Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, uzaktan eğitim formatında sunulan "Büro Yönetimi ve Teknikleri" dersinin bir bölümüdür. Eğitmen, pandemi nedeniyle uzaktan eğitim şeklinde devam eden dersi anlatmaktadır.
- Video, büroların tanımı, türleri ve yapısı ile başlayıp, modern büroların özellikleri, faaliyetleri ve yönetimindeki değişiklikleri ele almaktadır. Daha sonra büro çalışanlarının, özellikle yöneticilerin ve sekreterlerin gereken becerileri ve özelliklerine değinilmekte, son olarak Milli Eğitim Bakanlığı'nın yönetici sekreteri meslek standardı detaylı olarak incelenmektedir.
- Videoda büro yöneticilerinin kavramsal, analitik, teknik, iletişim, sosyal ilişkiler, karar verme, bilgisayar ve yönetsel becerileri açıklanırken, sekreter ve yönetici asistanı kavramları arasındaki farklar da vurgulanmaktadır. Ayrıca büro çalışanlarının görevleri, sorumlulukları ve mesleki gelişim konuları da ele alınmaktadır.
- 00:08Dersin Tanıtımı
- Bu dönem Büro Yönetimi ve Teknikleri dersi uzaktan eğitim şeklinde gerçekleşecek.
- Dersin ilk konusu büro kavramı, tanımı ve çeşitleri olacak.
- Dersin hedefi, öğrencilerin büro kavramını, türlerini, modern büroların farkını, amaçlarını ve büro çalışanlarının özelliklerini anlayabilmeleri.
- 01:35Büroların Önemi
- Günümüzde hizmet çeşitliliği, sayısı ve kalitesi artmakta, müşterilerin tercihleri sürekli değişmekte.
- Bürolar, işletmelerin ve kamu kurumlarının yapılarından farklı olarak hızlı ve etkili hizmet veren dinamik kuruluşlardır.
- Bürolar, zaman ve mesafe farkı gözetmeden sanal ortamlarda küresel düzeyde hizmet vermekte, devlet ve işletmeler müşterilerine hizmetleri bürolar aracılığıyla sunmaktadır.
- 04:12Büro Kavramı ve Türleri
- Büro kavramı, kamuda devlet yönetimi, özelde ise işletmecilik anlayışının ortaya çıkmasıyla birlikte anlam kazanmıştır.
- Günümüzde büro, birbirinden bağımsız faaliyetlerin yerine getirildiği, düzenli ve disiplinli çalışmayı öngören ideal bir çalışma ortamı olarak tanımlanmaktadır.
- Bürolar bilgi kaynağı, arabulucu, koordinatör, hizmet merkezi, yönetimin beyni ve kontrol merkezi olarak işlev gösterebilir.
- 09:28Büro Türleri
- Bağımsız olarak bir mesleğin yürütüldüğü bürolar: mali müşavirlik bürosu, avukatlık bürosu, psikolojik danışmanlık bürosu.
- Bir işletmenin faaliyetlerinin icra edildiği bürolar: sa planlama bürosu, ürün tasarım bürosu, araştırma geliştirme bürosu.
- Ürün ve hizmetlerin satın alma, satış ve dağıtımı ile ilgili bürolar: satın alma bürosu, satış bürosu, pazarlama bürosu.
- Faaliyetlerin koordine edildiği bürolar: yönetici bürosu, genel müdür bürosu, danışmanlık bürosu.
- Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar: belediyelerin su, çevre ve halkla ilişkiler büroları.
- Devlet ile ilgili resmi işlerin yürütüldüğü bürolar: askerlik şubeleri, ÖSYM, vergi, nüfus işleri büroları.
- Kamu yararı gözeten kurum ve kuruluşlara ait bürolar: Kızılay, Yeşilay, TEMA, yaşlı bakım evleri.
- 11:43Büroları Önemli Hale Getiren Faktörler
- İşletmelerin büyümesi ve işlerin karmaşıklaşması, bürolara olan ihtiyacı artırmıştır.
- Bankacılık, sigortacılık, reklamcılık, sağlık, eğitim gibi sektörlerde hizmet sayısı ve çeşitliliğinin artması, müşteriler hakkında elde edilecek verilerin önemini artırmıştır.
- İşletmelerde süreçlerle ilgili daha rasyonel kararlar almak ve doğru zamanda doğru bilgiye ulaşmak, bürolara olan ilgiyi artırmaktadır.
- İşletmelerin devletle olan ilişkilerinin artması, bu ilişkilerin bürolar üzerinden yürütülmesini zorunlu kılmaktadır.
- Pazarlama ve üretim gibi faaliyetlerin sanal ortama taşınması, modern bürolara olan ihtiyacı doğurmuştur.
- İşbölüm ve uzmanlaşmaya olan ihtiyaç, uzmanlık alanına göre büroların kurulmasını sağlamıştır.
- 13:55Geçmiş ve Günümüz Büroları Karşılaştırması
- Geçmişteki bürolar günümüzdeki bürolara göre daha statik yapıya sahiptir.
- Geçmişteki bürolarda veri, enformasyon ve bilgiden yoksunluk vardı, günümüzdeki bürolar ise veri, enformasyon ve bilgi temeline dayanmaktadır.
- 14:49Geçmiş ve Günümüzdeki Büroların Karşılaştırması
- Geçmişteki bürolar belirli bir bölgeyle sınırlı iken, günümüzdeki bürolar küresel boyutta olup teknolojinin ve iletişimin gelişmesi bu farkta etkili olmuştur.
- Geçmişteki bürolar fonksiyonel odaklı, iş odaklı ve bireysel çalışma ön plana alırken, günümüzdeki bürolar ürün ve müşteri odaklı, beceri odaklı ve takım çalışması ile daha etkili olmaktadır.
- Geçmişteki bürolar kontrole dayalı, emir komuta sistemine sahipken, günümüzdeki bürolar tam katılım esasına dayalı ve duruma göre değişebilir yapıya sahiptir.
- 16:07Büroların Yapısı ve Çalışma Tarzı
- Geçmişteki bürolar hiyerarşik yapıya sahipken, günümüzdeki bürolar yatay, çapraz ve network yapıya sahiptir.
- Geçmişteki bürolar tam zamanlı çalışma tercih ederken, günümüzdeki bürolar esnek zamanlı çalışma sunmaktadır, özellikle pandemi zamanında bu daha da önem kazanmıştır.
- Geçmişteki bürolarda daktilo ve bilgisayar kullanılırken, günümüzdeki bürolarda internet ve bilim teknolojileri ağırlıklıdır.
- 17:13Büroların Amacı ve İletişim
- Geçmişteki bürolar mevcudu koruma öncelikliyken, günümüzdeki bürolar sürekli iyileştirmeye yöneliktir.
- Geçmişteki bürolarda tek yönlü iletişim varken, günümüzdeki bürolarda çok yönlü iletişim vardır.
- Geçmişteki bürolar her alanda hizmet vermekteyken, günümüzdeki bürolarda uzmanlaşma ve iş bölümü vardır.
- 18:31Modern Büroların Faaliyetleri ve Amaçları
- Modern büroların görevleri temel görevler ve yönetime ilişkin görevler olmak üzere iki temel başlıkta ele alınabilir.
- Temel görevler arasında veritabanı oluşturma, veri toplama, verilerin yorumlanması, tanımı ve raporlanması, kaydedilmesi, sınıflandırılması, paylaşımı, hesaplama ve karşılaştırma faaliyetleri yer almaktadır.
- Yönetime ilişkin görevler arasında planlama, örgütleme, koordinasyon, yöneltme ve denetim faaliyetlerini gerçekleştirmek, büro sistemlerini tasarlama, formların kontrolü ve tasarımı, arz ve talebin kontrolü, büro malzemeleri ve teknolojisinin seçimi ve alımı, büro personelinin seçimi ve eğitimi gibi görevler bulunmaktadır.
- 23:34Modern Büroların Amaçları
- Modern büroların ilk amacı örgütün temel amaç ve hedeflerini belirlemektir.
- İkinci amaç, temel amaç ve hedeflere ulaştırabilecek faaliyetleri planlamak ve bu planı uygulayabilecek strateji ve politikaları belirlemektir.
