiyonu kullanılarak kaydın son durumundaki online geçmişi kolonundaki bilgi alınıyor.
- İkinci onay için approvel aksiyonu kullanılıyor ve onay geçmişi güncelleniyor.
- 42:32İkinci Onay Sonucu ve Akış Tamamlama
- İkinci onaycı tarafından onaylandığında, onay geçmişi güncelleniyor ve değişken "completed" olarak true yapılıyor.
- Red senaryosunda da onay geçmişi güncelleniyor ve değişken "completed" olarak false yapılıyor.
- İkinci zincir tamamlandıktan sonra akış kaydediliyor ve ikinci senaryo da test edilecek.
- 45:55Onay Akışı Testi
- NT bir ve NT iki onayı testi başladı ve kayıt en alttaki zincirin en altındaki kişi tarafından oluşturuldu.
- Akış takibi için tekrar tıklandığında, n artı bir'in onayına düşmesi gerekiyor.
- Turgay Bey'in sorusu üzerine, case bir ve case iki şeklinde doğantil yapmanın sebebi, alt alta akış yapıldığında aksiyonların tamamlanıp tekrar tetiklenememesidir.
- 47:20Onay Süreci
- Ahmet Can kullanıcısının NT bir'ine geçildiğinde, onaylanan kayıt bir sonraki kullanıcının onayına düşmesi bekleniyor.
- Ahmet kullanıcısının onayına geldiğinde, kayıt açık ve onay bilgisi düşmüş durumda.
- Ahmet kullanıcısı onayladıktan sonra akış geçmişine dönüldüğünde, antil döngüsü tamamlandı ve case bir ile case iki onaylandı.
- 50:08Reddedilme Senaryosu
- Son adıma doğru geçildiğinde reddedilme senaryosu dahil edilecek ve onay geçmişinde nasıl görüntüleneceği gösterilecek.
- Ana kullanıcıya bakıldığında, "daha fazla bilgi gerekiyor" kısmını görüyoruz.
- İkinci senaryoda olduğu gibi, reddedilme senaryosu değerlendirilecek.
- 50:38Onay Akışı İçin Get Item Aksiyonu Kullanımı
- İkinci senaryoda GTA item aksiyonu kullanılarak onay geçmişinin en güncel kısmını görmek için aksiyon eklendi.
- Get item aksiyonu ile ilgili bilgiyi içeren en güncel versiyon getirildi.
- Approve aksiyonu kullanılarak kişiye bildirim gönderilebilir veya aksiyon alacağı ve çıktısı alınabileceği bir sistem oluşturuldu.
- 51:26Custom Response Aksiyonu ile Onay Senaryoları
- Approve ya da reject yerine custom response aksiyonu kullanılarak farklı aksiyonlar eklendi.
- İki farklı aksiyon (geri çek ve tekrar onaya gönder) oluşturuldu.
- İlk aksiyonda kaydı oluşturan kişiye (created by email) geri çekme seçeneği sunuldu.
- 53:46Geri Çekme Senaryosu
- Kişinin cevabının geri çek olması senaryosu değerlendirildi.
- True kısmında onay geçmişinde "geri çekildi" kaydı tutuldu ve akış sonlandırıldı.
- Update item aksiyonu kullanılarak onay geçmişi güncellendi ve geri çekilme durumu kaydedildi.
- 55:46Tekrar Onaya Gönderme Senaryosu
- Kişinin tekrar onaya gönderme senaryosu değerlendirildi.
- Update item aksiyonu kullanılarak onay geçmişi güncellendi ve geri gönderme durumu kaydedildi.
- Durum değişkeni kullanılarak akışın sistematiği yönetildi ve farklı onaylar için dinamik değişkenler tanımlandı.
- 58:27Akış Testi
- Akış test edildi ve kullanıcıdan bir sayı ve açıklama girdi.
- İlk onaycıya (Adam) gelen onay onaylandı ve kayıt güncellendi.
- Reddedilme senaryosu test edildi ve akış başlatan kişiye (Ahmet Can) geri döndü.
- 1:01:22Kayıt Sürecindeki Sorun ve Çözümü
- Kayıt süreci görüntüleniyor ve kayıt oluşturulduktan sonra reddedilip geri gönderildiği görülüyor.
