Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, yıllardır hem özel hem de devlet kurumlarında çalışan ve yurtiçi-yurtdışı deneyimleri olan bir profesyonelin sunduğu eğitim içeriğidir.
- Video, profesyonel e-posta hazırlama sürecini adım adım anlatmaktadır. TO, CC ve BCC alanlarının kullanımı, subject başlığı belirleme, giriş ve selamlama biçimleri, gövde metni yazımı, imza oluşturma, imla kuralları, noktalama işaretleri kullanımı ve ast-üst ilişkileri gibi konular örneklerle açıklanmaktadır.
- Konuşmacı özellikle üniversite öğrencilerine yönelik olarak, üniversitelerde öğretilmeyen ancak profesyonellik gösteren bu becerilerin önemini vurgulamakta ve iPhone ve iPad'da imza oluşturma sürecini de göstermektedir. Video, profesyonel bir iletişim kurmak isteyenler için faydalı bilgiler içermektedir.
- E-posta Hazırlama Önemi
- Video, hem İngilizce hem Türkçe örneklerle emsal e-posta nasıl hazırlanacağını rehber niteliğinde inceleyecek.
- Her işimizi iletişim üzerinden hallediyoruz, özellikle resmi işlerde (üniversite, kurumsal işler, ürün hizmetleri) yazışmalar çok önemlidir.
- Üniversitelerde bu konular genellikle lisans programlarında öğretilmez, genellikle şirket içi eğitimlerle öğrenilir ve bu profesyonelliği gösterir.
- 01:46E-posta Gönderme Adımları
- E-posta göndermek için önce "tool" kısmında kime göndermek istediğinizi mail adresine eklemeniz gerekir.
- CC (karbon copy) kısmına eklediğiniz kişiler aynı maili alır, BCC (bl Kör Kopya) kısmına eklediğiniz kişiler cevap beklemeyen pasif onaylayıcı kişilerdir.
- BCC, promosyonlar ve reklamlar için kullanılır, ancak bu kişiler birbirini görmeyecek ve yazışmalarınız gizli bir şekilde etiketlenebilir.
- 03:22Konu Başlığı ve İçeriği
- Konu başlığı (subject) kısmına görüşmeyi özetleyen bir başlık atmanız gerekir, referans numarası veya olay numarası da eklenebilir.
- Belli bir konu üzerinden devam ediyorsanız (örneğin Avrupa Birliği projeleri), koordinatörün belirttiği başlıkla mail göndermeniz işini kolaylaştırır.
- Başlıksız bir mail gönderilmemeli, her zaman gönderdiğiniz kişinin iş yükünü hafifletecek şekilde hazırlamalısınız.
- 05:30E-posta İçeriği ve Selamlama
- E-posta her zaman giriş ve selamlama ile başlar, ilk defa mail atıyorsanız "hello" veya "merhaba" diyebilirsiniz.
- Kişi ismi ve cinsiyeti biliniyorsa "Esra Hanım merhaba" şeklinde, cinsiyeti tahmin edilemiyorsa "Sayın Ercan merhaba" şeklinde başlayabilirsiniz.
- Dernek veya şirkete mail atıyorsanız "Sayın ilgili, Sayın yetkili" şeklinde başlayabilirsiniz, ancak gerçek kişilerle konuşurken jenerik ifadeler kullanmak doğru olmayacaktır.
- 07:35E-posta Giriş ve Dilekleri
- Yabancı e-postalarda "I hope my, I find you well" gibi giriş öbekleri kullanılabilir, ancak Türkçe karşılığı mantıksız olabilir.
- Özel dönemlerde (bayram, korona dönemi) "Your happy and safe" gibi dileklerle başlanabilir.
- E-postalar genellikle en aşağıda dileklerle bitirilmelidir.
- 08:20E-posta Yazım Kuralları
- E-postalarda yazılan her şey net bir şekilde belirtilmelidir.
- Yazılan dildeki alfabedeki harfler kullanılmalıdır (Türkçe e-posta için Türkçe karakterler, İngilizce e-posta için İngilizce klavye).
- Noktalama işaretleri kullanılmadığında bazı kelimeler yanlış anlaşılabilir, bu nedenle profesyonellik için doğru kullanılmalıdır.
- 09:01E-posta İçeriği ve Ekler
- E-postada ne gönderdiğiniz net bir şekilde belirtilmelidir (örneğin "CV ekle").
- E-postada CV'nin ekte bulunduğunu belirtmek önemlidir.
- E-postalar mutlaka iyi bir dilek ile bitirilmelidir (teşekkür ederim, iyi çalışmalar dilerim).
- 10:08İmza ve İletişim Bilgileri
- E-postaların en altına imza atılmalıdır; isim, soyisim ve ilgili departman bilgisi yazılmalıdır.
- Kısaltmalar kullanılmamalıdır çünkü herkes tarafından anlaşılmayabilir.
- İmza kısmında irtibat numarası ve logo kullanılabilir, ancak büyük harflerle yazılmamalıdır.
- 11:40Noktalama İşaretleri ve Dil Kullanımı
- Ünlem ve soru işareti gibi noktalama işaretleri kullanılırken iki kere düşünülmeli, çünkü yanlış anlaşılabiliyor.
- Dernek adına e-posta atıldığında "kovul ekler" kullanılmalıdır (örneğin "iyi günler dileriz").
- E-postalarda esprili, alaycı dil ve smaliler kullanılmamalıdır.
- 13:42Dil ve Format Seçimi
- İngilizce için Grammarly gibi uygulamalar kullanılabilir, Türkçe için de benzer uygulamalar eklenti olarak kullanılabilir.
- Gönderilen dosya eklerinin evrensel standartlarda olması beklenir (Excel, Word, PDF).
- PDF formatı genellikle tercih edilir çünkü transfer sırasında kaymalar gerçekleşebilir.
- 14:37İmza Oluşturma ve Ast-Üst İlişkileri
- Bazı eklerin ıslak imza ile gönderilmesi beklenir, bu imza normal imzadan sonra taratılarak gönderilir.
- Ast-üst ilişkilerine dikkat edilmelidir; astla konuşurken "yapabilir miyiz?" şeklinde ilerlemek, üstle konuşurken "arz ederim" gibi ifadeler kullanılmalıdır.
- İmza oluşturmak için ayarlar menüsünden mail bölümüne girip "signature" seçeneğine tıklayarak kendi adınızı yazabilir veya logo yapıştırabilirsiniz.