E-posta sunucusu (mail server), ağ üzerinden gönderilen ve alınan e-postaları yöneten bir postane gibi çalışır. Bir e-posta sunucusunun çalışma şekli şu şekildedir: 1. Kullanıcı, bir mesaj yazar ve bunu göndermek için üçüncü taraf bir e-posta istemcisi kullanır. 2. İstemci, SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ile bağlantı kurar. 3. SMTP, postanın yapısını ve eklerini işler ve alıcının adresini tanımlar. 4. Alıcı ve gönderenin aynı alan adına sahip olması durumunda mesaj, doğrudan POP3 veya IMAP üzerinden iletilir. 5. Alan adları farklıysa, SMTP, alıcının sunucusunu bulmak için posta alan adını bir IP adresine çeviren DNS (Alan Adı Sistemi) kullanır. 6. Alıcının IP adresi SMTP ana bilgisayarına bağlanır ve tanımlandıktan sonra amaçlanan mesaj, nihai hedefine ulaşana kadar ilgisiz SMTP’ler üzerinden ilerler. 7. Alıcının SMTP’si, çevrimiçi mesajı işler, kontrol eder ve bir IMAP veya POP3 sunucusuna yönlendirerek mesajın kendi gelen kutusuna gitmesini sağlar. E-posta sunucuları, farklı sistemlerin birbirleriyle iletişim kurmasını sağlayan protokoller (kurallar) kullanır. E-posta sunucuları ayrıca yetkisiz erişime karşı koruma sağlayan güvenlik önlemleri, istenmeyen e-postaları önlemek için spam filtreleme ve yedekleme gibi temel hizmetler de sağlar.