Posta programlarındaki posta kutularına ortak erişim

Bazı posta programları aynı anda birkaç kişinin posta kutusuyla çalışmanıza izin verir. Ortak çalışmayı Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird veya Mail’de (macOS) yapılandırabilirsiniz.

Bu, kurum yöneticisinin size şunlara erişim sağlamış olması durumunda gerekli olabilir:

  • Temsilci posta kutusuna – örneğin sahibinin izni süresince sizе kullanım hakkı verilen, çalışma arkadaşınızın posta kutusu.
  • Paylaşılan posta kutusuna – belirli bir sahibi olmayan ve örneğin aynı bölümden birkaç çalışma arkadaşının kullandığı posta kutusu.

Bu posta kutularındaki e-postalarla çalışma ortaklaşa gerçekleştirilir – bir çalışan tarafından bir posta kutusunda gerçekleştirilen tüm işlemler diğer posta kutularına da yansır. Örneğin, bir temsilci posta kutusuna erişimi olan bir çalışan tarafından okunan e-postalar, posta kutusu sahibinin posta istemci programında okundu olarak işaretlenecektir. Ya da paylaşılan bir posta kutusunun kullanıcılarından biri bir e-postayı silerse, diğer kullanıcılar da bu e-postayı artık görmeyecektir.

Paylaşılan ve temsilci posta kutularını kullanmak için diğer kişilerin hesaplarının şifrelerini bilmeniz gerekmez – bu tür posta kutularına erişim kurum yöneticisi tarafından verilir. Yöneticinin size atadığı izinler, bu posta kutularında gerçekleştirebileceğiniz işlemleri belirler.

Erişim izni verilen bir posta kutusunda yapabilecekleriniz

  • İçerikleri görüntüleyebilir ve posta kutusunu yönetebilirsiniz:

    • e-postaları okuyabilirsiniz;
    • Etiketleyebilirsiniz;
    • E-postaları yönetebilir ve onları klasörler hâlinde düzenleyebilir, arşivleyebilir veya silebilirsiniz;
    • Klasörler, etiketler, imzalar, e-postaları işleme kuralları oluşturabilir ve silebilirsiniz.

  • Yönetici size ilgili izinleri verdiyse e-posta gönderebilirsiniz:

    • Gönderme izni – e-postaların hem “Olarak gönder” hem “Adına gönder” modlarında gönderilmesine izin verir;
    • Sınırlı gönderim izni – e-postaların “Adına gönder” modunda gönderilmesine izin verir.

Posta programının yapılandırılması

E-postanıza size çalışma arkadaşınızın posta kutusuna veya paylaşılan posta kutusuna erişim hakkı verildiği ile ilgili bir bildirim geldiğinde bu posta kutusunun adresini posta programına ekleyin.

Bu talimat MS Outlook’un klasik sürümü içindir

Belirtilen adımlar diğer Outlook sürümleri için farklılık gösterebilir.

  1. Dosya menüsüne gidin ve Bilgiler bölümünde Hesap ekleme’ye basın.

  2. Manuel ayarlar veya ek sunucu türleri değerini seçip İleri’ye basın.

  3. POP veya IMAP protokolü değerini seçip İleri’ye basın.

  4. Hesap parametrelerini belirtin. Bunlar, size hangi modda (“Olarak gönder” veya “Adına gönder”) e-posta gönderme izni verildiğine bağlıdır.

    • Kullanıcı bilgileri bölümünde size erişim izni verilen posta kutusunun bilgilerini belirtin:

      • Ad – temsilci posta kutusu sahibinin adı ve soyadı (örneğin “Selim Parlak”) veya paylaşılan posta kutusunun adı (örneğin “İnsan kaynakları ortak posta kutusu”);
      • E-posta adresi – Yandex’teki e-posta adresi (örneğin “s.parlak@ornek.com.tr” veya “paylasilan@ornek.com.tr”).

    • Sunucu bilgileri bölümünde:

      • Hesap türü — IMAP;
      • Gelen e-posta sunucusu – imap.yandex.com.tr (veya Rusya’dan bağlanmıyorsanız imap.ya.ru);
      • Giden posta sunucusu (SMTP) – smtp.yandex.com.tr;

    • Sisteme giriş bölümünde:

      • Kullanıcı – kurumunuzun alan adı/Yandex’teki kullanıcı adınız/erişiminizin olduğu e-posta hesabı adı (örneğin “ornek.ru/s.parlak/a.demir” veya “ornek.ru/user/shared”) biçimindeki teknik kullanıcı adı;
      • Şifre – Yandex Mail için uygulama parolanız. Henüz yoksa, uygulama şifresinin nasıl oluşturulacağını talimatta görebilirsiniz.

