Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, Muhasebe Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenen harcama yönetimi sistemi eğitim serisinin bir parçasıdır. Eğitmen, 23 üniversitenin aktarım süreci devam eden bu sistemin kullanımını adım adım anlatmaktadır.
- Video, harcama yönetim sisteminin menü yapısını, temel işlevlerini ve kullanımını kapsamlı şekilde ele almaktadır. İçerikte harcama talimatı oluşturma, ödeme belgesi hazırlama, döner sermaye işlemleri, e-fatura entegrasyonu, varlık işlem fişleri ve rota tanımlama gibi konular örneklerle açıklanmaktadır. Ayrıca, farklı rollerde (gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisi, muhasebe yetkilisi) sisteme giriş yapma ve işlemleri gerçekleştirmenin nasıl yapılacağı gösterilmektedir.
- Video, izleyicilerden gelen soruların yanıtlanmasıyla devam etmekte ve KDV tevkifat ödemelerinde avans işlemleri, kontrol yöntemleri, eski faturaların görüntülenmesi, özel sektör borçları, kesinti türleri, memur maaş aktivasyonu ve avans işlemleri gibi pratik konulara değinmektedir. Eğitmen, öğleden sonra muhasebe sistemi ile ilgili bir eğitim yapılacağını belirterek videoyu sonlandırmaktadır.
- 00:11Harcama Yönetimi Sistemi Tanıtımı
- Muhasebe Genel Müdürlüğü'nün düzenlediği harcama yönetimi sistemi eğitimine hoş geldiniz mesajı veriliyor.
- Bu videolar genel müdürlüğün internet sayfasında paylaşılması planlanmaktadır.
- 23 üniversitenin aktarım süreci devam etmekte ve test ortamında ufak hatalar çıkmış, bunları çözmek için uğraşıyorlar.
- 01:39Sistem Menüleri
- Sol taraftaki menülerde harcama işlemleri, ödeme işlemleri, yolluk işlemleri ve e-fatura işlemleri bulunmaktadır.
- Harcama işlemleri kısmında harcama talimatı ile ilgili işlemler, ödeme işlemleri menüsünden ödeme emri belgesi ile ilgili işlemler yapılıyor.
- Yolluk işlemleri menüsünden yollukla ilgili işlemler, e-fatura işlemlerinden e-faturanın gelen ve giden kutusu işlemleri yapılıyor.
- 02:14E-Fatura Sistemi
- Şu anda döner sermayelerin hiçbiri e-fatura kapsamında dahil değil, muhasebat genel müdürlüğünün yapmış olduğu e-fatura da dahil değil.
- Bu yıl içerisinde iki kamu idaresi e-fatura kapsamına alınacak, yıl sonuna kadar tüm döner sermaye işletmeleri e-fatura kapsamına alınacak.
- Giden kutusundaki işlemlerin iki alternatifi olacak: ya harcama yönetim sistemi üzerinden e-fatura kesilecek ya da kendi sistemler altyapı kullanılarak e-fatura kesilecek.
- 04:15Sistemdeki Diğer Özellikler
- Şu anda tedarik işlemlerini kullanmıyorsunuz, MR işlemlerinde döner sermayeleri açmadık ve iade işlemleri ile ilgili tebliğ çalışması devam ediyor.
- Teminat işlemleri ile ilgili kamu ihale kanununa göre yapılan teminatların e-teminat usulünde alınması gerekiyor, ancak şu anda döner sermayeler devre dışı.
- Taahhüt işlemleri, proje işlemleri, bütçe ve dönek işlemleri menüleri döner sermaye ilgilendirmediği için kullanılmıyor.
- 05:36Döner Sermaye Bütçe İşlemleri
- Döner sermaye bütçe işlemleri menüsünde iki türlü işlem yapılacak: normal bütçelerin oluşturulması ve onaya gönderilmesi, döner sermaye payları ile ilgili işlemler.
- Bütçe ile ilgili işlemlerin büyük bir kısmı bitti, test aşamasında ve ufak tefek istenen birkaç şey var.
- Şu anda sadece döner sermaye payı işlemleri aktif olarak kullanılmakta.
- 06:22E-Belge İşlemleri
- E-belge işlemlerinde en çok yapılacak işlem varlık işlem fişleri, TKYS'de kesilen satın alma yoluyla yapılan varlık işlemcileri harcama yönetim sistemine düşmekte.
- Üniversite hastaneleri ve diş hastaneleri TKYS kullananlar bu sistemi kullanmak zorunda, kullanmıyorsa kullanma zorunluluğu bulunmamakta.
- TKYS'den düşürmesi gerekiyor, aksi takdirde ödeme belgesinde 153-255 grubu hesaplar gelmeyecektir ve muhasebe kayıtları hatalı oluşacaktır.
- 08:44Harcama İşlemleri ve Rota Sistemi
- Harcama işlemlerinde sorgulama ekranı bulunmakta ve buradan fatura ve benzeri işlemler sorgulanabilir.
- Rota tanımlamaları, harcama yetkililerinin hangi evrakları imzalayacağını belirlemek için kullanılır.
- Rota haricindeki kişiler evrakları görmüyor, bu sistem vergi kimlik numarası üzerine kurulu bir sistemdir.
- 11:27Ödeme İşlemlerinde Ödenek Kontrolü
- Ödeme yaparken öncelikle bütçe tertiplerine bakarak ne kadar ödeneğin olduğunu kontrol etmek ve harcama talimatı oluşturmak gerekiyor.
- Anayasa Mahkemesi kararı gereği ve döner sermaye kuralları gereği, hiçbir tertipte veya ödeme kaleminde ödenek olmadan harcama yapılamaz.
- Ödeme belgesi muhasebeye ulaştırılabilmesi için mutlaka ödeneğin olması gerekiyor, aksi takdirde harcama talimatı oluşturulabilir ancak ödeme belgesi muhasebeye ulaştırılamaz.
- 13:04Ekonomik Kod ve Ödeme Kalemi Seçimi
- Tertiplere bakıp son dört hanedeki ekonomik koduna bakarak hangi tür harcamalar yapılabileceğini kontrol etmek gerekiyor.
- Ödeme kalemi türü işlemleri menüsünden ekonomik kodu sorgulayarak hangi ödeme kalemlerinin kullanılabileceğini görebilirsiniz.
- Doğru harcama türü ve harcama alt ürünü seçilmezse, ödeme emri belgesinde beklenen ekonomik kod gelmez.
- 16:21Ödeme Türü ve Alt Türü Seçimi
- Ödeme türü ve alt türleri alanında ödeme türü "mal ve hizmet alımı" ve ödeme alt türü "mal alımı" olmak zorunda.
- Diğer mal alımı veya diğer hizmet alımı seçilirse, ödeme belgesi safhasında hata alınır.
- Varlık işlem fişi ile ilgili ilişkili hesap kodlarının doğru çalışması için ödeme türü ve alt türü mutlaka "mal ve hizmet alımı" ve "mal alımı" olmalıdır.
- 17:56Harcama Talimatı Oluşturma
- Harcama işlemleri menüsünden harcama ekle butonuna basıp ödeme kaynağı türünü seçmek gerekiyor.
- Harcama türü "mal ve hizmet alımı", harcama alt türü "mal alımı" seçilmeli.
- Program türü, alt program türü ve faaliyet alt faaliyeti döner sermaye işletmelerinde tek tekil olarak tanımlanmalıdır.
- 19:37Ödeme İşlemleri ve Maliyet Hesap Cetveli
- Ön ödeme verilme durumu seçilebilir ve ön ödeme verecek kişi kurum eklenebilir.
- İban eklenirken TC kimlik numarası otomatik olarak kaydedilir.
- Yaklaşık maliyet hesap cetveli manuel olarak eklenebilir veya Excel şablonu indirilerek doldurulup yüklenebilir.
- 22:05Harcama Talimatına Ek Bilgiler
- Harcama bilgileri (adet, birim, tutar) ve hukuki dayanamaz (kanun numarası) belirtilmelidir.
- Harcama yaparak görevli kişiler TC kimlik numarası veya vergi kimlik numarası ile eklenebilir.
- Harcama talimatına eklenen belgeler muhasebede gözükmez.
