Resmi yazılarda imza, belgenin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak yazılır. İmza atarken dikkat edilmesi gerekenler: 1. Ad ve Soyadı: İmzayı atan kişinin adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. 2. Unvan: Ad ve soyadının altına, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. 3. İmza Yeri: İmza, ad ve soyadının üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar.