Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, bir deniz nakliyeciliği şirketinde çalışan bir müşteri temsilcisinin ve Erkan Can adlı operasyon uzmanının, Sinan adlı bir müdürle birlikte deniz nakliyeciliği booking sürecini anlattığı kapsamlı bir eğitim içeriğidir.
- Video, deniz nakliyeciliği sektöründe müşteri temsilcisinin booking sürecini adım adım göstermektedir. İçerik, müşteri talep alımı, pricing süreci, armatör ile iletişime geçme, teknik teklif hazırlama, TMS programları (Cargo Wise, Select gibi) kullanımı, müşteri kartı oluşturma ve booking formu hazırlama gibi konuları kapsamaktadır.
- Eğitimde ayrıca konteyner taşımacılığı alanındaki detaylar, VGM (Veselge Gross Mass) süreci, fabrika dolum tarihi, tonaj bilgisi ve ön taşıma detayları gibi teknik konular da ele alınmaktadır. Video, deniz nakliyeciliği sektöründe çalışanlar veya bu alanda eğitim almak isteyenler için pratik bilgiler ve standart süreçleri göstermektedir.
- 00:37Booking Sürecine Giriş
- Konuşmacı, uzun süredir beklenen booking süreçlerini paylaşacağını belirtiyor.
- İki hafta boyunca müdürünün yaptığı bookingleri izlemiş ve sorularını sormuş.
- Sistemi kurulmuş ve home office olarak tüm gereksinimlere sahip olduğunu doğruluyor.
- 02:31Booking İşlemine Hazırlık
- Booking sürecinde not defteri, kalem ve hesap makinesinin yanında bulundurulması gerektiği vurgulanıyor.
- Sistem tarafından düşen önemsiz maillerin silinebilirliği belirtiliyor.
- İlk gelen mailin yöneticisi tarafından atıldığı ve yeni bir iş gelişmesi olduğu açıklanıyor.
- 05:42İş Detayları
- WAV Group Turkey'den satış departmanına bir talep atılmış, cuma günü 1×40'lık konteyner ayarlamak istiyorlar.
- Ön taşıma hariç olarak satış departmanından rakam istemişler, ön taşıyı kendileri organize edecekler.
- Mal cinsi karton koliler, yığma yükleme paletsiz elle yapılacak ve tonajı yaklaşık 11-12 ton.
- 07:34Satış Süreci
- Satış destek görevlisi, müşteriden gelen taleplere istinaden ilgili departmandan rakamları toplayıp firmaya geçirmektedir.
- Müşteri temsilcisine genellikle son anda eklenir, çünkü operasyonun dağıtımını sağlayan kişi en son eklenir.
- Teklif ayrıntılı olmalı ve transit time (portu port geçirdiği süre) tahmini olarak belirtilir, kesin bir süre belirtilmez çünkü deniz yollarında beklenmedik durumlar yaşanabilir.
- 11:22Teklif İmzaları ve Şartlar
- Teklifte sadece deniz nakliyatı ve yükleme liman masrafları karşılanacak, ön taşıma, sigorta ve gümrükleme dahil değil.
- Teklif, ancastre (tehlikeli olmayan) malzemeler için geçerlidir, tehlikeli malzeme içeren yükler için geçerli olmayacaktır.
- Navlun ücretlerinde BRC, ERC, BABS gibi kısaltmalar (armatörlerin özel kısaltmaları) geçerli olabilir ve bu ücretler armatör tarafından değişebilir.
- 13:59Teklif Şartlarının Detayları
- Teklif, armatörün ekipmanı ve yer onayı durumuna bağlıdır.
- Karşı limanda yükün çekilmemesi durumunda sorumluluk göndericiye aittir.
- Ödeme yöntemi peşin ve KDV dahil olmak üzere belirtilmiştir.
- 15:18Müşteri İletişimi ve Operasyon
- Müşteri siparişini onayladıktan sonra satış departmanı operasyon biriminden rezervasyon süreci için yardım istemiştir.
- Operasyon departmanı, müşteriye en kısa sürede yardımcı olacağını bildirmiştir.
- İşlem dosyalarının düzeni çok önemlidir, özellikle fiziksel dosyalar yerine elektronik dosyalar kullanıldığında.
- 16:59Operasyon Formları ve Detaylar
- Master B/L, HBL ve SBL formları hazırlanacaktır, SIF olmasının port-port taşıma anlamına gelmediğini unutmamak gerekir.
- Yükün dış fabrika dolu olduğu belirtilmiş ve armatör hat numarası yazılmıştır.
- Müşteri ile temasa geçmek için yeni bir program hazırlanması gerekmektedir.
- 20:57Müşteriye Mail Hazırlama
- Müşteriye mail atarken önce müşteri ile ilgili iç iletişimlerin silinmesi gerekir.
- Müşteriye mail atarken kurumsal imza kullanılmalıdır.
- Mailde gemi adı ve katof bilgileri belirtilmeli, ayrıca operasyon departmanının müşteriye yardımcı olacağı belirtilmelidir.
- 23:42Gemi Yükleme ve Rezervasyon Süreci
- Sevinç Hanım'ın ilk gemi bilgileri, yükleme günü, sefer, yanaşma limanı (Borusan Limanı), katofu ve ardiye bilgileri iletilmelidir.
