Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, Salih Hocaoglu tarafından sunulan Excel 751 eğitim serisinin bir parçası olan bir eğitim içeriğidir. Eğitmen, Excel'de proje takibi programı geliştirme sürecini adım adım göstermektedir.
- Video, proje yönetimi ve iş takibi yapan meslekler için Excel'de görev takibi programı oluşturma sürecini kapsamaktadır. Program, rapor sayfası, görevler sayfası, ekip sayfası ve ayarlar sayfalarından oluşmaktadır. Eğitmen, veri doğrulama, dinamik formül kullanım, koşullu biçimlendirme, grafik oluşturma ve rapor hazırlama gibi konuları detaylı şekilde anlatmaktadır.
- Eğitim içeriğinde özellikle "Görevler" sayfası için görev adı, durumu, atanmış kişi, rol, başlangıç ve bitiş tarihi gibi bilgilerin nasıl girileceği, "Ekip" sayfası için DÜŞEY ARA formülü kullanarak otomatik rol atama, "Rapor" sayfası için Gantt şeması ve durum dağılımı gibi grafiklerin nasıl oluşturulacağı gösterilmektedir. Ayrıca, Mini Calendar eklentisi kullanarak takvim üzerinden tarih seçme özelliği ve gecikmiş görevleri kırmızı renk ile vurgulamak için koşullu biçimlendirme kurallarının nasıl oluşturulacağı da anlatılmaktadır.
- Excel'de Proje Takibi Programı
- Profesyonel hayatımızda birçok görevi takip etmemiz beklenir, özellikle proje yönetimi ve iş takibi yapan mesleklerde bu daha çok ön plana çıkar.
- Görevleri tanımlamak, ilgili kişileri atamak, görevleri yönetmek ve raporlamak karmaşık olabilir.
- Bu videoda tüm bunları yapabilme kabiliyetine sahip bir Excel programı geliştirilecek.
- 00:55Programın Genel Yapısı
- Programda rapor sayfası, görevler sayfası, ekip sayfası ve ayarlar sayfaları bulunuyor.
- Görevler sayfasında istediğimiz kadar görev ekleyebiliriz, ekip sayfasında ekipleri ve rollerini tanımlayabiliriz.
- Ayarlar tablosunda rapor ve görevler sayfasını etkileyen ayarlar yapabiliriz, rapor sayfası ise tamamen dinamik olarak kendini güncelleyen bir sayfa.
- 01:40Programın Çalışma Prensibi
- Rapor sayfasında görevlerin durumu, gecikmiş görevlerin sayısı ve dağılımı gösteriliyor.
- Gant şeması ile tüm görevler görüntülenebiliyor.
- Yeni görev eklendiğinde rapor sayfası otomatik olarak güncelleniyor, durum dağılımı grafiği ve proje toplam iş günü sayısı kendiliğinden hesaplanıyor.
- 02:58Programın Tasarımı
- Yeni bir çalışma kitabı oluşturulup sayfa adı "Görevler" olarak değiştiriliyor.
- Sayfa teması ve yazı tipi (Montserrad) belirleniyor.
- Görevler başlığı altına görev adı, durum, atanmış kişi, rol, başlama tarihi, bitiş tarihi ve toplam iş günü sütunları oluşturuluyor.
- 04:36Veri Girişleri ve Hesaplamalar
- Görevler tablosuna test verileri giriliyor.
- Toplam iş günü hesaplaması için WORKDAY.INTL formülü kullanılıyor.
- Cumartesi ve Pazar tatil günleri olarak ayarlanıyor.
- 08:13Veri Doğrulama İçin Ayarlar Sayfası
- Kullanıcıların durum bilgilerini manuel girmesinin sorunlarına çözüm olarak "Ayarlar" adında yeni bir sayfa oluşturuluyor.
- Ayarlar sayfasında durumlar (yapılacak, üstünde çalışılıyor, tamamlandı) bir tablo haline getiriliyor.
- Kılavuz çizgileri kaldırılıyor ve veri doğrulama, koşullu biçimlendirme gibi özellikleri hızlı erişim araç çubuğuna ekleniyor.
- 09:34Excel'de Hızlı Erişim Araç Çubuğu Düzenleme
- Koşullu Biçimlendirme kurallarını yönetmek için giriş sekmesinden sağ tıklayıp "hızlı erişim araç çubuğuna ekle" seçeneği kullanılabilir.
- Veri doğrulama özelliğini hızlı erişim araç çubuğuna eklemek için veri sekmesinden sağ tıklayıp "hızlı erişim araç çubuğuna ekle" seçeneği kullanılabilir.
- Bu üç özellik (koşullu biçimlendirme, kurallar yönet ve veri doğrulama) sık kullanıldığı için hızlı erişim araç çubuğuna eklenmesi faydalıdır.
- 10:14İsim Tanımlama ve Dinamik Liste Oluşturma
- Tabloda durum sütunundaki değerler için "liste alttantire durumlar" adında bir isim tanımlanabilir.
- Yeni bir değer eklenildiğinde, tanımlanan isim veya hücre aralığı kendini otomatik olarak genişletir.
- Veri doğrulama özelliği kullanılarak açılır liste kutusu oluşturulabilir ve kullanıcı sadece belirli değerlerden seçim yapabilir.
- 12:02Dinamik Liste Yapısı
- Yeni bir durum tanımlandığında, önceden tanımlanan isim otomatik olarak genişler ve yeni değerleri kapsar.
- Görevler sayfasında açılır liste kutusunda yeni tanımlanan değer otomatik olarak görünür.
- Uygulama tasarırken dinamik yapılar kullanılmalıdır.
- 12:39Free Text Kullanımının Sorunları ve Çözümü
- Free text olarak kullanıcıların girmesi istenmeyen değerler, ileride raporlarda farklı değerler olarak algılanabilir.
- Örneğin, "Halit Erdağ" değeri yerine "Hlt Erdağ" girildiğinde, raporlarda farklı kişiler olarak görünür.
- Bu sorunu çözmek için ekip sayfası oluşturulabilir ve kullanıcılar sadece belirli değerlerden seçim yapabilir.
- 13:18Ekip Sayfası Oluşturma ve Formül Kullanımı
- Ekip sayfasında ad soyad ve rol bilgileri girilerek, kullanıcıların sadece belirli değerlerden seçim yapması sağlanabilir.
- Ekip sayfasında "personeller" adında bir isim tanımlanabilir.
- Düşey ara formülü kullanılarak, atanan kişinin rolü otomatik olarak belirlenebilir.
- 15:51Formül Uygulaması
- Formül girildiğinde hücrenin yanında "fx" butonu görünür.
- Bu buton, formülün sadece tek hücrede değil tüm sütunda uygulanmasını sağlar.
- Formül, yeni satırlar oluşturulduğunda da otomatik olarak uygulanabilir.
- 16:42Veri Doğrulama Kuralları
- Başlama ve bitiş tarihlerinde kullanıcıların veri girişi için daha etkili kontroller uygulanabilir.
- Rolü ve toplam iş günü sütunlarında formülasyon olduğu için kullanıcıların yanlışlıkla bu hücreleri bozmasını önlemek için veri doğrulama kuralları kullanılabilir.
- Veri doğrulama kuralları aracılığıyla sütunlara 99 karakter uzunluğunda metin girilmesi zorlaştırılabilir, böylece formülasyonlar korunur.
- 18:32Kullanıcı Arayüzü Tasarımı
- Formülasyon içeren hücrelerin arka planı hafif gri renk ile işaretlenerek kullanıcıların bu hücrelerin formül içerdiğini anlayabilmeleri sağlanabilir.
- Veri doğrulama kuralları sayesinde kullanıcılar yanlışlıkla formül içeren hücrelere giriş yapmaya çalıştıklarında sistem uyarı mesajı göstererek engel olabilir.
- Hata uyarı mesajları kişiselleştirilebilir ve kullanıcıya "Bu hücreler liste kutusundan seçilmelidir" şeklinde daha anlaşılır bir mesaj verilebilir.
- 20:44Otomatik Hesaplama ve Kontrol
- Yeni görevler için otomatik hesaplama formülleri kullanılarak, kullanıcıların gerekli bilgileri girmedikleri durumlarda boş değerler görüntülenmesi sağlanabilir.