- 24:51Harcama Talimatı Oluşturma
- Harcama ekle butonu, vergi kimlik numaralarının gözükmediği için pasif durumdadır.
- Harcama talimatı oluştururken isim olmadığından dolayı doğrulama hatası alınabilir.
- Harcama talimatı oluşturulduktan sonra, görüntüleme yetkisi tanımlı kişiler tarafından görülebilir.
- 27:19Harcama Talimatı Onay Süreci
- Harcama talimatı oluşturulduktan sonra gerçekleştirme görevlisi onaylaması gerekmektedir.
- Gerçekleştirme görevlisi onayladıktan sonra harcama yetkilisi onayına gönderilmelidir.
- Harcama yetkilisi onayladıktan sonra ödeme emri belgesi veya harcama talimatı ile ödeme belgeleri bağlanabilir.
- 29:29Harcama Talimatı Yönetimi
- Her işlem için yeni bir harcama talimatı almak gerekmez, özellikle ihale ile ilgili tüm ödeme belgeleri tek bir harcama talimatına bağlanmalıdır.
- Harcama talimatı, bir klasör gibi düşünülebilir ve her ödeme bu talimatın üzerine konulmalıdır.
- Harcama talimatı oluşturulduktan sonra ödeme talebi oluşturulabilir.
- 31:34Varlık İşlem Fişi ve Taslak Ödeme Belgesi
- Harcama talimatı oluşturulduğunda varlık işlem fişi ile ilişkilendirilebilir.
- Varlık işlem fişi ile harcama talimatı ilişkilendirilmezse, ödeme talebi oluşturulduğunda varlık işlem fişi görünmez.
- Taslak ödeme belgesi oluşturulabilir ve sadece rakamlara girerek işlemler tamamlanabilir.
- 33:45Ödeme İşlemleri
- Ödeme işlemlerinde bütçe tertipleri en çok kullanılan alanlardan biridir.
- Hak sahibi işlemlerinde yerli ve yabancı kısmı vardır, yerli kısmına IBAN eklenmez.
- Ödeme talebi işlemlerinde ilişkili kayıt türü olarak harcama, emanet ve iade, döner sermaye başlıkları bulunmaktadır.
- 36:16Döner Sermaye İşlemleri
- Döner sermaye payları ile ilgili işlemler döner sermaye bütçe işlemlerinden yapılmalı ve sorgulama işlemi döner sermaye seçeneğinden yapılmalıdır.
- Harcama talimatı ile yapılan işlemler harcama kısmından sorgulanmalıdır, aksi takdirde döner sermaye payları ile ilgili işlemler görünmeyecektir.
- 37:13Ödeme Oluşturma İşlemi
- Ödeme türü, vergi kimlik numarası sorunsalından dolayı seçilmediğinde "mal ve hizmet alımı kesin ödeme" olarak otomatik olarak gelir.
- Ödeme yöntemi olarak "özel banka üzerinden hesap ödeme" seçilmelidir, personel borçları ödemeleri için "personel borçları" seçilmelidir.
- Döviz ödemesi yapılacaksa, muhasebe yetkilisi IBAN ve para birimini belirler; TL cinsinden ödeme yapılacaksa 103 hesap, döviz cinsinden ödeme yapılacaksa 106 hesap çalışır.
- 39:16Ödeme Açıklaması ve Detayları
- Ödeme emri belgesi açıklamalarına giren bilgiler raporlama ve denetim amacıyla kullanıldığından detaylı yazılmalıdır.
- Ödeme detayında varlık işlem fişi ile ilişkilendirildiğinde, fişteki hesap kodu otomatik olarak gelir.
- Üniversite hastaneleri ve diş hekimliği fakülteleri istisna kapsamında, metal ürünleri varlık işlemi peşinden ilişkilendirmemiş olsalar bile ödeme kalemi türü gelir.
- 42:30Bütçe İşlemleri ve Elektronik İmza
- Bütçe tertiplerinde yeterli ödenek yoksa ödenek aktarımı işlemleri döner sermaye bütçe işlemlerinden yapılmalıdır.
- Harcama talimatları artık manuel alınmamalı ve ıslak imzalı olmamalıdır, elektronik imzalı olması gerekmektedir.
