Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, resmi yazışmalarda kullanılan gizlilik dereceleri ve bu belgeler için uygulanacak iş ve işlemler hakkında bilgi veren bir eğitim içeriğidir.
- Video, hizmete özel, özel gizli ve çok gizli olmak üzere dört gizlilik derecesini detaylı olarak açıklamaktadır. Her gizlilik derecesi için belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi ve alınması süreçleri elektronik ve fiziksel ortamlarda nasıl gerçekleştirileceği anlatılmaktadır. Özellikle çok gizli belgeler için kontrollü evrak bürosu oluşturma, yetki kartı hazırlama ve belgelerin saklanması konularında detaylı bilgiler verilmektedir. Video sonunda, bu konudaki detaylı bilgiye Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe İlişkin Kılavuzdan ulaşılacağı belirtilmektedir.
- 00:07Gizlilik Dereceleri ve İşlemler
- Gizlilik derecesi taşıması gereken resmi yazılarda kullanılacak gizlilik dereceleri ve bu belgeler için uygulanacak iş ve işlemler ele alınacaktır.
- Hizmete özel gizlilik derecesi bulunan belgelerin işlemleri elektronik ortamda, özel ve üstü gizlilik dereceli belgelerin işlemleri ise fiziksel ortamda gerçekleştirilmelidir.
- Belgenin imzacısı olan yetkili makam, belgeye ait gizlilik derecesinin belirlenmesinden sorumludur.
- 01:28Gizlilik Dereceleri ve Kullanım Kuralları
- Hizmete özel, özel gizli ve çok gizli olmak üzere dört gizlilik derecesi bulunmaktadır.
- Tasdik dışı bir gizlilik derecesi değildir, bu nedenle belgede gizlilik derecesi bulunmadığında "tasdik dışı" ifadesinin yazımına gerek yoktur.
- Hizmete özel gizlilik derecesi bulunan belgelerin işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilmesi zorunludur.
- 02:37Özel ve Gizli Belgelerin Yönetimi
- Özel ve gizli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi ve alınması fiziksel ortamda gerçekleştirilmelidir.
- Bu belgeler için elektronik ortamda sadece belgeye sayı alma süreci yürütülebilir.
- Özel ve gizli belgeler gerekli güvenlik önlemlerinin alındığı, internet bağlantısı olmayan cihazlar üzerinde hazırlanmalı ve sayı alanında "Z" ibaresi yer almalıdır.
- 03:21Özel ve Gizli Belgelerin Gönderimi ve Teslimi
- Özel ve gizli belgeler çift zarf yapılarak gönderilmelidir, iç zarf yüzeyinin üst ve alt köşesine gizlilik derecesi kırmızı renkli kaşe veya stampa ile yazılmalıdır.
- Belge mümkün olduğunca elden teslim edilmeli, farklı şehirlere yapılacak gönderimlerde PTT tercih edilmelidir.
- Muhatap idareye gelen belge yetkilendirilmiş görevlilerce teslim alınmalı ve zarfı açılmadan kayıt işlemi gerçekleştirilmelidir.
- 04:29Çok Gizli Belgelerin Yönetimi
- Çok gizli gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, takibi, muhatabına iletilmesi, saklanması, gizlilik derecesinin düşürülmesi ve imha edilmesi en üst düzeyde önem gösterilmesi gereken süreçlerdir.
- Bu derecedeki yazışmaları yapan idarelerde kontrollü evrak bürosu oluşturulmalı ve sorumluluğu en üst yöneticinin uygun göreceği bir yöneticiye verilmelidir.
- Çok gizli belgeyi muhatabı iletecek görevliler için yetki kartı ve teslim alanlar içinde tanıtma kartı hazırlanmalıdır.
- 05:25Çok Gizli Belgelerin Hazırlanması ve Takibi
- Çok gizli kontrollü evrak, yüksek güvenlik önlemlerinin alındığı ve internet bağlantısı olmayan cihazlar üzerinde hazırlanmalıdır.
- Hazırlanan belge için kontrollü evrak bürosu en az üç nüsha sent hazırlamalıdır ve bu nüshalar hazırlayan birim, muhatap idare ve kontrollü evrak bürosunda kalmalıdır.
- Çok gizli belgenin idari içerisindeki hareketleri muhakkak kontrollü evrak bürosuna bildirilmeli ve kayıt güncellenmelidir.
- 07:18Çok Gizli Belgelerin Saklanması
- Çok gizli belgeler özel dolaplarda ve odalarda saklanmalı ve erişebilenlerin kaydı tutulmalıdır.
- Çok gizli belgeler hiçbir şekilde muhafaza edildiği idare dışına çıkarılmamalıdır.
- Bu konuda detaylı bilgiye resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar hakkında yönetmeliğe ilişkin kılavuzdan ulaşılabilir.