Ortak erişim: Paylaşılan ve temsilci atanan posta kutuları

Bazı posta kutularına aynı anda birkaç kişi erişebilir. Posta kutusu aşağıdakilerden biriyse bu mümkündür:

• temsilci atanmış posta kutusu – diğer çalışanlara, bir çalışanın posta kutusuna, örneğin sahibinin tatilde olduğu sırada erişim yetkileri verilir;
• paylaşılan posta kutusu – böyle bir posta kutusunun belirli bir sahibi yoktur, örneğin, aynı bölümden birkaç çalışan tarafından kullanılır.

Dikkat edin:

1. Diğer posta kutularına erişim şimdilik sadece e-posta istemcileri üzerinden IMAP ve SMTP protokolleri aracılığıyla sağlanabilir.

2. Paylaşılan ve temsilci atanan posta kutularına erişim yönetimi şimdilik sadece API aracılığıyla gerçekleştirilmektedir.

Limitler

Roller ve erişim yetkileri

E-posta gönderme şekilleri

Başka birinin posta kutusundan iki şekilde e-posta gönderilebilir:

• “Adına gönder” (Send on behalf) – e-postanın başlığında, temsilci olarak atanan posta kutusu sahibi adına (veya paylaşılan bir posta kutusu adına) başka bir çalışan tarafından gönderildiği belirtilir. Yani, alıcı e-postanın gerçek göndericisini görür. Örneğin, bir çalışan Aleksey İvanov patronu Sergey Petrov adına bir e-posta gönderirse, alıcı “Sergey Petrov adına, Aleksey İvanov” gibi bir şey görecektir.

• “Farklı gönder” (Send as) – alıcı için e-posta, posta kutusu sahibi tarafından bizzat gönderilmiş gibi görünür. Yani, hem temsilci atanan posta kutusu adresinden hem de paylaşılan posta kutusu adresinden gönderim yapıldığında, alıcı gerçek göndereni görmez. Örneğin, bir çalışan Alexey Ivanov, patronu Sergey Petrov’un posta kutusundan bir e-posta gönderirse, alıcı yalnızca Sergey Petrov’un adını görecektir.

Çalışanların rolleri

Bir iş arkadaşının posta kutusuna erişim izni verilen bir çalışan aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilir:

SMTP aracılığıyla sınırlı e-posta gönderimi (shared_mailbox_half_sender) rolü

Bu role sahip bir kullanıcı SMTP protokolü aracılığıyla sadece “Adına gönder” modunda e-posta gönderebilir.

SMTP aracılığıyla e-posta gönderimi (shared_mailbox_sender) rolü

Rol, SMTP protokolü aracılığıyla, e-postaları hem “Adına gönder” hem de “Farklı gönder” modlarında göndermeyi sağlar.

IMAP istemcisinde posta kutusunu yönetme (shared_mailbox_imap_adminrolü)

Böyle bir role sahip bir kullanıcı, IMAP protokolü aracılığıyla posta kutusunun içeriğini yönetmek için tam erişime, yani e-postaları okuma, işaretleme ve silmenin yanı sıra klasörleri yönetme yetkisine sahiptir. E-posta gönderme yetkisi verilmez.

Posta kutusunun sahipliği (shared_mailbox_owner) rolü

Rol, posta kutusuna sahibinin sahip olduğu yetkilere benzer aşağıdaki yetkilerin tamamını verir:

• IMAP istemcisinde bir posta kutusunu yönetme: e-postaları okuma, işaretleme, silme, klasörleri yönetme;
• SMTP aracılığıyla e-posta gönderme: hem “Adına gönder” hem de “Farklı gönder” modlarında.

Gerekirse, bir çalışan aynı anda birden fazla role atanabilir.

Bildirimler

Bir çalışanın başka bir posta kutusuna erişimi olduğunda, Yandex 360 for Business bu konuda iki bildirim gönderir: erişimin kendisi için yapılandırıldığı çalışana ve erişim verilen posta kutusunun elektronik posta adresine.

Çalışanların posta kutusuna API aracılığıyla erişimini ayarlarken, yetki değişiklikleriyle ilgili bildirim e-postalarının kime gönderilmesi gerektiğini belirleyebilirsiniz. İstekte bu, aşağıdaki değerleri alabilen notify parametresi tarafından yönetilir:

• all – erişiminin ayarlandığı çalışanın yanı sıra erişimin verildiği posta kutusunun elektronik posta adresine (varsayılan değer);
• delegates – yalnızca erişimin kendisine tanımlandığı çalışana;
• none – hiç kimseye.

Erişim yetkisi nasıl verilir?

Erişim yetkisi verme hakkında Temsilci atanan posta kutuları ve Paylaşılan posta kutuları bölümlerini okuyun.

Bir çalışanın e-posta istemcisi kurmasına nasıl yardım edilir?

Bir çalışan, Microsoft Outlook, Mozilla Thundebird veya macOS için Yandex Mail gibi bir e-posta istemcisi aracılığıyla başka bir posta kutusuna erişebilir. Bu programların kurulumu Kullanıcı Yardımı bölümünde açıklanmıştır.