- Harcama belgeleri yönetmeliğine göre harcama talimatı, ödeme belgesi ve varlık işlem fişi elektronik imza kapsamına alınmıştır.
- 45:51Harcama Talimatı ve Ödeme Belgesi
- Harcama talimatı artık sistemden olmak zorundadır, manuel alınan harcama talimatı geçerli bir belge değildir.
- Harcama yönetim sisteminde yapılan iş ve işlemler her gece Sayıştay serverına aktarılır.
- Harcama talimatında ekonomik kod belirlenmelidir, örneğin metal ürünler için 150-12,6 hesap kodu kullanılır.
- 48:22Harcama Talimatı Güncelleme İşlemleri
- Ödeme talebi oluşturulduktan sonra iptal edilerek harcama talimatı güncellenebilir.
- Harcama talimatı oluşturulduktan sonra varlık işlem fişi ile ilişkilendirildiği için, EBE işlemlerinden varlık işlem fişinin bağlantısı koparılmalıdır.
- Harcama yetkilisi rolüyle sisteme giriş yapılarak onay kaldırılıp, harcama gerçekleşme görevine iade edilmelidir.
- 51:00Harcama Talimatı Güncelleme ve Ödeme Talebi Oluşturma
- Harcama talimatı güncellendikten sonra bütçe tertipleri seçilmelidir.
- Avans ödemesi yapılacaksa "ön ödeme" seçeneği kullanılarak ilgili alanlar doldurulmalıdır.
- Elektronik ödeme sisteminde, TC kimlik/vergi kimlik numarası ile IBAN'ın birebir uyuşması gerekmektedir, aksi takdirde ödeme gerçekleşmez.
- 55:18Ödeme Talebi ve Ödeme Emri Oluşturma
- Harcama talimatı işlemlerinden ilgili harcama bulunup, ödeme talebi oluşturulmalıdır.
- Ödeme talebi oluşturulduktan sonra ödeme emri belgesi oluşturulmalıdır.
- Ödeme detay kısmında, harcama talimatında seçilen bütçe tertipleri otomatik olarak gelir ve deprem harcaması durumu seçilmelidir.
- 57:26Mahsup Edilen Tutar ve Kesinti İşlemleri
- Mahsup edilen tutar alanında, avans verilmişse ilgili avanslar sıralanır ve kapatılacak tutar girilmelidir.
- Kesinti eklemek için kesinti tutarı ve ödeme kalemi sırası seçilmelidir.
- Bütünleşik sisteminde merkezden sadece muhasebe yetkilisi rolü tanımlanır, diğer roller işletmede tanımlanır.
- 1:01:52Gerçek Kişilere Borçlar ve Fatura Bilgileri
- Gerçek kişilere borçlar seçildiğinde fatura alanında kırmızı bir alan bulunur ve bu alan zorunlu hale getirilmiştir.
- Kızılay, Sosyal Güvenlik Kurumu gibi gerçek kişilere borçların hastanede fatura bazlı takip edildiği için bu bilgilerin mutlaka girilmesi gerekmektedir.
- Fatura tarihi en fazla iki ay geriye dönük girilebilir, ancak bu süre genel müdürün talimatıyla iki aya düşürülecektir.
- 1:03:33Fatura Detayları ve Kesintiler
- Vade başlangıç tarihi fatura tarihinden otomatik olarak gelir, vade bitiş tarihi ise belirlenen gün sayısına göre girilir.
- Fatura tipi (ilaç, kit alımı, tıbbi malzeme vb.) doğru şekilde girilmelidir.
- Kesintiler (önceki ödeme, vergi, KDV tevkifatı vb.) ayrı ayrı eklenmelidir ve ödeme kalemi sıra numarası belirlenmelidir.
- 1:05:41SGK Kesintileri ve Ödeme Ekleri
- SGK ile ilgili kesinti yapılacaksa, SGK işyeri sicil numarasının 12 veya 26 haneli olması zorunludur.
- Ödeme eklerinde harcama talimatı, ödeme emri belgesi ve varlık işlem fişi yapısal dosya formatında eklenmelidir.
