Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, bir eğitimci tarafından sunulan kurumsal iletişim ve e-posta yazımı hakkında kapsamlı bir eğitim içeriğidir.
- Video, yazılı iletişim ve e-posta kullanımının gelişiminden başlayarak, e-posta yazımında kullanılan temel kavramları (From, To, Subject, Body, CC, BCC, Reply, Reply All, Forward, Attachment) açıklamaktadır. Ardından profesyonel e-posta yazımında dikkat edilmesi gereken kurallar, konu başlığı yazımı, hitap şekilleri, büyük harf kullanımı, noktalama işaretleri, kısaltmalar, ekli dosyalar ve imza oluşturma gibi konular detaylı şekilde ele alınmaktadır.
- Eğitim içeriğinde ayrıca e-posta içeriklerindeki yaygın hatalar, kısa ve öz olmanın önemi, üstlere ve eşitlere yazılan e-postalar arasındaki farklar ve e-posta göndermeden önce metni kontrol etmenin gerekliliği gibi pratik bilgiler de sunulmaktadır.
- 00:01İletişim Türleri
- İletişim sözlü ve sözsüz olarak ikiye ayrılır; sözlü iletişim yüz yüze ve telefonda yapılan görüşmelerdir.
- Sözlü olmayan iletişim ise yazılı iletişim, beden dili ve sembollerin kullanıldığı türdür.
- Teknolojinin gelişmesiyle yazılı iletişim iş ve sosyal yaşamda sık kullanılmaya başlandı.
- 00:22Yazılı İletişimin Önemi
- İş yaşamında duygu ve düşünceleri doğru aktaramadığımızda yanlış anlaşılmalar ve sorunlarla karşılaşabiliriz.
- Artık iş hayatında e-posta kullanımı daha yaygın olup, yazılı iletişim sözlü iletişime göre daha zor bir iletişim türüdür.
- İlk e-posta 1971 yılında Ray Tomlinson tarafından gönderildi.
- 01:16Yazılı İletişimin Avantajları
- Yazılı iletişim, insanın zaman ve mekandaki iletişim sınırlarını genişletmede en etkili iletişim biçimidir.
- Uzaktan haberleşme ve bilgi biriktirmede sözlü iletişime göre daha güvenilirdir.
- İş yaşamında yazı daha hızlı olması ve belgelendirilebilir olması sebebiyle önem kazandı.
- 01:49Yazılı İletişimin Olumlu Yönleri
- Yazılı iletişimin olumlu yönleri arasında mesajın tekrar okunabilmesi ve belgelerin saklanabilir olması bulunmaktadır.
- Alıcıya zaman kazandırır, göndericiye mesajı yeniden düzenlemeyi sağlar ve iletiyi doğru ulaştırır.
- Belgelerin saklanabilir olması anlaşmazlıklarda kanıt oluşturduğu için sözlü iletişimdeki sorunlar yazılı iletişimde azalır.
- 03:01Yazılı İletişimin Olumsuz Yönleri
- Geri bildirim olmaması veya geç olması sorun yaratabilir.
- Yazılı iletişimin daha fazla zaman ve çaba gerektirdiği, hazırlanması ve gözden geçirilmesi aşamaları vardır.
- İletiyi görmesini istemediğimiz kişiler tarafından görüntülenebilmesi ve beden dilinin kullanılmaması olumsuz etkileri vardır.
- 03:48E-posta Yazımında Kavramlar
- From (Kimden): İletiyi gönderenin adresi, genellikle gönderen kişiye aittir.
- To (Kime): İletinin kime veya kimlere gönderildiğini gösterir.
- Subject (Konu): İletiyi özetleyen başlıktır, genelde üç-dört kelimeyi geçmemeli ve anımsanmakta yardımcı olur.
- 04:31E-posta Yazımında Diğer Kavramlar
- Body: İletinin kendisi ve kullanıcı imzasının yer aldığı bölümdür.
- CC (Carbon Copy): Gönderilen kişiye ek olarak iletinin başka alıcılarına gönderilmesini sağlar.
- BCC (Blind Carbon Copy): Gizli alıcı olarak bilinir, bu alana yazılan alıcılar iletide görünmez.
- 05:21E-posta Yanıt ve Yönendirme
- Reply (Yanıtla): Belli bir kişiden gelen iletiyi yanıtlamak için kullanılır.
- Reply All (Tümünü Yanıtla): Gelen iletinin To ve CC kısmında yazılmış olan tüm kişilere yollanmak için kullanılır.
- Forward (Yönlendirme): Gelen bir iletinin başka bir kişiye yönlendirilmesini sağlar.
- Attachment (Ek): Yazıya ek olarak gönderilen dosyadır.
- 06:24E-posta Yazımında Konu Bölümü
- Konu bölümünde çok fazla açıklama yazmak profesyonellikten uzak olur.
- E-postaların konu bölümü kesinlikle boş bırakılmamalı, içerikle ilgili olmalıdır.
- Konu başlığı üç-dört kelimeden oluşmalı, cümle yazılmamalıdır.
- Konusuz e-postalar hem profesyonellikten uzaktır hem de virüs içerme tehlikesi taşır.
- 07:26E-posta Yazımında Diğer Kurallar
- İçeriğin bir kısmını veya tamamını düzeltmek istediğinizde konu başlığına "düzeltme" yazabilirsiniz.
- Konu yazılırken her kelimenin baş harfi büyük harfle yazılır ve sonuna "hakkında" şeklinde bilgi yer almalıdır.
- Gönderilecek ileti bir kişiyi ilgilendiriyorsa To kısmına sadece o kişi yazılmalıdır.
- E-posta gönderilecek bir kişi ve grubu ilgilendiriyorsa To kısmına sadece grubun adı yazılır.
- 08:35E-posta Yazımında Etik Kurallar
- CC'ye koyduğunuz kişi doğrudan hitap ettiğiniz kişiler değildir, sadece bilgilendirme amaçlı kullanılır.
- To ve CC'de birden fazla kişi olacaksa hiyerarşik sıraya göre yazılmalıdır.
- Aynı ünvanına sahip kişiler alfabetik sırasına göre yazılabilirler.
- Forward ederken karşı tarafın gelen iletide kimden geldiğini görmesi gerekmiyorsa adresleri silebilirsiniz.
- 09:45E-posta Yazımında Selamlama Kuralları
- E-postalar resmi ve uygun bir selamlama ile başlamalıdır (sayın yetkili, sayın ilgili, merhaba Tuğba Hanım).
- Gruba mail atılırken "merhaba arkadaşlar", "sayın ilgililer" gibi selamlamalar yapılabilir.
- Cinsiyetinden emin olmadığınız kişilere isim soyisim kullanarak hitap edebilirsiniz.
- Profesyonellikten uzak kelimelerle selamlama yapılmamalıdır (merhaba kısaltılmışı, selam kısaltılmışı gibi).
- 10:54E-posta İçeriği Kuralları
- E-postalar kısa ve öz olmalıdır, karşı tarafın zamanını değerlendirmek gerekir.
- Büyük harf kullanılmamalıdır çünkü bağırma ve kızgınlık anlamı taşır.
- Şirket dışında e-posta gönderirken çoğul ifadeler kullanılmalıdır, firmanızı temsil ettiğinizi unutmayın.
- 12:01Yazım ve Noktalama Kuralları
- Noktalama işareti kelime bitimine konur ve bir boşluk bırakılarak yeni kelime yazılır.
- E-postalarda esprili veya alaycı dil kullanılmamalıdır.
- Noktalama işaretleri peş peşe kullanılmamalıdır, çoklu soru işareti veya ünlem profesyonel olmayacaktır.
- 12:33Kısaltmalar ve Semboller
- Karşınızdaki kişinin anlamayabileceği kısaltmalar ve jargon ifadeler kullanılmamalıdır.
- Duygu ve düşünceleri ifade eden semboller (üzgün işareti, gülen yüz işareti) kullanılmamalıdır.
- "FY" kısaltması (for your information) eşitiniz ya da astlarınıza kullanmak üzere uygun düşecektir.
- 13:41Ek Dosyalar ve Sonlandırma
- E-posta eklerinde evrensel standart dosya formatları kullanılmalı, PDF formatı her bilgisayarda uygun açılacaktır.
- Gönderilen ekler düşük boyutlu olmalıdır, alıcının posta kutusu gereksiz doldurulmamalıdır.
- E-postalar bilgilerinize sunarım, rica ederim, iyi çalışmalar dilerim ifadeleri ile bitirilmelidir.
- 14:27Üstlere ve Astlara Gönderilen E-postalar
- Yöneticilere "FY" kısaltması kullanılmamalıdır, üstlere sadece "saygılarımla" ifadesiyle bitirilebilir.
- Üstlere gönderilen e-postalar "bilgilerinizi arz ederim" ifadeleriyle bitirilmelidir.
- Her e-posta iyi dilek ile sonlandırılmalıdır, "görüşmek üzere" veya "hoşça kalın" gibi ifadeler kullanılmamalıdır.
- 15:12İmza ve E-posta Gönderme
- E-postalarda imza olmalı: ad, soyad, departman, pozisyon, e-posta adresi ve telefon numarası yazılabilir.
- E-posta gönderirken önce selamlama kurallarına uyarak başlanmalı, sonra gönderme nedeni belirtilmeli.
- Konu kısmının içerikle uyumlu olması önemlidir, aciliyetli ise "önemli" veya "acil" eklenbilir.
- 16:25E-posta Yazımında Dikkat Edilmesi Gerekenler
- E-posta göndermeden önce yazılanları okumak yazım ve noktalama hatalarını ortaya çıkaracaktır.
- E-posta metnini olabildiğince kısa tutmak gerekir, uzun metinlerin okunma şansı düşük olacaktır.
- E-posta yazarken kesinlikle büyük harf kullanılmamalıdır çünkü sanal ortamda bağırmak veya kızgınlık anlamına gelir.