- Adam onayladığında tüm kayıt kaybolduğu fark ediliyor ve bu sorunun sebebi araştırılıyor.
- Sorunun sebebi, get item aksiyonu kullanıldığında ilk başlangıca gönderildiğinde en güncel versiyonun alınmaması olarak belirleniyor.
- 1:03:45Sorunun Düzeltilmesi
- En üst kısımda birinci zincire dahil olduğumuzda bir get item kullanılması gerektiği belirtiliyor.
- Approvel history kısmının kaldırılması ve update item kısımlarının eklenmesi ile sorunun çözümü sağlanıyor.
- Bu değişikliklerle kaydı tetikleyen kişi tarafından oluşturulduğu bilgisi tutulmaya başlanıyor.
- 1:05:11Uçtan Uca Test
- Uçtan uca test için zincir en başındaki kullanıcıya geçiliyor ve akış başlatılıyor.
- Kayıt oluşturulduktan sonra Adam'ın onayına düşüyor, reddedilip geri gönderiliyor ve tekrar onaylanıyor.
- Son adımda kullanıcı tarafından onaylandığında tüm akış görüntülenebiliyor ve kayıt geri çekilebiliyor.
- 1:10:16Süreç Özeti ve Soru Cevap
- Süreç tetikleyici ile başlıyor ve manuel, veritabanına kayıt düşmesiyle veya buton yardımıyla tetiklenebiliyor.
- Onay veya reddet mekanizmasıyla testlere tabi olan süreç, case'lere bölünerek daha esnek hale getirilebiliyor.
- Soru cevap kısmında Power Automate, Power Platform ve akış ile ilgili sorular cevaplanıyor.
- 1:12:29Onay Mekanizması Sorunları
- Onay mekanizması denendiğinde birden fazla kez mail atma sorunu, seçilen aksiyonun time out özelliği veya koşul sağlanmadığı için olabilir.
- Onay vermediğinizde Teams ve mail üzerinden bildirim gelmesi durumunda, akışın ana sekmesine gidip ilgili adımları takip ederek bugfix yapabilirsiniz.
- 1:14:20Power BI ve Yetki Akışı
- Power BI üzerinde bir buton ile yetki akışı oluşturulabilir, Power Automate'in Power BI'ye entegratörü sayesinde akış bağlanabilir.
- N+1 ve N+2 gibi yetki seviyeleri admin panelinde veya Azure tarafında tanımlanır.
- Teams'te kişinin üzerine gelip organizasyon kısmına tıklayarak kime bağlı olduğu organizasyon şemasıyla görülebilir.
- 1:16:17Süreçlerin Yönetimi
- Süreçler Power Apps içerisine alınıp diğer süreç formlarla tek click ile yönetilebilir.
- Süreçlerin tetiklenme noktası (trigger) dışında, veri listeleri ve Power Automate'in şematiklerinden gelen birçok şey kullanılır.
- Süreçler üçüncü parti yazılımlardan (ERP) de tetiklenebilir, ancak lisans maliyetleri dikkate alınmalıdır.
- 1:17:32Özel Onay Senaryoları
- N+1 ve N+2 onayları zorunlu değildir, belirli kişilere gitmesini istiyorsanız "assign to" kısmına istediğiniz mail adresini yazabilirsiniz.
- Statik mail adresleri yerine, organizasyon şemasına göre otomatik onaylar tercih edilir çünkü kişiler işten çıkabilir veya mail adresleri deaktif olabilir.
- 1:18:36Power Apps ile Akış Çalıştırma
- Power Apps'te bir text alanındaki değere bağlı olarak akış çalıştırılabilir.
- Power Apps v2'de "new flow" seçeneğinden "instant cloud flow" seçilerek Power Apps tetikleyicisi kullanılabilir.
- Power Apps'ten ilgili mail adresi gönderildiğinde, akış devamında bu mail adresi üstünden çalışabilir.
- 1:19:52Etkinliğin Sonu
- Katılımcılar Elif'in gönderdiği formu doldurabilir veya LinkedIn hesabından veya farklı yerlerden sorular sorabilirler.
- Ek sorular için Elif'in iletişim adresi Chad tarafında mevcuttur.
- Katılımcılar blogları inceleyerek kendilerini bu alanda geliştirebilirler.