    • Kullanıcı bilgileri bölümünde posta kutunuzun bilgilerini belirtin:

      • Ad – adınız ve soyadınız (örneğin “Ahmet Demir”);
      • E-posta adresi – Yandex’teki e-posta adresiniz (örneğin “a. demir@ornek.com.tr” veya “kullanici@ornek.com.tr”).

    • Sunucu bilgileri bölümünde:

      • Hesap türü — IMAP;
      • Gelen e-posta sunucusu – imap.yandex.com.tr (veya Rusya’dan bağlanmıyorsanız imap.ya.ru);
      • Giden posta sunucusu (SMTP) – smtp.yandex.com.tr;

    • Sisteme giriş bölümünde:

      • Kullanıcı – kurumunuzun alan adı/Yandex’teki kullanıcı adınız/erişiminizin olduğu e-posta hesabı adı (örneğin “ornek.ru/s.parlak/a.demir” veya “ornek.ru/user/shared”) biçimindeki teknik kullanıcı adı;
      • Şifre – Yandex Mail için uygulama parolanız. Henüz yoksa, uygulama şifresinin nasıl oluşturulacağını talimatta görebilirsiniz.

    Diğer seçenekleri varsayılan olarak bırakın ve Diğer ayarlar'a tıklayın.

  5. Giden posta parametrelerini belirtin.

    1. Paylaşılan sekmesinde bağlanan hesabın adını girin. Bu adı erişilebilen posta kutuları listenizde göreceksiniz.

    2. Gelişmiş sekmesine geçin. Aşağıdaki sunucu parametrelerini belirtin:

      • Gelen sunucusu (IMAP) — 993;
      • Giden sunucusu (SMTP) — 465.

      Her iki sunucu için Aşağıdaki şifreli bağlantı türünü kullan ögesinde SSL değerini seçin.

    3. “Olarak gönder” modunda gönderme izniniz varsa Giden posta sunucusu sekmesinde SMTP sunucusu için kimlik doğrulaması gerekiyor seçeneğini etkinleştirin, Şunun yardımıyla gir değerini seçin ve şu alanı doldurun:

      • Kullanıcı adı — Yandex kullanıcı adınız.
      • Şifre – 4. adımda belirttiğiniz, Yandex Mail için uygulama şifresi.

    4. Diğer parametreleri varsayılan olarak bırakın ve Tamam butonuna tıklayın.

  6. Hesap ayarlarını tamamlamak için Hesap ekle penceresinde İleri düğmesine basın; ayarların kontrolü yapılacaktır. Ayarların kontrolü tamamlandıysa Bitti butonuna tıklayın. Tüm parametrelerin doğru belirtildiğinden emin olun.

  1. Programı başlatın.

  2. Sizin mevcut e-posta hesabınızın ayarları penceresinde aşağıdaki parametreleri belirtin:

    • Adınız – kullanıcı adı (örneğin “İlhan Demir”);
    • E-posta adresi – Yandex’teki e-posta adresiniz (örneğin “ilhan.demir@ornek.com.tr”);
    • Şifre – Yandex Mail için uygulama parolanız.

  3. Manuel ayarlar butonuna tıklayın ve e-posta sunucuları için aşağıdaki parametreleri belirtin:

    Gelen e-posta

    • Protokol — IMAP;

    • Sunucu adı – imap.yandex.com.tr (veya Rusya’dan bağlanmıyorsanız imap.ya.ru);

    • İletişim noktası — 993;

    • SSL — SSL/TLS;

    • Yetkilendirme — Normal parola. Yandex Mail için uygulama parolasını kullanın.

    • Kullanıcı adı:

    • Erişim izni aldığınız tüm kutuların e-postanızda görünmesini istiyorsanız, Yandex kullanıcı adınızı belirtin, örneğin “demirlenerek.com.tr”.

