Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından düzenlenen, Dilek Hoca ve diğer eğitmenlerin yönettiği bir proje yönetimi çalıştayını göstermektedir. Çalıştayda katılımcılar, CPM Project Manager sertifikası hazırlık kapsamında İTÜ'nun Bahar Festivali'nin planlamasını yapmaktadır.
- Çalıştay üç ana bölümden oluşmaktadır: ilk olarak festivalin ürün kapsamı ve iş kırılım yapısı (WBS) oluşturuluyor, ardından iş paketlerinin RACI tablosu hazırlanıyor ve son olarak risk analizi yapılıyor. Katılımcılar gruplar halinde çalışarak festival için konser organizasyonu, tanıtım ve pazarlama, zaman ve mekan koordinasyonu gibi iş kalemlerini planlıyor ve RACI modelini uyguluyorlar.
- Çalıştay boyunca paydaş yönetimi kavramı, proje organizasyon şeması ve RACI modelinin nasıl uygulanacağı detaylı olarak ele alınmaktadır. Katılımcılar kendi hazırladıkları organizasyon şemalarını paylaşarak konser, yarışma, gösteri gibi etkinlikler için kurulan organizasyon yapısını ve görev dağılımını tartışmaktadır. Çalıştay sonunda katılımcıların Miro board'ları gösterilmekte ve birlikte çekilen aile fotoğrafıyla video sona ermektedir.
- 00:06Proje Yönetimi Çalıştayı Tanıtımı
- Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından düzenlenen çalıştayda CPM Project Manager sertifikası hazırlık kapsamında eğitim verilecek.
- Eğitmen Direk Koçak, Yama Gönülleri'den biri ve Liderler ve Projeler platformunun kurucusu ve eğitmen danışmanlarından biridir.
- Bu seans genel bir eğitim değil, öğrendiklerin uygulamaya geçirilmesi için bir çalışmayla ilgilidir.
- 01:17Çalıştay Programı
- Çalıştayda grup çalışmalarına Zoom'un kartlarından faydalanılacak ve zaman çizelgesi ekranda görülebilir şekilde paylaşılacak.
- Her grup İTÜ'nun Bahar Festivali'nin hazırlayacak planını hazırlayacak.
- Çalıştayda üç farklı uygulama yapılacak: iş kırılım yapısı, RACI (sorumlular, hesap verenler, danışanlar, bilgi verilenler) ve risk analizi.
- 04:04İlk Uygulama: İş Kırılım Yapısı
- Katılımcılar bir proje olarak Bahar Festivali'nin ürünü (festivalin kendisi) ve kapsamını tanımlayacaklar.
- Festivalin kapsamı, ne kadar süreceği, kaç katılımcı bekleniyor ve hangi aktivitelerden oluşacağı gibi detayları içerecek.
- Festivalin kapsamına göre ana iş kalemleri (konserler, yeme-içme hizmetleri, kültürel faaliyetler gibi) ve altındaki iş paketleri belirlenecek.
- 08:39İş Kırılım Yapısının Detayları
- Ana iş kalemleri ve iş paketlerini oluşturmak için her takım Miro'da belirli bir bölümde çalışacak.
- İş kırılım yapısında en alt seviyede iş paketleri yer alacak ve tamamlanınca üst seviyeleri tamamlanmış olarak taşıyacak.
- Festival düzenleme komitesi olarak gerekli izinlerin alınması, temaslarda bulunulması ve temizlik gibi konular da kapsam içine alınmalıdır.
- 11:23İş Paketi Hazırlama
- İş paketi hazırlarken içeriğinde kaç kişinin olması gerektiği gibi detaylı bilgi gerekmez, sadece işin amacını belirtmek yeterlidir.
- Gerçek hayatta proje hazırlarken iş kırılım yapısı adında ayrı bir döküman hazırlanır ve orada kişi sayısı gibi detaylar belirtilir.
- Şu anki aşamada vurgu projenin kapsamı ve ürün kapsamı üzerine olmalı, kaynak ihtiyacını çok detaylı belirtmek gerekmez.
- 13:53İş Kırılım Yapısı Hakkında Bilgi
- İş kırılım yapısında en alt seviye iş paketleri bulunur ve iş paketleri faaliyetlerden oluşur.
- Faaliyetler projenin yapı taşıdır, tamamlanınca iş paketleri oluşur ve iş paketleri tamamlandıkça üst seviye anlayış kalemleri derlenir.
- Şu an detaylı faaliyetlere inmek yerine bildiklerimizden yola çıkarak iş paketlerini belirlemeliyiz.
- 16:35Proje Yönetimi Teknikleri
- Yaklaştıkça detaylanan planlama tekniğine "progressive" veya "dalga planlaması" denir.
- Konser gibi bilindik kısımları düşünmek önemlidir, projedeki ana iş kalemleri ürüne bizi götüren yoldur.
- İş kırılım yapısında izini görmediğiniz hiçbir şey projenin kapsamında yok anlamına gelir.
- 19:28Grup Çalışması Örneği
- Beşinci grup "Konseptli Okula Merhaba Etkinliği" adlı bir festival ve konser projesi hazırlamıştır.
- Etkinlik kostümlü, makyaj standları ve yüz boyama standları ile konseptli bir festival olacak.
- Proje dört ana kırılım yapısından oluşuyor: savunma organizasyonu, bütçe planlanması, takvimleme ve yazı işleri.
- 21:14Projenin Detayları
- Yazı işleri kısmında sahne izinleri, sponsor anlaşmaları ve sanatçılarla görüşmelerin hazırlanması yer alıyor.
- Takvim planlamasında katılımcılara ulaşılması, konser takvimi ve reklam planlaması bulunuyor.
- Organizasyon kısmında alan planlaması, lojistik ve temizlik faaliyetleri yer alıyor.
- Bütçe planlamasında etkinlik sponsorları ve stand kuracak şirketler için iki farklı sponsor türü düşünülmüş.
- 24:29İş Kırılım Yapısı ve Kontrol
- İş kırılım yapısında aşağıdan yukarıya doğru kontrol yapılır; alt iş paketleri tamamlandığında üst ana iş kalemleri de tamamlanmış olacak.
- Doğrulama yukarıya doğru yapılırken, kendimize "açık var mı" diye sorarak kontrol etmeyi mümkün kılabiliriz.
- 25:20İkinci Grubun Sunumu
- Festival için konserler üç gün şeklinde, her gün bir grup şeklinde planlanmıştır.
- Konser yerleri, zamanı, grupları belirlenmiş ve gerekli izinler rektörlükle konuşarak halletilmiştir.
- Konser alanındaki güvenlik, ürün yerleştirme, plastik bardak çanakların ayarlanması ve lojistik gibi iş kalemleri belirlenmiştir.
- 28:27Tanıtım ve Pazarlama Planı
- Tanıtım ve pazarlama dört kola ayrılmış: sosyal medya kampanyası, basın ilişkileri, pazarlama stratejisi ve iletişim.
- İTÜ'nün sosyal medya platformlarında etkili bir kampanya yürütülecek ve festivalin doğru şekilde tanıtılması için basın ilişkileri yönetilecek.
- Etkili bir pazarlama stratejisi oluşturulacak ve İTÜ'nun iletişim kanalları kullanılarak festival duyurulacak.
- 29:41İş Kırılım Yapısının Önemi
- İş kırılım yapısı bir projenin iskeleti olarak düşünülebilir çünkü maliyet, zaman çizelgesi ve kalite bileşenleri bu yapıya göre ayarlanır.
- Tedarik ve rol paylaşımları da iş kırılım yapısını takip eder.
- 31:43Üçüncü Grubun Sunumu
- İş kırılımı beş ana başlığa bölünmüş: zaman ve mekan koordinasyonu, kaynak bulma, etkinlik içerik üretim, müzik ve etkinlikler.
- Zaman ve mekan koordinasyonu altında mekan ayarlanması, hazırlığı ve takvim oluşturulması yer alıyor.
- Kaynak bulma kısmında sponsorlarla iletişim kurulacak ve harcama planlaması yapılacaktır.
- 33:35Etkinlik İçerikleri
- İçerik üretiminde dijital marketing ve komisyonel iki parçaya bölünmüş.
- Müzik kısmı için okul gruplarının ön planda olması öncelikli olarak düşünülmüş.
- Eğlenceli etkinlikler için spor kulüpleri ve diğer kulüplerle iletişime geçilecek.
- 37:02Ara ve Sonraki Adım
- On dakikalık bir ara verilerek 09:35'te tekrar buluşulacağı belirtilmiştir.
- İş kırılım yapısında düzenleme yapma şansı olmadan direkt devam edileceği belirtilmiştir.
- 38:39Proje Ekibi ve Çevik Yürüşme
- İş kırılım yapısını iyileştirmek için çok zaman harcanmamalı, çünkü bu işlem için yirmi beş dakika gibi bir süre bulunmaktadır.
- Raci için hem organizasyon şeması hem de Raci matrisi gereklidir, bu nedenle mevcut durumu değiştirmek yerine etkinlik sonrası düzeltilebilir.
- Projenin çevik bir şekilde yürütülmesi için önceden belirli noktaları planlamak gerekebilir, tamamen çevik bir yaklaşım uygulanamayabilir.
- 40:00Organizasyon Şeması Oluşturma
- İkinci bölümde projenin iş kırılım yapısını yerine getirmek için hangi takım rollerine ihtiyaç duyulacağı belirlenecektir.
- Önce isimlerden ziyade roller belirlenmelidir, örneğin proje lideri, pazarlama lideri, takım lideri, kurumsal iletişim ve yönetim gibi roller.
- Organizasyon şeması oluşturulduktan sonra, her bir iş paketi için Raci matrisi oluşturulmalıdır.
- 42:22Raci Matrisi Anlatımı
- Raci matrisi, Responsible (sorumlu kişi), Accountable (hesap veren ve yetkili kişi), Consulted (danışılacak kişi/gruplar) ve Informed (bilgi verilecek kişi/gruplar) kavramlarından oluşur.
- Responsible, Accountable, Consulted ve Informed rolleri birden fazla kişiye ait olabilir, ancak Accountable (hesap veren) rolü tek kişilere ait olmalıdır.
- Raci matrisi, her bir iş paketi için sorumluları, hesap verenleri, danışılacak kişileri ve bilgi verilecek kişileri belirlemek için kullanılır.
- 44:49Raci Matrisi Örnekleri
- Inform bölümünde, bir işin tamamlandığını bilgi verilecek kişi veya gruplar yer alır, örneğin izinlerin alınması iş paketinde, izinler alındıktan sonra ilgili gruplara bilgi verilir.
- Accountable (hesap veren) kişi, faaliyetin yapılmasını sağlayan ve hesabını veren yetkili kişidir, bu kişi sorumluluğu diğerlerine dağıtamaz.
- Raci matrisinde roller paralel düzeyde olabilir, ancak Responsible ve Accountable arasında bir üst-alt ilişkisi vardır.
- 51:39RACI Modelinde Account Kuralı
- RACI modelinde "inform" ve "kontrol" kategorilerinde birden fazla kişi yer alabilir, ancak "account" kategorisinde sadece bir kişi olmalıdır.
- "Account" olarak belirlenen kişi, işi fiilen yapan ve hesap verebilen kişidir, bu kişi yetki ve sorumluluğu üzerinde taşır.
- Sorunlarla karşılaşıldığında "account" olarak belirlenen kişiye sorulmalıdır, işi yapan kişi değil.
- 52:46Öğrenci Grubunun Sunumu
- Öğrenci grubu bir etkinlik için organizasyon şeması ve RACI modelini oluşturmuşlardır.
- Etkinlik üç ana gruba ayrılmış: yönetsel işler, organizasyon ve reklam- duyuru.
- Organizasyon şemasında proje lideri, grup liderleri, organizasyon takım lideri ve iletişim yöneticisi gibi pozisyonlar bulunuyor.
- 56:39RACI Modelinin Uygulanması
- Grup, "accountable" kategorisinde sadece proje liderinin yer alabileceği konusunda tartışmışlardır.
- İş kırılımının organizasyon aşamasında nasıl etkilediği gösterilmiştir; işler nasıl kırdığımızın organizasyonda nasıl etkilediğini anlamamıza örnek.
- Takım liderlerinin koordine etme, organize etme ve işi yönetme yükümlülüğü vardır, bu nedenle "account" olarak yer almalılar.
- 1:02:27RACI Modelindeki Diğer Kategoriler
- "Inform" kategorisi raporlama değil, ilgili kişileri bilgilendirmek için kullanılır.
- Örneğin sponsorluk anlaşması yapıldığında, muhasebe ve sözleşmelerle ilgili kişilerin bilgilendirilmesi gerekir.
- RACI modelinde proje takımının içinden, dışından, üniversite bünyesinden veya tamamen dışından her tür paydaş yer alabilir.
- 1:04:51Proje Paydaşları ve Organizasyon Şeması
- Proje paydaşı, projeden etkilenen veya projeyi etkileyebilecek tüm kişiler ve gruplardır; bu etkileme olumlu veya olumsuz olabilir.
- Proje paydaşları konsol (uzman görüşüne başvurulacak), inform (bilgi verilecek) veya diğer rollerde olabilir.
