Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, bir konuşmacının kurumsal e-mail yazma kurallarını anlattığı eğitim içeriğidir.
- Video, yazılı iletişimdeki zorlukları açıklayarak başlıyor ve e-mail yazımının önemini vurguluyor. İçerik, e-mail'in ana kısmındaki TO, CC ve BCC alanlarının kullanımı, konu başlığı yazımı, mesaj bölümünde profesyonel selamlama yapma, mesajın net ve anlaşılır olması, yazı fontu ve renk kullanımı, ek dosya gönderme gibi konuları ele alıyor. Ayrıca e-posta sonlandırma ifadelerinin doğru kullanımı, e-posta imzasının önemi ve karşı tarafın yerine kendini koyarak empati göstermenin gerekliliği hakkında bilgiler veriliyor.
- Konuşmacı, e-posta yazarken kurumsal çizgiden taviz vermemenin, mesajın tam olarak anlaşılabilmesinin ve beklenen yanıt süresinin belirtilmesinin önemini vurguluyor.
- Yazılı İletişimin Önemi
- Bu video kurumsal e-mail yazım konusunu ele alıyor.
- Yazılı iletişim, ses tonu ve beden dili gibi iletişim unsurlarının olmadığı için diğer iletişim türlerine göre daha zor bir yöntemdir.
- Yazılı iletişimi daha sağlıklı yapmak için belirli kurallara uyulması gerekmektedir.
- 01:59E-mail Yapısının Temel Bölümleri
- E-mail'in ana kısımları: To (kime gönderileceği), CC (bilgilendirilecek kişiler) ve BCC (gizli bilgilendirme) olmak üzere üç bölümden oluşur.
- To kısmına sadece ilgili kişilerin e-posta adresleri eklenmelidir ve üst-alt ilişkisine göre sıralanmalıdır.
- CC kısmına bilgisinin olması gereken kişilerin e-posta adresleri eklenir, ancak sadece çalıştığını göstermek için kişiler eklenmemelidir.
- 04:12BCC ve Konu Başlığı
- BCC (gizli bilgilendirme) kısmına eklenen kişilerin e-posta adresleri diğer kişiler tarafından görünmez, ancak maili görürler.
- Konu başlığı (Subject) kısa, net ve anlaşılır olmalı, "acil", "hemen" gibi kelimeler kullanılmamalıdır.
- Konu başlığında tüm harfleri büyük yazmak yerine sadece ilk kelimelerin baş harflerini büyük yapmak gerekir.
- 06:23Mesaj Yazım Kuralları
- E-mail'in başında profesyonel bir selamlama ile başlanmalı, "Merhaba" yerine "Sayın" gibi kurumsal ifadeler kullanılmalıdır.
- Mesaj net, kısa ve anlaşılır olmalı, göndermeden önce kontrol edilmelidir.
- Yazı tipi tek olmalı, tüm harfleri büyük yazmak yerine büyük-küçük harfe dikkat edilmeli ve rengarenk renkler kullanılmamalıdır.
- 09:41Ekler ve Sonlandırma
- Ekte dosya gönderirken çok büyük dosyalar yerine PDF formatı kullanılmalı ve yüksek çözünürlüklü dosyalar yerine link gönderilebilir.
- Kurumsal e-mail'lerde "ben" yerine "biz" gibi çoğul ifadeler kullanılmalıdır.
- 10:24E-posta Sonlandırma ve İmza
- E-postalar sonlandırırken "saygılarımızla", "iyi çalışmalar" veya "destekleriniz için teşekkür ederiz" gibi ifadeler kullanılmalıdır.
- Üstte yazıldığında "arz ederiz", alta yazıldığında "rica edebilirsiniz" şeklinde ifadeler kullanılmalıdır.
- Kurumda çalışıyorsanız, kurumun standart e-posta imzasını kullanmalısınız.
- 11:23E-posta İmzası ve Doğru Kullanımı
- E-posta imzanızın farklı cihazlarda (bilgisayar, telefon) ve farklı özelliklerde nasıl görünür, bunu test etmelisiniz.
- E-posta imzalarında kurum ismi, logo, web sitesi, isim, soyisim, ünvan ve telefon gibi net bilgiler verilmelidir.
- Karşı tarafa gelen e-postalara en geç 24 saat içinde dönüş yaparak "e-postanızı aldık, çalışmalara başladık, tarihe kadar bitirmeyi umuyoruz" gibi bilgilendirme yapmalısınız.
- 12:50Empati ve E-posta Etiketi
- E-posta yazarken karşı tarafın yerine koyularak empatiye önem verilmelidir.
- Karşı tarafın "mailim gitti mi?", "çalışmalar başladı mı?" gibi soru işaretleri oluşmasın diye net bilgilendirmeler yapılmalıdır.