Yapay zekadan makale özeti
- Kısa
- Ayrıntılı
- Bu video, bir anlatıcının DCS (Dijital Satış Sistemi) programında satış ve kargo işlemlerinin nasıl yapılacağını adım adım gösteren kapsamlı bir eğitim içeriğidir.
- Video, DCS programında satış onaylama, yazdırma işlemleri, kargo listelerinin hazırlanması ve fatura işlemleri gibi temel fonksiyonları kapsamaktadır. İçerik, satış onaylama ekranlarının kullanımı (Ctrl+O ve Ctrl+T tuşları), yazdırma ekranı (Ctrl+S), fatura ve PTT etiketlerinin yazdırılması, kargo numaralarının sisteme kaydedilmesi ve farklı kargo firmaları için özel kargo listelerinin oluşturulması gibi konuları detaylı şekilde anlatmaktadır.
- Eğitimde ayrıca onaylama ekranında renk kodlarının anlamları, iade geçmiş müşterilerin tespiti, mükerrer kayıtların engellenmesi, filtreleme özellikleri ve birden fazla personel tarafından aynı anda onaylama yapma gibi pratik bilgiler de paylaşılmaktadır. Kargo raporlarının nasıl alınacağı ve web servislerle paket teslimatı yapma konusunda da bilgiler verilmektedir.
- 00:02DCS'de Onaylama ve Yazdırma İşlemleri
- DCS'de onaylama ve yazdırma işlemleri ekranda gösterilen işlem sırasıyla yapılır.
- Öncelikle satışlar bir onaydan geçirilir, ardından yazdırma ekranı açılır ve yazdırılacak kayıtlar hazırlanır.
- Yazdırılması gereken formlar ve faturalar yazdırılır, fatura numaraları sisteme girilir, kargo numaraları kaydedilir ve kargo listeleri alınır.
- 01:06DCS Programının Açılımı ve Menü Yapısı
- DCS programında dosya, stok, müşteri işlemleri ve raporlar gibi menüler bulunmaktadır.
- Yazdırma işlemleri için "Yazdırma İşlemleri" menüsüne girilir.
- Satışları onaylama işlemi "Satış Ctrl O" veya "Satış Ctrl T" ekranlarından yapılır.
- 01:38Tekil ve Toplu Onaylama Ekranları
- Tekil satış onaylama ekranı, satışları tek tek listeleyip onaylamak için kullanılır.
- Toplu onaylama ekranı, satışları toplu olarak listeleyip görmek için kullanılır.
- Tekil onaylama, birden fazla personel tarafından onaylama işlemi yapılacaksa veya müşteri geri arayarak onaylama yapılacaksa kullanılır.
- Toplu onaylama, tek bir kişi tarafından kabataslak veya detaylı kontrol ile onaylama yapılacaksa kullanılır.
- 02:27Satış Onaylama Ekranı Özellikleri
- Onaylama ekranında renkli işaretler kullanılır; kırmızı renkli işaretler mükerrer müşterileri gösterir.
- DCS, daha önceden iadesi gelmiş müşterileri göstererek uyarı verir ve ilave kargo bedelleri ödememiz için bilgilendirir.
- Satışın üzerine tıklandığında ürün bilgileri görüntülenir ve sol tarafta açılan menüden satışın detayları görüntülenebilir.
- Onaylanan satışlar ekrana gelmez, iptal olan satışlar ve daha önceden onaylanan satışlar bu ekrana gelmez.
- 04:18Yazdırma İşlemleri
- Onaylama işlemi tamamlandıktan sonra "Yazdırma İşlemleri" menüsünden "Satış, Gönderi, İşaret ve Yazdırma" ekranına geçilir.
- Bu ekrandan yazdırılacak kayıtlar hazırlanır, yazdırılması gereken formlar yazdırılır, fatura numaraları sisteme girilir ve kargo numaraları kaydedilir.
- Bu ekranın boş olması önemlidir, aksi takdirde aynı satışların tekrar yazdırılması ve mükerrer işlem yapılması riski vardır.
- 05:40Yazdırılacak Kayıtları Hazırlama
- Dökümanda belirtilen güncelleme işlemlerinde "yazdırılacak kayıtları hazırla" seçeneği ile onaylanan satışlar sisteme aktarılmalıdır.
- Sistem, daha önce yazdırılmamış satışların temizlenmesi gerektiğini uyarır ve onaylanırsa onaylanan satışlar ekrana taşınır.
- Yazdırılacak formları yazdırmak için yazdır butonuna tıklanır ve sıralama ölçütleri seçilerek rapor seçeneği ile fatura formatı belirlenir.
- 08:11Fatura Numaralarını Sisteme Kaydetme
- Faturaların üzerinde basılı olan matbu kırmızı fatura numaraları sisteme girilmelidir, böylece hangi satışlarda kullanıldığından bilgi sahibi olunabilir.