- Üçüncü amaç, amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamaktır.
- 24:43Büro Çalışanları ve Yöneticiler
- Büro çalışanları, büroların faaliyet alanlarına ve sundukları hizmet çeşitliliğine göre istihdam edilen yöneticiler, sekreterler, uzmanlar, memurlar ve diğer personel olarak adlandırılır.
- Yönetici, bürolardaki faaliyetler veya süreçleri sevk ve idare eden, kar ve risk başkalarına ait olmak üzere faaliyetleri planlayan, organize eden, koordinasyonunu sağlayan, çalışanları yönlendiren, stratejik kararlar alan ve denetim işini gerçekleştiren profesyonel kişidir.
- Bürolarda başarı veya başarısızlığın temelinde yöneticilerin olduğu görüşü ağırlık kazanmakta ve yöneticilerin kendilerini sürekli sorgulamaları ve çağın gereklerine uygun bir şekilde geliştirmeleri zorunludur.
- 26:47Yöneticilerin Gerektirdiği Özellikler
- Yöneticilerin bulunması gereken özellikleri entelektüel, kişilik ve sosyal özellikler olmak üzere üç başlıkta toplanabilir.
- Entelektüel özellikler, çevresindeki insanları etkileme, onlara yol gösterme, strateji politikalarını ve düşüncelerini kabul ettirerek onları yönlendirme becerisi sağlamaktadır.
- Kişilik özelliklerinde duygularına hakim olmak, ani değişimlere uyum sağlamak, yaptığı işlere özen göstermek, girişimci olmak gibi özellikler önemlidir.
- 28:48Bürolar Yöneticilerinin Gerektirdiği Beceriler
- Bürolar yöneticisi, yönetim süreci kapsamında bürolar faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, koordine eden, çalışanlara yönelten ve faaliyetleri denetleyen orta ve alt kademe yöneticisidir.
- Bürolar hizmetlerinin sağlıklı yürütülmesi için yöneticilerin kavramsal beceri, analitik beceri, teknik beceri, iletişim becerisi, sosyal ilişkiler becerisi, karar verme becerisi, bilgisayar becerisi ve yönetsel beceri gibi temel becerilere sahip olması gerekir.
- 29:21Kavramsal Beceri ve Analitik Beceri
- Kavramsal beceri, bürolarda beşeri ve fiziki faaliyetleri bir bütün olarak algılayabilme, hizmetlere ilişkin duygu ve düşünceleri pozitif etkileme ve hizmet verimliliğini artırmayı amaçlayan beceridir.
- Analitik beceri, bürolar ile ilgili faaliyetleri belirleme, faaliyetler arasındaki ilişkileri ortaya koyabilme, değişen durum ve şartlara göre uygun hareket etme ve çözüm üretebilme yeteneğidir.
- 31:23Teknik Beceri ve İletişim Becerisi
- Teknik beceri, günlük faaliyetlerde karşılaşılabilecek teknik problemleri çözebilme becerisidir ve yöneticilerin yeterli teknik altyapıya sahip olması gerekir.
- İletişim becerisi, bürolarda faaliyetlerin ilişkiler temeline bağlı olarak sürdürülmesi ve çalışanların motive edilmesinde önemli rol oynamaktadır.
- 33:38Sosyal İlişkiler Beceri ve Karar Verme Becerisi
- Sosyal ilişkiler becerisi, diğerlerinin duygu ve hislerini tanıma, davranış sonuçlarını tahmin etme ve kendi davranışlarını daha yararlı hale getirme becerisidir.
- Karar verme becerisi, çeşitli seçenekler arasından en uygun seçeneğin seçilmesidir ve üst kademe yöneticilerin stratejik kararları alması için önemlidir.
- 35:36Bilgisayar Beceri ve Yönetsel Beceri
- Bilgisayar becerisi, bürolar hizmetlerinin etkin bir şekilde yürütülmesinde bilgisayar ve bilgisayar tabanlı programların rolüne sahiptir ve yöneticilerin veri sistemlerini kullanma becerilerini geliştirmeleri gerekir.
