Outlook'ta HTML imza oluşturmak için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. Bir HTML editörü kullanarak istenilen tasarımı oluşturun. 2. Eğer HTML ve CSS bilgisi varsa, metin belgesi açıp farklı kaydederek HTML dosyası olarak kaydedin. 3. Dosyayı çift tıklayıp açın, sağ tıklayarak düzenle deyin ve kodları yazın. 4. Hazırlanan tasarımın nasıl göründüğünü kontrol etmek için dosyaya gelip F5 (yenile) tuşuna basın. 5. Outlook'ta HTML imzayı eklemek için şu adımlar takip edilebilir: Outlook'u açıp boş bir imza ekleyin. Windows tuşuna basıp çalıştır'ı açın ve %appdata% yazın. Gizli dosyaları görünür yapın ve C:\Users\Kullanıcıadınız\AppData yoluna gidin. Appdata klasörüne ulaştıktan sonra ise AppData\Roaming\Microsoft\Signatures klasörüne gidin. Signatures klasörünü açtığınızda orada Outlook'ta yapılan tüm imzaları göreceksiniz. Boş olarak açılan imzaya verilen ada sahip dört dosya vardır: bir klasör, bir HTM dosyası, bir RTF ve bir TXT dosyası. Bu dosya ve klasörlerden HTM uzantılı dosya hariç diğer hepsini silin. Signatures klasöründeki HTM dosyasını ve hazırlanan HTML dosyasını not defteri ile açın. Hazırlanan dosyadaki kodları, Signatures klasöründeki HTM dosyasının içine yapıştırın. HTML imza hazır olduktan sonra Outlook açılıp yeni e-posta denilerek imza eklenebilir. Dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır: External (dışarıdan çekilen) CSS kullanılamaz, tüm CSS'ler inline (satır içi) olmalıdır. Kompleks ve CSS3 yeni gelen öznitelikleri kullanılamaz. İmzada bir resim kullanılacaksa, bu resim internete yüklenip oradan çekilmelidir. JavaScript ve Flash gibi şeyler kullanılamaz. Arka plan resmi kullanılmamaya özen gösterilmelidir. Kullanılan resimlerde bilgi olmamalıdır. Yerleşim yapılırken Table kullanılmalı ve boyutlar piksel olarak verilmelidir.