Arşiv programları, belgelerin dijital ortama aktarılması ve yönetilmesi için kullanılır ve çeşitli işlevler sunar: 1. Veri Saklama ve Yönetim: Belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve sınıflandırılmasını sağlar. 2. Hızlı Erişim: Dijital arşivler, belgelere hızlı ve kolay erişim imkanı sunar, bu da iş süreçlerini hızlandırır. 3. Veri Güvenliği: Yetkilendirme, şifreleme ve yedekleme gibi güvenlik önlemleriyle verilerin izinsiz erişime karşı korunmasını sağlar. 4. Maliyet Tasarrufu: Fiziksel depolama alanı ve ilgili maliyetleri azaltır, kağıt, toner ve dosya gibi malzemeleri tasarruflu kullanır. 5. Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevre üzerindeki etkiyi minimize eder.