KBS (Kimlik Bildirim Sistemi) kullanmak için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. İşletmenin sisteme kaydı. 2. Misafir bilgilerinin alınması. 3. Bilgilerin sisteme iletilmesi. 4. Güvenlik birimleri tarafından kontrol. 5. Verilerin saklanması. 6. Misafir çıkış bilgilerinin işlenmesi. KBS sistemine giriş ve kullanım için, işletmeye özel kullanıcı adı ve şifre gereklidir; bu bilgiler, sisteme kayıt yaptırırken veya ilgili güvenlik birimlerinden alınır. Ayrıca, KBS ile entegre bir PMS (otel kayıt sistemi) kullanmak, süreci otomatikleştirir ve kolaylaştırır.