Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, bir konuşmacının resmi yazışmalar konusunda eğitim verdiği bir serinin üçüncü bölümüdür.
- Video, 9 Haziran 2020 tarihinde değişen resmi yazışmaları yönetmeliği hakkında detaylı bilgiler sunmaktadır. İçerik, belge ekleri, dağıtım, olur örneği, paraf, koordinasyon, belge doğrulama bilgileri, iletişim bilgileri, gizli dereceli belgeler, şifreli belge iletimi, fiziksel ortamda belge gönderimi, gizli zarf kullanımı, dilekçe yazımı, belge iade işlemleri ve ebys'lerin uyumlu hale getirilmesi gibi konuları kapsamaktadır.
- Konuşmacı, yeni yönetmeliğin getirdiği değişiklikleri ve uyulacak usul ve esasları açıklamakta, her madde için örnekler vererek uygulamalı bilgiler sunmaktadır.
- Belgelerin Ekleri
- Belgede ek bulunması halinde ek başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanır.
- Belgenin sadece bir eki olması durumunda ek başlığının sağında eki belirtilecek ibareye yer verilir, birden fazla eki varsa ek başlığının altında numaralandırılır.
- Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir, uzun ek listesi ayrı bir sayfada yazılır.
- 01:19Ek Konulmadığında
- Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "ek konulmadı" veya "ek konulmadı" ifadeleri yazılır.
- Ek konulmadığında gönderilmeyen bakanlıklara parantez içerisinde yazılması gerekiyor.
- 01:56Dağıtım Usulü
- Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir, ek varsa ek bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra yazılır.
- Ek ve dağıtımın birlikte olduğu yazı belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar gereği kısmına, içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise bilgi kısmına yazılır.
- Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa dağıtım listesi yazılır ve aynı sayfada gösterilir.
- 03:25Olur Yazısı
- Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "olur" yazılır.
- Olur ibaresinin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük, diğerleri küçük, soyadı ise büyük ve bir alt satıra da ünvanı ilk harfleri büyük, diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.
- Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında "olur" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak ilk satırda imzalayanın adı ve soyadına, ikinci satırda ise ünvan bilgilerine yer verilir.
- 04:54Paraf Usulü
- Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir.
- Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeye ait paraf bilgileri belgenin üst verisinde tutulur, belge muhataba iletildiğinde paylaşılmaz.
- Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan paraf kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılır.
- 06:06Koordinasyon ve Belge Doğrulama
- Koordinasyonla ilgili idare içinde birden fazla birimin işbirliği ile hazırlanan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf hiyerarşisinden sonra koordinasyon seçimi yapılır.
- Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde belge doğrulama bilgileri iletişim bilgileri alanının üst sınırını belirleyen çizginin üzerinde iki satırlık alanda yer alır.
- Belge doğrulama işlemi doğrulama kodu ve kareko ile dijital Türkiye (e-devlet) üzerinden sağlanır.
- 07:29İletişim Bilgileri ve Gizlilik Derecesi
- İletişim bilgileri solda belgeyi gönderen idarenin adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta adresini ve internet adresini, sağda bilgi alınacak kişinin adını, soyadını, ünvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır.
- Hizmete özel gizlilik derecesi bulunan belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilir.
- Özel ve üstü gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, alınması ve diğer işlemlerle ilgili mevzuatta belirtilen hükümlere uygun olarak fiziksel ortamda gerçekleştirilir.
- 08:28Süreli ve Kişiye Özel Yazışmalar
- Güvenli elektronik imza ile imzalanan süreli belgelerde acele veya gündür ibaresine üst veride ve üst yazı üzerinde yer verilir.
- Acele ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle, gündür ibaresi taşıyan belgeye belirtilen süre içinde cevap verilmesi gerekir.
- Kişiye özel ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile ebys'ye kaydedilebilir.
- 09:25Sayfa Numarası ve Üst Veri Elemanları
- Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir, iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir.
- Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin üst veri elemanları belgenin ayrılmaz bir bütünüdür, tarih ve sayı gibi belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgiler ile üst veride yer alan bilgiler arasında farkı olamaz.
- Belgenin çoğaltılması yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir, çoğaltılan belgenin uygun bir yerine "aslı gibidir" ibaresi konulur ve yetkilendirilmiş görevli tarafından imzalanır.
- 10:20Belgelerin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması
- Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin elektronik ortamda ilgili mevzuatla yetki verilmiş üç taraf aracılığı ile kayıt altına alınarak yapılması esastır.
- Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, veri depolama araçlarıyla da iletilebilir, bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.
- İdare, başka bir idareden kendisine resmi yazışma kapsamında iletilen ve e-yazışma teknik rehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir.
- 11:10Elektronik Şifreleme Sertifikaları ve Belge İletimi
- Şifreli belge iletilebilmesini talep eden idareler, kendileri için elektronik şifreleme sertifikası temin eder ve bu sertifikalar DEPSIS üzerinden paylaşılır.
- İdare, şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse belgeyi reddeder ve durumu, şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar belgeyi gönderen idareye bildirir.
- Fiziksel ortamda gönderilen ve alınan belgeler, muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadığı durumlarda yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı belge olarak gönderilebilir.
- 12:19Belge Zarfı ve Gizli Zarf
- Belge zarflanarak muhatabına iletildiğinde, başlık bilgisi, gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine, muhatabın adı ve adres bilgisi zarfın ortasına kısaltma kullanılmadan yazılır.
- Kişiye özel bilgi zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.
- Yeni yönetmeliğe göre gizli zarf, iç içe hazırlanır; içteki zarfa gizli kaşesi basılıp üstteki zarfa gönderilecek yerin ismi ve sayısı yazılarak gizli kaşesi vurulmadan kapatılarak gönderilir.
- 13:14Dilekçeler ve Belgelerin İade Edilmesi
- Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin "arz ederim" şeklinde bitirilmemesi veya "rica ederim" ibaresi ile bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.
- İdareye muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda gelen bir belgenin asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir, ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir.
- 13:49Görüş ve Bilgi Talepleri
- İdareler, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü, bilgi ve görüş taleplerini ise en geç onbeş iş günü içerisinde yerine getirir.
- Talebin ulaştığı tarih, elektronik ortamda gelen talepler için ilgili yazının EBYS'ye giriş kaydının yapıldığı zamanı, fiziksel ortamda gelen talepler için ise ilgili yazının EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine girdiği zamanı ifade eder.
- Belge süresi içerisinde cevap verilmemesi durumunda muhataba "tet" yazılabilir.
- 14:34Uygun Yazılmayan Belgeler ve Yönetmelik Hakkında Bilgiler
- Uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabı yazılarda bu yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir.
- Söz konusu durumun devam etmesi halinde süreli belgeler hariç, müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.
- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS'ler, idarelerce altı ay içinde bu yönetmelik hükümlerine uyumlu hale getirilir.