E-posta işleme kuralları

Bir organizasyonun Yöneticileri ve E-posta kuralları yöneticileri, Yandex Mail’in, çalışan e-postalarını otomatik olarak işlemesi için kurallar oluşturabilir: Başka bir adrese iletme veya alıcının posta kutusundan silme. Yalnızca organizasyonun alan adındaki posta kutuları için kurallar oluşturabilirsiniz.

Kurallar oluşturulabilir, düzenlenebilir, önceliğini değiştirmek için listede yer değiştirebilir ve artık gerekmediğinde silinebilir.

Kısıtlamalar

• Kurallar oluşturulduktan 10 dakika sonra çalışmaya başlar. Hüküm ve koşulları veya kuralların sırasını düzenlerseniz, onlar da 10 dakika içinde farklı şekilde çalışmaya başlayacaktır.

• Toplamda en fazla 200 kural ve bir seferde en fazla 30 işlem eklenebilir. Örneğin, bir çalışanın posta kutusundaki e-postaları silen bir kural ve e-postaları 29 başka adrese ileten ikinci bir kural ekleyebilirsiniz – bu toplamda 30 işlemdir.

Basit bir kural oluşturma

Örneğin, bir çalışan tatile gitti ve ona gelen tüm e-postaları başka bir iş arkadaşınızın posta kutusuna kopyalamanız gerekiyor.

1. Kurumlar için Yandex 360 açın.

2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

3. Ekle butonuna tıklayın.

4. Koşul yerine getirildiyse bölümünde, e-postaları işlemek için bir koşul oluşturun. Kime → içerir’i seçin ve tatilde olacak kişinin elektronik postasını girin.

   

   Parametre seçin

   Koşulun uygulama keskinliğini seçin

   Seçilen parametrenin değerini girin

   Bir kural bir veya daha fazla koşuldan oluşabilir. Her koşulun bir parametresi, değeri ve koşulun ne kadar sıkı bir şekilde yerine getirildiği vardır. Bir koşulun doğru bir şekilde nasıl oluşturulacağı hakkında daha fazla bilgi için özel yazı’ya bakın.

5. Bu e-postaya bloğunda Adrese gönder’i seçin ve e-postayı alacak iş arkadaşınızın adresini belirtin.

6. Filtre oluştur butonuna tıklayın.

Karmaşık bir kural oluşturma

Birkaç koşul ekleyin

İç içe geçmiş koşul grubu ekleme

Birkaç koşul ekleyin

Örneğin, bir çalışan iş arkadaşlarından e-postalar ve şirketin müşterilerinden ticari teklifler alır. Tatilde olan başka bir iş arkadaşınıza yalnızca ticari teklifleri iletmek için, aynı anda karşılanması gereken iki koşul belirleyin:

1. Kurumlar için Yandex 360 açın.

2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

3. Ekle butonuna tıklayın.

4. Karşılanırsa bloğunda, koşulların aynı anda karşılanması için Tüm koşullar’ı seçin.

5. E-postaları işlemek için koşullar oluşturun (basit kurallar ile aynı şekilde belirlenir). Kime → içerir’i seçin ve tatilde olacak kişinin elektronik postasını girin.

6. koşul’a tıklayın.

7. İkinci koşulu belirleyin: Konu → içerir ve “ticari teklif”i girin.

8. Bu e-postaya bloğunda Adrese gönder’i seçin ve e-postayı alacak iş arkadaşınızın adresini belirtin.

9. Filtre oluştur butonuna tıklayın.

İç içe geçmiş koşul grubu ekleme

Gruplar, aynı anda karşılanması gereken koşulları birleştirmek için uygundur. Dört dereceye kadar iç içe grup eklenebilir.

Örneğin, bir çalışan, meslektaşlarından, şirketin belirli bir müşterisinden e-postalar alır ve ayrıca tüm müşterilerin sözleşmelerle ilgili sorularını yanıtlar (e-postanın ekinde bir dosya varsa). Bir çalışan tatile çıkıyor ve siz de belirli bir şirket müşterisinden gelen e-postaların yanı sıra sözleşmelerle ilgili soruların başka bir çalışana iletilmesi için kurallar oluşturmak istiyorsunuz. Bunu yapmak için, bir normal koşul ve birleştirilmiş iki koşul eklemeniz gerekir:

1. Kurumlar için Yandex 360 açın.

2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

3. Ekle butonuna tıklayın.

4. Karşılanırsa bloğunda Koşullardan biri’ni seçin.

5. E-postaları işleme koymak için koşullar oluşturun. Kimden → içerir’i seçin ve e-postaların geldiği istemcinin elektronik posta adresini belirtin.

6. koşul grubu’na tıklayın.

7. Koşulları belirtin:

   • E-posta metni → içerir ve “Sözleşme”yi girin;

   • Ek → var.

   

8. Bu e-postaya bloğunda Adrese gönder’i seçin ve tatilde olanın yerine e-postaları alacak iş arkadaşınızın adresini belirtin.

9. Filtre oluştur butonuna tıklayın.

Kuralları karşılayacak sırayı ayarlama

Kurallar sırayla yürütülür: listedeki kural ne kadar yukarıdaysa, o kadar önce yürütülür. Aynı şartlara sahip birkaç kural için aynı anda gerçekleştirilemeyen işlem komutu verildiyse bu kurallardan listenin üstündeki kural çalışacaktır.

Kuralı harekete geçirin

1. Kurumlar için Yandex 360 açın.

2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

3. Düzenle butonuna tıklayın.

4. Kuralın solundaki simgesine tıklayın ve basılı tutarak kuralı bir konum yukarı veya aşağı taşıyın.

5. Değişiklikleri kaydet butonuna tıklayın.

“Kuralı Durdur” u etkinleştirme

Kuralı Durdur seçeneği etkinleştirilmiş bir kural devreye girerse, altındaki kurallar çalışmaz. Seçenekli kural çalışmazsa, o kuralın altındaki tüm kurallar çalışır.

Örneğin, bir çalışan iş arkadaşlarından e-postalar ve şirketin müşterilerinden ticari teklifler alır. İzin sırasında görevleri bölündü: Bir meslektaşı ticari tekliflerle çalışacak ve diğeri tüm diğer e-postaları cevaplayacak. İki farklı kural oluşturun:

1. İzindeki çalışana gelen ve “Ticari teklif” ibaresini içeren e-postalar ilk iş arkadaşına iletilecek (Kuralı Durdur seçeneği etkindir):

   

   Kuralı ayarlayın ve Kural Oluştur öğesine tıklayın.

2. E-postaları ikinci bir iş arkadaşınıza iletin:

   

   Bir kural belirleyin ve Kural Oluştur öğesine tıklayın. Bu kural, Kuralı Durdur seçeneği etkinleştirilmiş olanın altında yer aldığından, ticari teklifler dışındaki tüm e-postalar iletilecektir.

Kural düzenleme

1. Kurumlar için Yandex 360 açın.

2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

3. Düzenle butonuna tıklayın.

4. İstenen kuralın sağındaki simgesine tıklayın.

5. Kuralı düzenleyin ve Değişiklikleri Kaydet butonuna tıklayın.

Kural kaldırılması

1. Kurumlar için Yandex 360 açın.

2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

3. Düzenle butonuna tıklayın.

4. Kuralın sağındaki simgesine tıklayın. Tüm etkin kuralları kaldırmak için Tümünü sil butonuna tıklayın.

5. Değişiklikleri kaydet butonuna tıklayın.

Yandex 360 for Business’ta organizasyon ayarlarını yönetme yetkisine sahip bir çalışan. Yönetici hakları nasıl verilir?