Buradasın
Döküman Yönetim Sistemi: Giden Evrak Oluşturma ve İmzalama Eğitimi
youtube.com/watch?v=xlXVjHBl6P4Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, Habbucak tarafından sunulan bir eğitim dersidir. Ders, doküman yönetim sistemi kapsamında giden evrak oluşturma ve imzalama işlemlerini adım adım göstermektedir.
- Video, giden evrak oluşturma arayüzünün tanıtımıyla başlayıp, normal düzyazı yazma, dağıtım listesi hazırlama, prosedür bilgilerini girme ve onay listesi oluşturma süreçlerini detaylı şekilde anlatmaktadır. Ayrıca, elektronik imza ile imzalama, evrakı sisteme kaydetme ve iş akışını başlatma adımları da gösterilmektedir. Video, bir memur olarak üst amire şefe onaya sunma sürecini de açıklamaktadır.
- 00:01Giden Evrak Oluşturma
- Doküman yönetim sistemi ile ilgili 17. ders, giden evrak oluşturma ve imzalanması konusunu ele alıyor.
- Giden evrak oluşturma arayüzünde "sıfırdan bir resmi yazı yazmak istiyorum" seçeneği seçilir.
- Yazışma şekli olarak normal düzyazı veya olur yazısı (makam, valilik, müdürlük) seçilebilir.
- 00:51Yazı Yazma ve Düzenleme
- Kelime işlemci programında yazı yazılır ve döküman konumu belirlenir.
- Yazıda ilgi varsa ilgili bilgiler yazılabilir, yoksa doğrudan konuya geçilebilir.
- Yazıda gerekli eklemeler ve çıkarmalar yapılabilir, ancak başbakanlık birim kodu, desimal dosya kodu ve tarih kısımları değiştirilmemelidir.
- 03:42Dağıtım ve Şablon Kaydetme
- Dağıtım kısmında yazının hangi birimlere gönderileceği belirlenir.
- Yazı şablon olarak kaydedilebilir, bu sayede daha sonra aynı şablona göre yazılar oluşturulabilir.
- Evrak türleri olarak resim (bmp, jpeg) veya UDF (UYAP döküman formatı) seçilebilir.
- 06:25Elektronik İmza ve Prosedür
- Evrak elektronik imza ile imzalanır, şifre girildikten sonra imza otomatik olarak eklenir.
- İmza hatası alındığında akıllı kartın takılı olup olmadığı, kartın doğru takılıp takılmadığı ve şifrenin doğru girilip girilmediği kontrol edilmelidir.
- Prosedür kısmında decimal kodu verilir, ekler eklenir ve gönderim şekli (normal, acele) belirlenir.
- 08:13Dağıtım Listesi ve Onay Listesi
- Dağıtım listesi hazırlanırken, doküman yönetim sistemine dahil olan birim, dış birim veya diğer kişi/kurum seçilebilir.
- Onay listesi (paragraf listesi) hazırlanırken, birinci paragraf yapan kişi, ikinci paragraf yapan kişi, il milli eğitim şube müdürü, müdür yardımcısı ve il milli eğitim müdürü eklenir.
- Evrak sisteme kaydedildikten sonra "evrakı onaya sun" seçeneği ile iş akışı başlatılır.
- 10:49İş Akışı ve Gönderme
- Evrak onaya sunulduğunda, şef şube müdürüne, şube müdürü müdür yardımcısına, müdür yardımcısı il milli eğitim müdürü'ne gönderilir.
- İl milli eğitim müdürü onayladıktan sonra yazı tarih ve sayı alır, sonra tekrar gönderen kişiye gelir.
- Gönderen kişi gözden geçirme işlemi yaptıktan sonra "evrakı gönder" diyerek, döküman yönetim sistemi dışında ise birim giden evrak kayıt kullanıcısına gönderir.