- Yönetsel beceri, yöneticinin işinde üstün performans göstermesi veya insanları ve süreçleri yönetmede yöneticiye profesyonelliği sağlayan bilgi, beceri, yetenek ve deneyimlerdir.
- 37:53Bürolarda Uzmanlar ve Sekreterler
- Uzmanlar belirli bir konuda bilgi, görgü, deneyim ve tecrübe sahibi olan kişilerdir ve bürolarda kurmay tipi çalışanlardır.
- Sekreter, bürolar yönetimi, yazışma, evrak, ikram ve protokol işlemlerini yürüten, iletişimi sağlayan, toplantı ve seyahat organizasyonu ile dosyalama ve arşiv düzenlemesini yapabilen nitelikli kişidir.
- 40:19Yönetici Sekreterlerden Beklenen Özellikler
- Yönetici sekreterlerden patron, yöneticiler, çalışma arkadaşları ve müşteriler ile iletişim ve ilişkileri yürütebilme, dürüst ve güvenilir olma ve sadakat duygusunun yüksek olması beklenir.
- Yönetici sekreterlerden aktif dinleme becerisine sahip olma, sorumluluk sahibi olma, problemler karşısında aktif davranma ve zaman sıkışık olduğunda soğukkanlılığını koruma becerisi beklenir.
- 41:44Büromemurlar ve Çalışanların Görevleri
- Büromemurlar veya çalışanlar, kendilerine atanan işleri yürütmekle görevlendirilmiş kişidirler.
- Büromemurlar yazışmaları yürütmek, dosyaları arşivlemek ve gelen-giden evrak takibi yapmak gibi görevlerden sorumludur.
- 42:08Büromemurlar İçin Gerekli Beceriler
- Büromemurlar etkin iletişim kurma becerisine sahip olmalı ve bürokratik-diplomatik dil kullanabilmelidir.
- Türkçe'nin tüm zenginlikleriyle iyi bilmeli, dilbilgisi ve imla kurallarına uymalıdır.
- Mesleki durumlarına uygun konuşma ve davranışlar sergilemeli, yazışma kurallarını bilmeli ve iyi bir dosyalama-arşivleme sistemi geliştirmelidir.
- Ofis programlarını kullanabilme yeteneğine sahip olmalı, özgüvenli, sorumluluk alabilen ve inisiyatifli olmalıdır.
- En az bir yabancı dil bilmeli ve temel muhasebe-finansman işlemleri yapabilme yeteneğine sahip olmalıdır.
- 44:11Diğer Çalışanlar ve Yönetici Sekreteri
- Diğer çalışanlar, büronun temizliği, bakımı, onarımı ve ulaşımı gibi destek görevlerini üstlenen kişilere denir.
- Yönetici sekreteri, Milli Eğitim Bakanlığı'nın mesleki eğitim ve öğretim sisteminin güçlendirilmesi projesi kapsamında hazırlanmıştır.
- 44:43Yönetici Sekreterinin Görevleri
- Büromemurlar büro yönetimi işlemlerini yürütmeli, işleri programlamalı, iş dağılımını yapmalı ve yöneticinin günlük çalışma programını belirlemelidir.
- Gelen-giden evrak takibini yapmalı, evrakları sınıflandırıp kaydetmeli ve büro içi evrak akışını sağlamalıdır.
- Fihrist hazırlayıp güncelleştirmeli, telefon görüşmelerinin yapılmasını sağlamalı, randevu ayarlamalı ve misafirleri karşılamalıdır.
- Rutin yazışmalar yapmalı, doküman taslağını hazırlayıp yazmalı ve onaylamalıdır.
- Dosyalama sistemini kurmalı, dosyaları güncellemeli ve dökümanları dosyalamalıdır.
- Toplantıları organize etmeli, toplantı gündemi hazırlayıp tutanaklarını hazırlamalıdır.
- Seyahat organizasyonları yapmalı, ulaşım ve konaklama rezervasyonu yapmalı ve ilgili kişileri bilgilendirmelidir.
- Mesleki gelişmeleri sağlamak için çalışanlara eğitim vermelidir.