Buradasın
Yazışma Teknikleri Dersi: Elektronik Belge Yönetimi ve Sistemi
youtube.com/watch?v=zkpUPa01l8IYapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, yazışma teknikleri dersinin altıncı ünitesi olan "Elektronik Belge Yönetimi ve Sistemi" konusunu anlatan bir eğitim içeriğidir.
- Video, elektronik belge kavramının tanımı, format türleri, aranan özellikleri, elektronik belge yönetimi ve kayıt işlemleri, elektronik belge yönetim sistemi, mevzuat ve standartlar konularını kapsamaktadır. İçerikte elektronik belgelerin geleneksel belgelere göre avantajları, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) özellikleri, fonksiyonları ve Türkiye'deki mevzuat çerçevesi detaylı olarak anlatılmaktadır. Video, elektronik belge yönetiminin önemi ve doğru uygulamaları hakkında bilgiler sunarak, izleyicilere bu konudaki temel bilgileri aktarmaktadır.
- 00:24Elektronik Belge Yönetimi Ünitesi Tanıtımı
- Yazışma teknikleri dersinin altıncı ünitesi elektronik belge yönetimi ve sistemi konusunu ele alıyor.
- Ünite başlıkları elektronik belge nedir, format türleri, aranan özellikler, yönetim, kayıt işlemleri, yönetim sistemi, mevzuat ve standartlar şeklinde düzenlenmiştir.
- Bu üniteyi tamamladıktan sonra elektronik belge kavramını, aranan özellikleri, kayıt işlemlerini, yönetim sistemlerini ve mevzuat standartlarını öğrenebileceksiniz.
- 01:15Bilgi ve İletişim Teknolojilerinin Etkileri
- Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı değişim ve gelişim, birey, toplum ve devlet hayatı üzerinde önemli değişimlere sebep olmuştur.
- E-devlet uygulamaları ve kurumsal arşivlerin düzenlenmesi gibi uygulamalar da bu değişimlerden etkilenmiştir.
- Küreselleşme ve teknolojinin etkisiyle ortaya çıkan rekabet ortamı, işletmelerin bilgiyi daha etkin kullanmalarını sağlayarak elektronik uygulamalara uyumlarını artırmıştır.
- 02:40Elektronik Belge Tanımı ve Özellikleri
- Elektronik belge, elektronik ortamda bulunan belgeler olarak tanımlanmaktadır.
- Elektronik belgeler iki şekilde meydana gelmektedir: elektronik ortamda üretilen belgeler ve teknoloji araçları aracılığıyla elektronik ortama aktarılan belgeler.
- Elektronik belgeler kolay düzenlenebilir, iletilebilir, erişilebilir, dayanıklı, bağlantıları yapılabilir ve sınırsız sayıda çoğaltılabilir niteliktedir.
- 03:54Elektronik Belgelerin Avantajları
- Elektronik belgelerin üstün yönleri zaman ve mekan açısından sınırlamaların olmaması, depolama işlemlerinin kolay olması ve basın-çoğaltımlarının kolay olmasıdır.
- Elektronik belgelerde hata oranı düşüktür ve hata durumunda düzeltilmesi daha kolaydır.
- Elektronik belgelerin maliyeti geleneksel belgelere göre daha düşüktür.
- 04:27Elektronik Belge Kriterleri ve Format Türleri
- Bir belgenin elektronik belge olabilmesi için ortam, içerik, fiziksel ve entelektüel form, faaliyet, arşivsel ilgi, dört kişi, yasal ve idari şartlar ve çerçeve kriterlerini sağlaması gerekir.
- Elektronik belge format türleri dört farklı şekilde karşımıza çıkmaktadır: veri dosyaları, metne dayalı dökümanlar, çok boyutlu dökümanlar ve çoklu ortam dökümanları.
- Elektronik belgelerin özgürlük, güvenilirlik, bütünlük, kullanılabilirlik, tanımlanabilirlik, onay bir kayıt bilgisi, yapısal özellikler, üretim sorumluluğu ve sahiplik, teknoloji özellikleri gibi özellikleri vardır.
- 05:48Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
- Elektronik belge yönetim sistemi, belgelerin bağlam verilerine ve linklere kadar bütün unsurlarını koruma özelliğini bünyesinde bulundurmaktadır.
- EBYS, kurum ve kuruluşların iş süreçlerinde oluşturdukları her türlü belge ve dokümanın üretiminden imhasına kadar olan süreçte arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir.
- EBYS programı, elektronik ortamda üretilen belgelerin yönetimi için hazırlanan bir uygulama olarak değerlendirilse de, fiziksel ortamda üretilen ve aslına uygun olarak elektronik ortama aktarılan belgelerin de yönetimi için kullanılan bir uygulamadır.
- 07:05EBYS Programının Fonksiyonları ve Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri
- EBYS programının fonksiyonları belgelerin hazırlanması, versiyon takibi, onay süreci, e-imza, saklanması, dağıtılması, tasfiyesi, arşivlenmesi, talimatlar, işlem takibi, güvenlik takibi, rapor temini ve entegrasyondur.
- Elektronik belgelerin EBYS içerisine dahil edilmesi kayıt işlemi sonunda gerçekleşmektedir.
- Resmi yazışma amacıyla hazırlanan belgeler, resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar hakkında yönetmelik dikkate alınarak üretilmelidir.
- 09:05Elektronik Belgelerin Önemi ve Sonuç
- EBYS, emek faydası sağlayarak kaynak kullanımını daha etkin olacak bir sistemdir.
- Elektronik belge yönetim sisteminde oluşturulan belge ve yazışmaların fiziki ortamda oluşturulan belge ve yazışmalardan herhangi bir eksikliği yoktur.
- Elektronik posta yazılarında büyük harf ve kısaltmalar kullanılmamalı, konu bölümünde açıklama yapılmalı ve açık, içten ve nazik bir üslup kullanılmalıdır.