- İlk defa çalışılan firmalarla iletişimde, imza olarak tanıtılan mailde değişiklik yapıldığında imza çıkacağından, boş bir mail açıp imza kopyalanmalıdır.
- Müşteri kartı bilgileri satış departmanı tarafından halihazırda oluşturulmuş olmalıdır, aksi takdirde satış departmanı müşteri kartının sistemde tanımlanmasını istemelidir.
- 26:06Booking Almak İçin Gerekli Bilgiler
- Booking almak için ihracatçı firma ünvanı, vergi dairesi, ithalatçının adı, HTS kodu, İngilizce mal cinsi ve konteyner tonajı gibi bilgiler gereklidir.
- Daha önce çalışılan firmalar için sadece HTS kodu, mal cinsi ve tonaj bilgileri yeterlidir.
- Firma, geminin katofu ve ardiye girişi bilgilerini doldurup göndermesi gerekmektedir.
- 28:32Rakam Alma Süreci
- Rakam alma sürecinde manuel olarak mail üzerinden sorular sorulur ve gerçek yükleyici bilgisi mutlaka belirtilmelidir.
- Armatörler (Gemlik, Yemeli, MSC, Kosko gibi) gerçek yükleyiciyi öğrenmek ister çünkü belki aynı firma onlarla da çalışmaktadır.
- Rakam alırken ilk uygun gemi bilgileri, lokaller, geçerlilik tarihi ve kılavuzlar belirtilir.
- 31:28Müşteri Bilgileri ve Sistem Üzerinde Oluşturma
- Müşteri kart bilgileri satış departmanı tarafından müşteriye iletilmelidir.
- Müşteri, yükleme tarihini belirler (örneğin 20 Mayıs Perşembe) ve bu tarih ardiye oluşmadığı için idealdir.
- Satış departmanı, müşteri kart bilgilerini alıp TMS programı üzerinde müşteri kartını oluşturmalıdır.
- 34:23Müşteri Kartı Oluşturma
- Müşteri veya partner olarak adlandırılan firma kartı, sistemde mutlaka tanımlanmalıdır.
- Müşteri kartı genellikle satış departmanı tarafından oluşturulur ve fatura kesilecek firma detaylarını içerir.
- Satış departmanı müşteri kartını oluşturduktan sonra, diğer bilgileri eklemek için diğer departmanlar da girebilir.
- 36:19Müşteri Bilgilerinin Tamamlanması
- Müşteriden eksik bilgileri istemek için nazik bir şekilde mail gönderilir.
- TMS programlarında ihracatçı ve ithalatçı bilgileri önemli olup, bu bilgiler olmadan booking işlemi yapılamaz.
- Lokal programlarda önce booking işlemi yapıldıktan sonra sistem girişi yapılabilir, ancak uluslararası programlarda iş geldiğinde hemen TMS programına giriş yapılır.
- 40:59Booking Süreci
- Müşteriden eksik bilgilerin tamamlanmasını beklerken, diğer işlerle ilgilenilebilir.
- Booking dosyası netleşene kadar ilgili mailler silinmemeli veya taşınmamalıdır.
- Müşteriden ithalatçı bilgileri, HTS numarası, İngilizce mal cinsi, tahmini brüt tonajı, konteyner tipi ve yükleme günü gibi bilgiler istenir.
- 43:53Armatöre Booking Geçirme
- Booking işlemi için standart bir mail adresi kullanılır (örneğin armatör2021@gmail.com).
- Manuel booking, firma TMS programı üzerinden veya EDI yoluyla booking kabul etmediğinde kullanılan bir yöntemdir.
- Booking geçerken standart kalıplar kullanılır ve detaylı bilgiler (yüklenme portu, konteyner tipi, gemi adı ve sefer bilgisi) iletir.
- 46:16Konteyner Rezervasyonu Detayları
- Yükleme günü 25.02.2021 olarak belirlenmiş ve fabrika dolumu yapılacağı, ön taşımanın müşteri tarafından yapılacağı belirtilmiştir.
- Tonaj 13.200 olarak belirtilmiş olup, tonajda cüzi bir değişim kabul edilebilir, ancak bazı armatörler düşük veya fazla tonajlı rezervasyon için ceza uygulamaktadır.
- Yükleyici Vavro olarak belirlenmiş ve yük türü "build in cooker" olarak tanımlanmıştır.
- 48:41VGM (Doğrulanmış Brüt Ağırlık) Bilgileri
- VGM (Doğrulanmış Brüt Ağırlık) metot bir şeklinde yapılacaktır, yani konteyner dolu olarak limana girecek ve orada tartılacak.
- Bakanlık, ihracatçıların dolu konteyner limana girmeden önce VGM bilgisini bakanlığın sayfasına girmelerini gerektirmektedir.
- Liman işletmeleri ve bakanlığın sistemi entegre çalışmakta, eğer VGM bilgisi girilmezse gümrükçü mecburi şekilde liman işletmesinden VGM formunu almak zorundadır.
- 52:52Rezervasyon Formunun Tamamlanması ve Gönderilmesi
- Rezervasyon formunda tüm detaylar kontrol edilmiş ve armatöre (YM) gönderilecek.
- Armatörden rezervasyon onayının düşmesi beklenmektedir.
- Rezervasyon onayı, konteynerin tipi, gemi adı, konteynerin boş olarak alınacağı ve teslim edileceği liman gibi bilgileri içeren bir PDF dökümandır.