- Başlama ve bitiş tarihleri için koşullu formüller uygulanarak, tarihler girilmedikçe boş değerler gösterilmesi sağlanabilir.
- Veri doğrulama kuralları tekrar uygulanarak, başlama ve bitiş tarihleri için de kullanıcıların formül içeren hücrelere yanlışlıkla giriş yapmasını engellemek mümkündür.
- 23:34Takvim Eklentisi
- Başlama ve bitiş tarihlerini seçmek için "Mini Calendar Date Picker" adlı eklenti kullanılabilir.
- Bu eklenti sayesinde takvim üzerinden tarih seçimi yapılabilir ve çalışma günlerine denk gelen tarihler seçilebilir.
- Takvim eklentisi ile seçilen tarihler otomatik olarak hücrelere eklenir ve toplam iş günü otomatik olarak hesaplanır.
- 25:32Koşullu Biçimlendirme
- Son bir koşullu biçimlendirme kuralı tanımlanarak, tamamlanmamış ve bitiş tarihi geçmiş görevlerin vurgulanması sağlanabilir.
- Durumu "Tamamlandı" olmayan ve bitiş tarihi bugünden küçük olan görevler için özel bir biçimlendirme kuralı oluşturulabilir.
- Bu kural sayesinde kullanıcılar bir bakışta gecikmiş görevleri görebilecek ve gereken eylemleri gerçekleştirebilirler.
- 27:07Koşullu Biçimlendirme Uygulaması
- İki farklı sütunda bir kural tanımlamak için "eşittir v" formülü kullanılıyor: bugünün tarihinin bitiş tarihinden büyük olması ve durumun "tamamlandı" dışındaki değer olması.
- Formülde "bugün()" fonksiyonu kullanılarak mevcut tarih ile bitiş tarihi karşılaştırılıyor ve durumun "tamamlandı" olmadığı kontrol ediliyor.
- Formül oluşturulduktan sonra koşullu biçimlendirme ile gecikmiş görevler kırmızı renge boyanıyor, böylece proje yöneticisi bir bakışta gecikmiş görevleri görebiliyor.
- 30:52Tablo Düzenlemesi
- Tabloda "tamamlandı" durumuna sahip görevlerin görünümü iyileştiriliyor.
- Diğer sayfaların (ayarlar, ekip) tasarımları da benzer şekilde düzenleniyor, yazı tipi ve kılavuz çizgileri ayarlanıyor.
- Raporlar bölümüne geçilerek, projelerde çok sayıda görev takip edilmesi için otomatik, hızlı ve dinamik raporlar hazırlanması gerektiği belirtiliyor.
- 32:11Rapor Sayfası Oluşturma
- Yeni bir "rapor" sayfası oluşturuluyor ve tüm hücrelerin arka planı özel bir renge (RGB: F7 F6 F6) boyanıyor.
- Proje yöneticilerinin ilk görmek istediği gantt şeması ve durum dağılımı gibi grafikler hazırlanacak.
- Görevler sayfasından bitiş tarihleri ve görev adları seçilerek iki boyutlu çubuk grafiği ekleniyor.
- 33:12Gantt Şeması Oluşturma
- Grafikte yatay kategori eksen etiketleri görev adlarına ayarlanıyor ve toplam günler için yeni bir seri ekleniyor.
- Grafik türü yığılmış çubuk olarak değiştiriliyor, yeşil çubukların dolgusu kaldırılıyor ve böylece Gantt şeması hazır hale geliyor.
- Grafik düzenlenebiliyor: başlık siliniyor, kategoriler ters sırada gösteriliyor, çerçeveler yuvarlatılıyor ve renklendirme yapılıyor.
- 35:22Raporun Tamamlanması
- Oluşturulan Gantt şeması rapor sayfasına yapıştırılıyor ve metin kutusu eklenerek "Gantt Şeması" yazısı ekleniyor.
- Metin kutusu biçimlendiriliyor: arka planı kaldırılıyor, yazı rengi ve kalınlığı ayarlanıyor.
- Tarihler biçimlendirilebiliyor ve gerekirse kılavuz çizgileri eklenebiliyor, böylece rapor daha okunaklı hale geliyor.