- Fatura numara kaydı işlemlerinde, fatura numaraları peş peşe sıralı olarak atanır ve arada kaymalar varsa bu numaralar silinebilir.
- PTT ile çalışıyorsak, PTT'nin vermiş olduğu kargo numaraları sisteme kaydedilebilir ve kargo numarası işlemleri ile otomatik olarak atanabilir.
- 12:08Kargo Listelerini Alma ve Gönderme
- DCS içerisinde kargo listelerini almanın ve kargoya göndermenin birçok yolu vardır, öncelikle liste Excel'e yollanabilir.
- Kargo firmaları özel formatlar isteyebilir, bu durumda kargo raporlarına girerek Aras Kargo, Yurtiçi Kargo, MNG Kargo gibi farklı kargo firmalarının istedikleri formatlar seçilebilir.
- Listeler hazırlanırken sistem, ilgili alanlara DCS tarafından yapılan satışın satış ID numarasını yazar, bu numaralar ileride kargo firmalarından gelen bilgileri işlemek için kullanılır.
- 15:00Excel Listesinden Kargo İşlemleri
- Excel listesinden kargo işlemleri için "gönderildi işareti koy" butonu kullanılarak kayıtlar sisteme gönderilir.
- Yedi aşamalı bir işlem vardır: satışları onaylama, onaylanan kayıtları aktarma, yazdırma, fatura numaralarını satışlara tahsis etme, kargo numarası kaydetme ve kargo raporu alma.
- Fatura numaraları sıralı bir şekilde atanır ve kargo numarası kaydı işlemi PTT ile çalışırken "cargo noo kaydet" seçeneği ile yapılır.
- 18:06Kargo Raporu Alma
- Kargo raporu almak için güncelleme işlemlerinden kargo raporlarına girilir ve Aras Kargo gibi kargo şirketine tıklanır.
- Kargo raporu Excel'e aktarıldıktan sonra "gönderildi işareti koy" butonu ile işlem tamamlanır.
- Onaylama ekranında sağ tuş ile müşteriye gidilebilir, satış iptal edilebilir veya silinebilir, ancak silme işlemi tavsiye edilmez çünkü datayı sistemden kaybetmek zordur.
- 19:45Onaylama Ekranının Özellikleri
- Onaylama ekranında tüm satışlar toplu olarak seçilebilir, liste Excel veya PDF olarak dökülebilir, adres Google Earth harita üzerinde sorgulanabilir.
- Görüşme notu ve satış notları girilebilir, entegre santralde çalışıyorsa konuşma kayıtları dinlenebilir.
- Müşteri numarası çift tıklandığında otomatik olarak telefon numarası çevrilebilir ve mükerrer satışlar renkli olarak gösterilir.
- 21:06Filtreleme ve Tekil Onaylama
- Listenin üzerindeki filtre kolonu kullanılarak sadece belirli şehirler, medya türleri veya gönderi türleri filtrelenebilir.
- Tekil onaylama ekranı, birden fazla personelin aynı anda onaylama işlemi yapacağı durumlarda kullanılır.
- Tekil onaylama ekranında her personele ayrı bir satış getirilir ve her personel o satışla ilgilenir, mükerrer olabilecek satışlar sistem tarafından uyarılır.
- 24:11Yazdırma İşlemleri
- Satış, gönderi, işaret ve yazdırma ekranında güncelleme işlemleri ve onaylananlar aktar seçeneği bulunmaktadır.
- Seçili kayıtları işlem yap seçeneği ile tek tek işlem yapılabilir, sadece belli kayıtları yazdırma işlemi gerçekleştirilebilir.
- Yazdırma ekranında sayfa sayısı görüntülenir ve istenilen sayfalar seçilebilir, örneğin sadece üçüncü veya dördüncü sayfa yazdırılabilir.
- 26:32Eski Gönderiler ve Kargo Raporları
- Eski gönderiler kolonundan yapılan işlemler görüntülenebilir ve çift tıklanarak satış listesine dökülebilir.
- Kargo raporlarında daha önce gönderilen satışlar görüntülenebilir ve Excel'e aktarılabilir.
- Bazı kargo firmaları Excel'den değil web servislerinden paket teslimatı yapabilir, bu konuda DCS yetkililerinden bilgi istenmelidir.
- 29:23Yazdırma İşlemlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Yazdırma ekranında her operasyon sonrası mutlaka gönderildiği işareti koymak gerekir, aksi takdirde kayıtlar karışabilir.
- DCS 6.3 sürümünden itibaren onay zamanı alanı bulunmakta ve bu alan üzerinden filtreleme yapılabilir.
- Yazdırma ekranında karışıklık yaşanması durumunda maddi sıkıntıya yol açabilecek istenmeyen durumlarla karşılaşılabilir.