Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, bir konuşmacı tarafından sunulan proje yönetimi konusunda eğitim içeriğidir.
- Video, proje izleme ve kontrol süreçlerini detaylı şekilde ele almaktadır. İlk olarak proje izleme ve kontrolün ne olduğu, girdileri ve çıktıları açıklanmakta, ardından proje kontrolünün üç temel aşaması (önleme, tespit etme ve eylem) anlatılmaktadır. İkinci bölümde ise kazanılmış değer yönetimi tekniği, maliyet kontrolü, planlanmış değer, gerçekleşen maliyet ve kazanılmış değer kavramları örneklerle gösterilmektedir.
- Videoda ayrıca maliyet performans indeksi ve çizelge performans indeksi hesaplamaları yapılmakta, kazanılmış değer şeması tanıtılmaktadır. Konuyla ilgili daha ayrıntılı bilginin proje yönetimi ders kitabının yedinci ünitesinde yer aldığı belirtilmektedir.
- 00:10Proje İzleme ve Kontrolün Önemi
- Proje ne kadar iyi planlanırsa planlansın, çeşitli nedenlerden dolayı proje adımlarında sapmalar meydana gelebilir.
- Kontrol işlemleri, proje yöneticisinin olumsuzlukları çabuk tespit etmesine ve gerekli planları çabucak gerçekleştirilmesine olanak verir.
- Proje büyüklüğüne bakılmaksızın etkin bir maliyet kontrol sistemi geliştirilmesi önemlidir ve faaliyetler devam ederken maliyetler izlenmeli, gerektiğinde düzeltici önlemler alınmalıdır.
- 01:44Proje İzleme ve Kontrolün Tanımı
- Projenin izlenmesi, proje yöneticisi veya paydaşlarını ilgilendiren proje performansına ilişkin bilgilerin derlenmesi, kaydedilmesi ve raporlanması işlemlerini içerir.
- Projenin kontrolü ise izlenen faaliyetlerden elde edilen verilerin planlanan performansla gerçekleşen performans arasındaki farkın belirlenmesi işlemini içerir.
- Projenin izlenmesi ve kontrolü sürecinin girdileri proje yönetimi performans raporları, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıklarıdır.
- 02:29Proje İzleme ve Kontrol Süreci
- Proje izleme ve kontrol grubunda projenin izlenmesi, tahmin edilen çıktılarla gerçekleşen çıktıların karşılaştırılması, projeden sapmaların belirlenmesi ve bu sapmaların etkilerinin analizi ile çeşitli düzeltmelerin yapılması faaliyetleri yer almaktadır.
- Proje planında yer alan proje amaçlarına ulaşabilmek için projenin kapsam, maliyet ve zaman unsurlarının kontrol altında tutulması gereken özel niteliklerinin dikkatli bir biçimde belirlenmesi gereklidir.
- Gant şeması, projenin hangi aşamasında hangi faaliyetin yürütülüyor olması gerektiğini gösterdiğinden gerçek zamanlı faaliyetlerle karşılaştırma olanağı verir ve projenin izleme ve kontrol aşamasında faydalı olan en temel araçlarından biridir.
- 03:23Proje İzleme ve Kontrolde Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Proje planının sürekli izlenmesi ve güncellenmesi projenin başarısında büyük önem taşır; yeni bilgiler, bütçe kısıtlamaları ya da ürünler üzerinde meydana gelen değişimler proje planına yenilenmiş halleriyle eklenir.
- Edinilen tüm bilgilerin belgelere dökülerek paydaşlara ulaştırılması projenin başarısını artırır; hazırlanan belgelerde tutarlılıkla güvenilirliğe dikkat edilmeli ve belgeler projede yer alan tüm birim veya kişilerin anlayacağı seviyede hazırlanmalıdır.
- Projenin büyüklük ve karmaşıklığına bakılmaksızın o ana kadar tamamlanan iş miktarı, kalitesi, maliyetlerin ve harcamaların durumu gibi unsurlar proje yöneticisinin izlemesi ve kontrolü altında tutması beklenen unsurlar arasındadır.
- 04:12Proje İzleme ve Kontrolde Yapılan Hatalar
- Projede gerekli unsurların izlenmesi yerine izlemesi kolay unsurların seçimi, sonuçlar yerine faaliyetin kendisinin izlenmesi, çıktıları görebilmek için girdilerin izlenmesi ve projenin bir aşamasından diğer aşamasına geçildiğinde değişmeyen unsurların izlenmesi gibi hatalar yapılabilir.
- Proje yönetimi planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak üzere projenin ilerlemesini izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir.
- Kontrol ise düzeltici ya da önleyici eylemleri belirlemeyi ve gerçekleştirilen eylemlerin performans sorununu çözüp çözmediğini belirlemek üzere eylem planlarının izlenmesini ya da yeniden yapılanmasını içerir.
- 05:00Proje Kontrolünün Temel Eylemleri
- İyi bir proje yöneticisi, proje kontrolünün ne olduğunu tam olarak kavrayabilmek için önleme, tespit etme ve eylem olmak üzere üç eylem üzerinde durmalıdır.
- Önleme, projenin istenildiği biçimde ilerleyebilmesini sağlamak için proje planından olası sapmaların ortaya çıkmasının engellenmesidir.
- Tespit etme, projede gerçekleşebilecek olası sapmaları engellemeye yarayan bir erken uyarı sistemidir; eylem ise tespit aşamasıyla birlikte ilerleyen bir unsurdur.
- 05:45Maliyet Kontrolü
- Maliyetlerin kontrol altında tutulması ve bütçenin aşılmaması proje yöneticisinin her zaman titizlikle üzerinde durması gereken bir husustur.
- Etkin bir maliyet yönetim sisteminde maliyet tahmin, maliyet muhasebesi, proje nakit akışı, proje paydaşları, nakit akışı, direkt işgücü maliyeti, cezalar, kar paylaşımı ve benzeri unsurların yer alması beklenir.
- Proje maliyet kontrolü için çeşitli tekniklere başvurulur; bunlar arasında önemli bir yere sahip olan teknik kazanılmış değer yönetimi olarak adlandırılır.
- 06:22Kazanılmış Değer Yönetimi
- Kazanılmış değer yönetimi, yaygın biçimde kullanılan bir performans ölçüm tekniğidir ve projenin kapsamı, maliyeti ve zaman çizelgesi ölçümlerini bütünleştirerek proje yönetim ekibinin proje performansını ve ilerlemesini değerlendirmesine ve ölçmesine yardımcı olan grafiksel bir araçtır.
- Kazanılmış değer yönetimi, proje yöneticisinin karşılaştığı üç ana unsuru geliştirmesine ve izlemesine olanak verir: planlanmış değer (tahsis edilen onaylanmış bütçe), gerçekleşen maliyet (katlanılan toplam maliyet) ve kazanılmış değer (tahsis edilen bütçe çerçevesinde ifade edilen değer).
- Kazanılmış değer çoğunlukla projenin tamamlanma miktarını yüzde olarak ifade etmekte kullanılır.
- 07:22Kazanılmış Değer Şeması
- Kazanılmış değer şemasında temel çizgi planlanmış değeri temsil eder, yatay eksende projenin süresine uygun olacak bir zaman değişkeni yer alır ve düşey ekseninde ise proje süresi ilerledikçe projedeki ilerleme miktarını gösteren ilerleme bulunur.
- İlerleme değerleri parasal değerlere olduğu kadar günlük saatlik kişi sayısına göre de hazırlanabilir.
- Temel çizgi bir referans noktası olarak ele alınır ve proje yöneticisi, temel çizgi yardımıyla kontrol noktasına kadar gerçekleşen ilerlemeyle planlanan ilerleme miktarını karşılaştırma olanağına kavuşur.
- 08:04Sapma Değerleri ve Performans İndeksleri
- Kazanılmış değer şeması, yöneticiye karşılaştırma yaparken projenin ilerlemesine ilişkin iki farklı bilgiyi elde etmesinde yardımcı olacaktır: planlanan projeden sapma miktarları (çizelge sapması ve maliyet sapması).
- Maliyet sapması, kazanılmış değerden gerçekleşen maliyetin çıkarılması ile elde edilir; çizelge sapması ise kazanılmış değer ile planlanmış değer arasındaki farka eşittir.
- Performans etkinliğini kazanılmış değer oranı olarak hesaplayabilmek için maliyet performans indeksi (kazanılmış değerin gerçekleşen değere bölünmesi) ve çizelge performans indeksi (kazanılmış değerin planlanmış değere bölünmesi) kullanılır.
- 10:29Proje Kontrolü ve Maliyet Yönetimi
- Proje kontrolü, proje yönetimi planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak için projenin ilerlemesini izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir.
- Proje kontrolünde önleme, tespit etme ve eylem olmak üzere üç temel unsur yer alır.
- Projenin maliyet kontrolü için kazanılmış değer yönetiminden yararlanılır.
- 11:08Kazanılmış Değer Yönetimi
- Kazanılmış değer yönetimi, projenin kapsamı, maliyeti ve zaman çizelgesi ölçümlerini bütünleştirerek proje yönetim ekibinin performansını değerlendirmesine yardımcı olan grafiksel bir araçtır.
- Kazanılmış değer yönetimi, planlanan projeden sapma miktarlarıyla da bilgi verir.
- Planlanan projeden sapmalar maliyet sapması ve çizelge sapması olmak üzere iki başlıkta incelenir.