E-posta işleme kuralları

Bu seçenek Gelişmiş ve Optimal tarifelerde mevcuttur.

Kurumlar için Yandex 360’ta, Mail’in gelen e-postaları otomatik olarak başka bir adrese yönlendireceği veya bunları alıcının posta kutusundan sileceği kurallar yapılandırabilirsiniz.

Bunun yararlı olabileceği birkaç görev:

  • eski çalışanın posta kutusuna gönderilen e-postaları yeni çalışana yönlendirmek;

  • belirli bir müşteriden gelen tüm e-postaları, bu müşteriyle ilgilenmekten sorumlu çalışanın postasına kopyalamak;

  • istenmeyen adreslerden alınan e-postaları silmek.

Kurallar, Posta kullanımının esnekliğini ve güvenliğini artırır, spam ve bilgi sızıntılarına karşı korunmaya yardımcı olur.

Kuralları yalnızca kurum yöneticileri ile e-posta kuralı yöneticileri ve sadece kurum alan adındaki posta kutuları için yapılandırabilir. Çalışanlar, kendi posta kutularında kişisel posta işleme kuralları belirleyebilir, ancak kuruluş paneli üzerinden yapılandırılan kurallar önceliğe sahiptir ve ilk olarak uygulanır.

Kurallar oluşturulabilir, düzenlenebilir, önceliğini değiştirmek için listede yer değiştirebilir ve artık gerekmediğinde silinebilir.

Kuralları etkinleştirmeden önce kuruluşunuzun avukatına danışın

Verilere erişim için çalışanların onayını toplamanız gerekip gerekmediğini anlamanıza yardımcı olacaktır.

Kurallarla ilgili işlemler

  1. Kuruluş paneli’i açın.

  2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

  3. Ekle butonuna tıklayın.

  4. Koşul yerine getirildiyse bölümünde, e-postaları işlemek için bir koşul oluşturun.

    Örneğin, bir çalışan tatile gitti ve ona gelen tüm e-postaları başka bir iş arkadaşınızın posta kutusuna kopyalamanız gerekiyor. Kime → içerir’i seçin ve tatilde olacak kişinin elektronik postasını girin.

    Bir kural bir veya daha fazla koşuldan oluşabilir. Her koşulun bir parametresi, değeri ve koşulun ne kadar sıkı bir şekilde yerine getirildiği vardır. Koşulların yapılandırılmasına ilişkin tüm ayrıntılar Koşul nasıl doğru oluşturulur makalesinde sunulmuştur.

  5. Bu e-postayı bloğunda, koşul sağlandığında ne yapılacağını belirtin. İzin örneği için Şu adrese yönlendir seçeneğini seçin ve e-postayı alacak iş arkadaşınızın adresini belirtin.

  6. Filtre oluştur butonuna tıklayın.

  1. Kuruluş paneli’i açın.

  2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

  3. Düzenle butonuna tıklayın.

  4. İstenen kuralın sağındaki simgesine tıklayın.

  5. Kuralı düzenleyin ve Değişiklikleri Kaydet butonuna tıklayın.

  1. Kuruluş paneli’i açın.

  2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

  3. