Kalem kilit, genellikle kartlı kilit sistemleri kapsamında çalışır ve aşağıdaki adımlarla işler: 1. Montaj: Kilitler, 4 adet kalem pil takılarak kapıya monte edilir. 2. Yazılım Kurulumu: Resepsiyonda, oda numaralarını ve kullanıcı yetkilerini tanımlayan bir kilit yönetim yazılımı kurulur. 3. Sistem Tanıtımı: Tüm tanımlar, el terminaline aktarılarak kilitler el terminali vasıtasıyla sisteme tanıtılır ve numaraları atanır. 4. Anahtar Kart Üretimi: Resepsiyon bilgisayarına takılan kart kodlama cihazı kullanılarak, bir müşteri geldiğinde kart kodlayıcının üzerine ilgili oda çift tıklanır ve kalınacak gün sayısı girilir, böylece anahtar kart hazırlanmış olur. 5. Kullanım: Müşteri, bu kartla odasına giderek belirttiği gün sayısınca kapıyı açabilir. Ayrıca, bazı kalem kilitler uzaktan erişim, anlık kontrol ve yetkilendirme gibi özellikler sunarak mobil uygulamalar veya bluetooth bağlantısı aracılığıyla yönetilebilir.