Outlook'ta e-postaları renklendirmek için koşullu biçimlendirme kullanılabilir. Bunun için şu adımlar izlenir: 1. Görünüm Ayarları: Microsoft Outlook açıldıktan sonra, pencerenin üst kısmında bulunan "Görünüm" sekmesine gidilir. 2. Koşullu Biçimlendirme: "Geçerli Görünüm" grubundaki "Görünüm Ayarları" düğmesine tıklanır. 3. Yeni Kural: "Koşullu Biçimlendirme" iletişim kutusunda "Ekle" düğmesine tıklanarak yeni bir kural oluşturulur. 4. Yazı Tipi Ayarları: Renklendirmek istenen e-postalara atanmak istenen renk, "Yazı Tipi" düğmesi ile seçilir. 5. E-posta Kriterleri: Renk kodu verilecek e-postaların kriterleri, "Koşul" düğmesi ile tanımlanır. 6. Kural Uygulaması: Kriterler belirlendikten sonra "Tamam" düğmesine tıklanarak "Koşullu Biçimlendirme" iletişim kutusuna dönülür. 7. Değişiklikleri Kaydetme: "Gelişmiş Görünüm Ayarları" iletişim kutusunda yapılan değişiklikler kaydedilir ve Outlook gelen kutusuna dönmek için "Tamam" düğmesine tıklanır. Seçilen yazı tipi, alıcının bilgisayarında yüklü değilse, alıcının posta programı bunu kullanılabilir bir yazı tipiyle değiştirir.