Ön ödeme muhasebe kaydı, ön ödeme işleminin gerçekleştirildiği anda yapılır. Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Ön ödeme muhasebe kaydı, genellikle Ön Ödeme Tahsilat İşlemleri ekranı üzerinden yapılır ve bu işlem, ön ödeme kaydının oluşturulduğu anda muhasebe sistemine yansıtılır. Ayrıca, ön ödeme harcamalarının mahsup edilmesi gereken süre, avanslarda bir ay, kredilerde ise üç aydır.