Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, resmi yazışmada elektronik ortamda kullanılan belgelerin üst veri elemanları hakkında bilgi veren eğitici bir içeriktir.
- Video, elektronik ortamda hazırlanan belgelerin üst veri elemanlarının önemi ve içeriği hakkında detaylı bilgiler sunmaktadır. Elektronik ortamda belgelerin EBYS sistemlerinde dolaşabilmesi için gerekli olan üst veri elemanları (tarih, belge no, belge id, konu, dağıtım listesi, ekler, dosya adı, sdf bilgileri) ve belge imzacı bilgileri (kişi, görev, amaç, yetki devreden, vekalet veren, tarih ve saat) açıklanmaktadır. Ayrıca, elektronik ortamda hazırlanan belgelerin fiziksel olarak gönderilmek zorunda kalması durumunda dikkat edilmesi gereken hususlar da belirtilmektedir.
- 00:05Elektronik Ortamda Belgelerin Üst Veri Elemanları
- Bu bölümde belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı gibi bilgileri barındıran üst veri elemanlarına ilişkin bilgiler verilecektir.
- Elektronik ortamın kullanımı ile birlikte belgelere ait üst veri elemanları da önem kazanmıştır.
- Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin EBYS'ler arasında dolaşımlarının sağlanabilmesi ve belgelerin tanımlanabilmeleri için belgeye ait bilgilerin üst veri alanında tutulması gerekmektedir.
- 00:46Üst Veri Elemanlarının Önemi
- Üst verisinde ve onay bilgisinde eksiklik olan veya tanımlanamayan belgelerin muhataplara gönderiminde hukuki veya teknik sıkıntılar ortaya çıkabilmektedir.
- Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde e-yazışma teknik rehberinde belirtilen üst veri elemanları kullanılmalıdır.
- E-yazışma teknik rehberinde belirtilen üst veri elemanları ile birlikte, idarenin taleplerine uygun standartlarda bulunan üst veri elemanları da kullanılabilmektedir.
- 01:19Üst Veri ve Belgelerin Bütünlüğü
- Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin görüntüsü kadar üst veri alanında yer alan bilgiler de önemlidir ve ayrı değerlendirilmemelidir.
- Belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgilerle üst veride yer alan bilgiler arasında fark olmamalıdır.
- Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin çıktısı üzerinden işlem yapılması gerektiğinde, üst veride yer alan bilgilerle belgenin çıktısı üzerindeki bilgilerin uyuşması kontrol edilmelidir.
- 01:53Üst Veri Elemanlarının Detayları
- Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin asgari üst veri elemanları arasında tarih, belge no, belge id, konu, dağıtım listesi, ekler, dosya adı ve SDF bilgileri yer almaktadır.
- Belge imzacılarının detaylarında kişi, görev, amaç, yetki devreden, vekalet veren, tarih ve saat bilgileri yer almaktadır.
- İdare dışına elektronik ortamda üretilen belgelerin fiziksel olarak gönderilmesi gerektiğinde, üst veri elemanlarının çıktısı alınabilir ancak belge paraf ve koordine bilgileri muhataba gönderilmemelidir.