Buradasın
Belge Yönetimi Sisteminde Profil ve İndeks Oluşturma Eğitimi
youtube.com/watch?v=cgT8rkQFaXYYapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, belge yönetimi sisteminde profil ve indeks oluşturma konusunda adım adım bir eğitim içeriğidir.
- Video, indekslerin ve profillerin ne olduğunu açıklayarak başlıyor ve ardından yeni bir profil oluşturma sürecini gösteriyor. Örnek olarak telefon faturaları için bir profil oluşturuluyor ve bu profil için kullanıcı girişli ve sabit indeksler ekleniyor. Ayrıca, oluşturulan profilin üst klasöre nasıl ekleneceği ve belgeye nasıl atanacağı da anlatılıyor.
- Profil ve İndeks Kavramları
- İndeksler, belgeler üzerinde tanımlanan özel alanlardır ve kısaca anahtar kelimelerdir.
- Profiller, indeksler topluluğudur ve belgeyi kaydederken ne kadar çok indeks tanımlarsanız, belgeyi ararken o kadar kolay bulabilirsiniz.
- Profiller ilk belge alınırken tanımlanabileceği gibi sonradan da ayarlanabilir ve var olan profilleri kullanabilir veya kendi belgelerinize özel profil ve indeks tanımlayabilirsiniz.
- 00:28Profil Oluşturma
- Yeni bir profil oluşturmak için araçlar seçenekler profiller kısmına gelip yeni butonu ile yeni bir profil oluşturabilirsiniz.
- Profil adına örneğin "telefon faturaları" yazabilirsiniz.
- Mevcut indekslerden bir indeks seçebilir ya da yeni bir indeks oluşturabilirsiniz.
- 01:14İndeks Türleri ve Özellikleri
- En yeni indeks oluştururken kullanıcı girişli ve sabit indeks olmak üzere iki seçenek bulunur.
- Kullanıcı girişli indekste kullanıcı belirli türde bir giriş yaparken, sabit indekste kullanıcı girdiğimiz değerlerden seçim yapar.
- Atanan indekslerde "alan gerekli mi?" kısmını işaretlersek kullanıcı bu alanları boş bırakamaz.
- 02:45Profili Belgeye Atama
- Belgeler profil özelliklerini varsayılan olarak üst klasörden aldıkları için bir belgeye doğrudan bu profili atayamazsınız.
- Profili bir belgeye atamak için önce bir üst klasörün profillerine yeni profilinizi eklemelisiniz.
- Profil o belgenin profillerine eklendikten sonra, daha sonra bu profili seçerek atama yapabilirsiniz.