    • Belirli bir kullanıcının e-posta hesabının e-postalarınızda görünmesini istiyorsanız, kullanıcı adını kurumunuzun alan adı/Yandex’teki kullanıcı adınız/erişiminizin olduğu e-posta hesabı adı biçiminde girin (örneğin `örnek.com.tr/a.demir/office).

    Gönderilen e-posta

    • Sunucu adı – smtp.yandex.com.tr;
    • İletişim noktası — 465;
    • SSL — SSL/TLS;
    • Yetkilendirme — Normal parola. Yandex Mail için uygulama parolasını kullanın.
    • Kullanıcı adı – Yandex kullanıcı adınız, örneğin, “a.demir@ornek.com.tr”.

  4. Girdiğiniz verilerin doğruluğunu kontrol etmek için Tekrar dene butonuna tıklayın. Ayarların kontrolü başarıyla tamamlandıysa Bitti butonuna tıklayın.

  1. Programı başlatın ve hesap oluşturma sihirbazını açmak için Mail → Hesap Ekle menüsünü açın.

    Not

    Program ilk defa başlatıldığında hesap oluşturma sihirbazı otomatik olarak açılır.

  2. Başka bir Mail hesabı... ögesini seçin ve Devam et butonuna tıklayın.

  3. Hesap için aşağıdaki parametreleri belirtin:

    • Tam Ad – adınız ve soyadınız (örneğin “Ahmet Demir”);
    • E-posta adresi – Yandex kullanıcı adınız, örneğin “a.demir@ornek.ru”;
    • Şifre – Yandex Mail için uygulama parolanız.

    Giriş yap butonuna tıklayın: program girilen bilgilerin doğruluğunu kontrol eder.

    Hesabı manuel ayarlama

    Hesap için aşağıdaki parametreleri belirtin:

    • E-posta adresi – Yandex kullanıcı adınız, örneğin “a.demir@ornek.ru”;
    • Kullanıcı adı – kurumunuzun alan adı/Yandex’teki kullanıcı adınız/erişiminizin olduğu e-posta hesabı adı (örneğin ornek.ru/a.demir/office) biçimindeki kullanıcı adı;
    • Şifre – Yandex Mail için uygulama parolanız;
    • Hesap türü — IMAP;
    • Gelen e-posta sunucusu – imap.yandex.com.tr;
    • Giden e-posta sunucusu – smtp.yandex.com.tr.

    Giriş yap butonuna tıklayın.

  4. Mail → Ayarlar menüsünü açın.

  5. Sunucu ayarları sekmesine geçin.

  6. Gelen posta sunucusu (IMAP) bölümünde Bağlantı parametrelerini otomatik olarak ayarla seçeneğini devre dışı bırakın. Port alanında 993 değerini belirtin.

  7. Giden posta sunucusu (SMTP) bölümünde Bağlantı parametrelerini otomatik olarak ayarla seçeneğini devre dışı bırakın. Port alanında 465 değerini belirtin.

  8. Kaydet butonuna tıklayın.

Ardından e-posta programını yeniden başlatın. Soldaki klasörler listesinde, erişim izni aldığınız posta kutusu görünecektir. Bununla kendi kutunuzla çalıştığınız gibi çalışabilirsiniz – posta kutusundan istediğiniz klasörü seçtiğinizde içeriği ekranda görünecektir.

Alıcının gerçek göndereni görmesi için bir çalışana e-posta nasıl gönderilmeli?

Gerçek göndereni belirterek temsilci posta kutusunun sahibi adına veya paylaşılan posta kutusu adına e-posta göndermek için:

  • Erişim yapılandırılırken yöneticinin size “Adına gönder” modunda gönderme izni vermesi gerekir;
  • Hesap parametrelerinin bu modda gönderim yapmak için yapılandırılmış olması gerekir (bkz. yapılandırma talimatları m. 4).

E-posta gönderim talimatı MS Outlook için yazılmıştır. Başka e-posta programları için bu adımlar farklılık gösterecektir.

  1. Yeni bir mesaj oluşturmaya veya size erişim verilen posta kutusuna gelen bir e-postayı yanıtlamaya başlayın.

  2. E-postayı gönderen kişinin bilgisini girin:

    1. Kimden düğmesine basın ve Başka e-posta adresi seçeneğini seçin.
    2. Kimden alanına size erişim verilen posta kutusunun e-posta adresini girin.
    3. Yardımıyla gönder’e basın ve kendi e-posta adresinizi seçin.