- 37:23Durum Dağılımı Grafiği Oluşturma
- Durum dağılımı grafiği için pivot tablo yerine dinamik bir çözüm tercih ediliyor çünkü pivot tabloda yeni veri eklendiğinde kullanıcı "tümünü yenile" tuşuna basmalıdır.
- Durum dağılımını göstermek için "Egersay" formülü kullanılarak görevler sayfasındaki durum sütunundaki değerler sayılır.
- Formül, "Yapılacak" durumunda kaç adet kayıt olduğunu gösterir ve yeni bir durum eklendiğinde otomatik olarak grafiğe yansır.
- 39:34Halka Grafiği Tasarımı
- Halka grafiği oluşturulurken rakamlar seçilip ekle sekmesinden halka grafik seçenekleri kullanılır.
- Veri etiketleri eklendiğinde, halkaların renkleri açıklaştırılarak rakamlar daha iyi görünür hale getirilir.
- Grafikte yüzde dağılımı göstermek için değer ayarlarında yüzde kutucuğu işaretlenir ve ayırıcı olarak yeni satır seçilir.
- 41:00Grafik Biçimlendirme ve Rapor Sayfasına Aktarılması
- Grafik çerçevesi yuvarlatılmış köşeler ve belirli bir kenarlık genişliği ile şekillendirilir.
- Grafik raporlar sayfasına kopyalanır ve boyutu ayarlanarak göstergeler yukarı konumlandırılır.
- Grafik başlığı kopyalanır ve "Durum Dağılımı" şeklinde düzenlenir.
- 42:48Dashboard Göstergeleri
- Rapor sayfasına "Dashboard Göstergeleri" başlığı altında gecikmiş görev sayısı, proje toplam iş günü ve ekip kişi sayısı gibi bilgiler eklenebilir.
- Gecikmiş görev sayısı için "Çok Egersay" formülü kullanılarak durum "Tamamlandı" dışındakiler ve bitiş tarihi bugünden eski olanlar sayılır.
- Proje toplam iş günü için "Topla" formülü, ekip kişi sayısı için "Bade Dolu Say" formülü kullanılarak hesaplamalar yapılır.
- 46:44Gösterge Tasarımı
- Rapor sayfasına köşeleri yuvarlatılmış dikdörtgen şeklinde bir şekil eklenir ve grafikle aynı tema ile biçimlendirilir.
- Şekil ana hattı ve kalınlığı ayarlanır, şekil dolgusu beyaz yapılır.
- Ekle sekmesinden metin kutusu eklenerek göstergeler tasarlanır.
- 47:53Excel'de Metin Kutusu Oluşturma ve Besleme
- Formül çubuğuna eşittir işareti yazarak ve ayarlar sayfasından gecikmiş görev sayılarını çekerek metin kutusu oluşturulabilir.
- Ctrl+Shift+E tuş kombinasyonu ile metin kutusu kopyalanabilir ve formül çubuğuna eşittir yazıp ayarlardan beslenebilir.
- İki metin kutusu seçip sağ tıklayarak dolgusu ve ana hattı kaldırılabilir, ortaya hizalanabilir ve renkleri değiştirilebilir.
- 48:54Metin Kutularının Düzenlenmesi
- Üstteki metin kutusundaki değerin yazı boyutu artırılıp kalınlaştırılabilir.
- Kontrol tuşu ile metin kutuları seçip şekil biçiminden hizadan dikey ortaya hizalama yapılabilir.
- Metin kutuları kopyalanıp beslendikleri hücreler değiştirilebilir (E7 yerine E8, F8 yerine F9).
- 49:51Göstergelerin Renklendirilmesi ve Dinamik Özellikleri
- Metin kutularının renkleri biçim boyacısı kullanılarak değiştirilebilir (yeşil, lacivert).
- Göstergeler ayarlar sayfasından beslendiği için, ayarlar sayfasındaki değer değiştiğinde rapor sayfasındaki değer de değişir.
- Gizli sütunlar rapor sayfasındaki grafikleri etkileyebilir, bu durumdan kaçınmak için grafik üzerine sağ tıklayıp veriyi seçerek gizli ve boş hücrelerden etkilenmesini önleyebilirsiniz.