- Bir grup, konser organizasyonu için pazarlama lideri, takım lideri ve kurumsal iletişim yöneticisi olmak üzere üç ana pozisyon belirledi.
- 1:06:34Proje Organizasyonu ve Sorumluluklar
- Takım lideri sahada yapılacak konser, yarışma ve gösterilerden sorumlu; pazarlama lideri afiş hazırlama ve sosyal medya duyurularından sorumlu olacak.
- Kurumsal iletişim yöneticisi altında etkinlik ve organizasyon sorumlusu ile yiyecek-içecek sorumlusu yer alacak.
- Yiyecek-içecek sorumlusu konser alanındaki büfeleri, öğrenci kulüplerinin kermeslerini yönetecek; etkinlik organizasyonu sorumlusu ise sponsorluk iletişimlerini ve bütçe anlaşmalarını üstlenecek.
- 1:08:08Paydaş Rolü Anlaşılması
- Konser sorumlusu, konser takım liderinin altında çalışan ve konser aksiyonlarını yürüten kişi olacak.
- Konsol, işi yaparken bilgisine başvurulan uzman kişileri ifade eder; öğrencilerden anketle görüş almak konsol değil, ön araştırma olarak değerlendirilmelidir.
- Inform, bilgi verilen kişileri ifade eder; örneğin kurulum, toplama ve temizlik konusunda gelip hizmet verecek stand sahipleri bilgilendirilecektir.
- 1:16:17Farklı Bir Grup Örneği
- Başka bir grup üç basamaklı bir organizasyon şeması oluşturmuş; en tepede proje lideri, sahada çalışan gönüllüler ise kulüplerden outsource edilecek.
- Organizasyon şemasında kırmızı renkli başlıklar ana başlıklar, sarı renkli başlıklar ise farklı bir sorumluluk taşıyor.
- "Account" terimi, işin yapılmasıyla ilgili hesap veren ve aynı zamanda sorumlu olan kişiyi ifade eder, ancak Türkçe-İngilizce arasındaki farklar nedeniyle tam anlatılması zorlayıcı olabilir.
- 1:17:35Proje Yönetimi Organizasyon Şeması
- Mekan ve zaman planlaması başlığı altında sahne kurulumu, ses sistemlerinin ve enstrümanların hazırlanması gibi işlemler yer alıyor.
- Kulüplerle iletişim sorumlusu, planlama liderine rapor veriyor ve bu durum projenin bir parçası olarak değerlendiriliyor.
- Proje, iş bilenlerin bulunduğu küçük bir kurum yapısı olarak ikiye bölünmüş durumda; bir yandan yönetim kurulu, diğer yandan Kültür Hizmetleri Şubesi Müdür Yardımcısı (KHŞM) olarak adlandırılan, İstanbul Teknik Üniversitesi'nin tüm kulüp işlerini ve etkinliklerini bilen bir ekibin bulunduğu yapı.
- 1:20:40Liderlik Struktürü ve Sorumluluklar
- Proje içinde pazarlama ve tanıtım lideri, planlama lideri ve iletişim lideri olmak üzere üç farklı lider bulunuyor.
- Planlama lideri, mekan hazırlığı ve tüm lojistik süreci sorumluluğunu üstleniyor.
- Liderler, alt işleri toparlayıp tek büyük bir iş haline getiren paketlerde sorumlu oluyor ve proje lideri tüm bilgi akışını yönetiyor.
- 1:22:08İletişim ve Sorumluluk Akışı
- Yatay iletişim, yönetim kurulu üzerinden sağlanıyor ve organizasyonun boyutuna göre bu iletişim tercih ediliyor.
- Sosyal medya paylaşımları uzman tarafından yapılıyor, pazarlama liderine raporlanıyor ve ardından iletişim liderine haber veriliyor.
- Pazarlama lideri, tüm paylaşımları proje liderine rapor ediyor ve bu sorumluluk olarak kabul ediliyor.
- 1:24:54Workshop Kapanışı ve Teşekkürler
- Workshop'ta çalışmış olan Ömer, Mert, Emre ve Hasan adlı takıma teşekkür ediliyor.
- Ayşe Tuğçe Filiz, Suudi, Semra ve Büşra adlı ekip üyeleri için teşekkür ediliyor.
- Dilek hocaya, PMI gönüllülerine ve İTÜ'den destek olan öğrenci arkadaşlarına teşekkür ediliyor ve workshop'ın kaydının YouTube'da bulunabileceği belirtiliyor.