- Yapısal dosya formatında olmayan belgeler taratılıp eklenmemelidir, aksi takdirde muhasebe tarafından iade edilmesi gerekir.
- 1:09:19Ödeme Belgeleri ve Sorgulama
- Vergi borcu sorgulama alanı yakın zamanda elektronik olarak kapsamlı olacak şekilde geliştirilecektir.
- Vergi borcu sorgulamak için muhasebe işlemlerinde ödeme işlemleri kısmından dilekçe işlemleri seçilmelidir.
- TC kimlik numarası veya vergi kimlik numarası girilerek vergi dairesine sorgulama yapılabilir ve cevap PDF olarak alınabilir.
- 1:12:19Ödeme Belgesi Onayı ve Harcama Yetkisi
- Ödeme belgesi oluşturulduktan sonra "gerçekleştirme giresun oyuna gönder" seçeneği ile onaylanır.
- Harcama yetkisi seçildikten sonra e-posta gönderme seçeneği aktif edilirse, harcama yetkilisine bilgilendirme maili gönderilir.
- Harcama yetkilisi sisteme giriş yapıp elektronik imzayla onaylaması gerekir, ancak büyük dosyalar için istisna tanımlanabilir.
- 1:14:39Harcama Talimatı ve Ödeme Emri Belgesi
- Elektronik mobil imzalı onaylı ve muhasebeye gönder seçenekleri bulunmaktadır.
- Harcama yetkilisinin sisteme giriş yaparak onaylaması gerekmektedir.
- Elektronik imza olmadan işlem tamamlanamamaktadır.
- 1:16:22KDV Tevkifat Ödemeleri
- KDV tevkifat ödemelerinde avans kişi çıkıyorsa, fatura kimin üzerine ise onun adına ödeme belgesi oluşturulabilir.
- Avans'ın kalan kısmı harcama yönetim sisteminde mahsup edilmez, emanet olarak alınır.
- Emanetler KDV tevkifatı ile ilgili firmadan oluşacak ve muhasebe tarafı bunu mahsup işlemini yapabilir.
- 1:17:30Kontrol Yöntemleri
- Sistemde merkez harcama birimi olarak sistemsel olarak bir işletme belirlenir.
- Muhasebe yetkisi röportör rolü verirse tüm işlemler konsolide olarak alınabilir.
- Yönetim bilgi sistemi (YBS) strateji kullanıcısı rolü verilirse YBS'den konsolide rapor alınabilir.
- 1:18:46Sistem Kullanımı ve Sorunlar
- Zorunlu alanların doldurulması için kırmızı renk kullanılır ve kaydet butonu aktif hale gelir.
- Sisteme geçmeden önce bir hafta bilgi verilir ve üç aylık süre genellikle karşılanır.
- Özel sektör kişilere borçlar fatura butonu çıkmıyorsa, kesinti türü "diğer" seçilmelidir.
- 1:20:23KDV Tevkifatı ve Raporlama
- KDV tevkifatı, damga vergisi ve stopajlarla ilgili Excel formatında bir rapor üretilmektedir.
- Fatura butonu çıkmıyorsa, kesinti türü seçilmeli ve fatura detayları girilmelidir.
- Kesinti tutarı girildikten sonra güncelleme yapıldığında kesinti yapılabilecek hale gelir.
- 1:22:59Memur Maaş Aktivasyonu ve Entegrasyon
- Memur maaş aktivasyonu için tanımlamalar yapılmıştır.
- Sisteme giriş veya maaş modülü kullanırken problem yaşanıyorsa KBS destek hattından çağrı açılabilir.
- TKS kullanıyorsanız entegrasyon zaten var, kendi sistem kullanmak istiyorsanız web servisleri hazır.
- 1:24:26Avans Mahsup Etme
- Avans artı durumunda ödeme emri detay kısmında "avans mahsup edilen tutar" alanı kullanılır.
- Sistemde kayıtlı daha önceden ödenmiş avanslar listelenir ve mahsup edilecek tutar seçilir.
- Avans tahsilatı için ön ödeme tahsilat işlemleri kısmından TC kimlik numarası veya vergi kimlik numarası sorgulanır ve bankaya yatırılan tarih girilerek işlem tamamlanır.