  3. E-postanın geri kalan alanlarını her zamanki gibi doldurun ve Gönder’e basın. “Adına gönder” modunda gönderme koşulları karşılanıyorsa ve her şey düzgün yapıldıysa alıcıya posta kutusu sahibinin adresinden bir e-posta gelecektir. Alıcı bu mesajı e-posta programında okurken mesajın posta kutusu sahibi adına sizin tarafınızdan gönderildiğini görecektir.

    E-postanın alıcısı ortak çalışmayı destekleyen bir e-posta programı kullanmıyorsa

    Bu durumda “Adına gönderme” bilgisi alıcı tarafında görüntülenmeyebilir.

Çalışma arkadaşımıza gerçek göndereni görmediği bir e-postayı nasıl gönderebiliriz?

Temsilci posta adresi sahibinin hesabıyla veya paylaşılan posta kutusu hesabıyla gerçek göndereni belirtmeden e-posta göndermek için:

  • Erişim yapılandırılırken yöneticinin size “Olarak gönder” modunda gönderme izni vermesi gerekir;
  • Hesap parametrelerinin bu modda gönderim yapmak için yapılandırılmış olması gerekir (bkz. yapılandırma talimatları m. 4).

E-posta gönderim talimatı MS Outlook için yazılmıştır. Başka e-posta programları için bu adımlar farklılık gösterecektir.

  1. Yeni bir mesaj oluşturmaya veya size erişim verilen posta kutusuna gelen bir e-postayı yanıtlamaya başlayın.

  2. E-postayı gönderen kişinin bilgisini girin:

    1. Tamam butonuna tıklayın.
    2. Hesap listesinin üst tarafında size sunulanlardan, size erişim verilenle eşleşen posta kutusunu seçin.

    Not

    Varsayılan olarak Kimden alanına aktif -imlecin klasörlerinde bulunduğu- posta kutusu girilir. Elbette e-postayı yazarken göndereni dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.

  3. E-postanın geri kalan alanlarını her zamanki gibi doldurun ve Gönder’e basın. “Olarak gönder” modunda gönderme koşulları karşılanıyorsa ve her şey düzgün yapıldıysa alıcıya gönderen olarak size erişim verilen posta kutusu sahibinin belirtildiği bir e-posta gelecektir.

Hesap parametrelerini düzenleme

Yabancı bir posta kutusundan e-posta gönderme modları ile ilgili izinleriniz değiştirildiyse veya başlangıçtaki yapılandırmada hatalar yapıldıysa hesap parametrelerinin değiştirilmesi gerekebilir.

  1. Dosya menüsüne gidin ve Bilgiler bölümünde Hesap ayarları’nı seçin.
  2. Düzenlemek istediğiniz hesabı seçin.
  3. Değiştir düğmesine basın ve gerekli düzeltmeleri yapın.

Başkasının posta kutusuna olan erişimim iptal edildi. Bunu nasıl silebilirim?

  1. Dosya menüsüne gidin ve Bilgiler bölümünde Hesap ayarları’nı seçin.
  2. Kendi e-posta programınızdan silmek istediğiniz hesabı seçin ve Sil düğmesine basın.

“Adına gönder” (Send on behalf) modu – alıcılara temsilci posta kutusu sahibinin adresinden veya paylaşılan posta kutusu adresinden e-postalar gelecek fakat onlar e-posta programlarında e-postaların onların adına belirli bir çalışma arkadaşı tarafından gönderildiğini görecektir.

“Olarak gönder” (Send as) – alıcılar e-postalarda sadece temsilci posta kutusu sahibinin adını (sanki bunları o göndermiş gibi) veya paylaşılan posta kutusunun adını görecektir.

Microsoft Outlook’u Yandex Mail posta kutunuzla çalışacak şekilde yapılandırma hakkında ilgili makaleyi okuyabilirsiniz.

Mozilla Thundebird’ü Yandex Mail posta kutunuzla çalışacak şekilde yapılandırma hakkında ilgili makaleyi okuyabilirsiniz.

Mail’i (macOS) Yandex Mail posta kutunuzla çalışacak şekilde yapılandırma hakkında ilgili makaleyi okuyabilirsiniz.

Önceki
Diğer programlar
Sonraki
E-posta programı ile ilgili sorunların çözümü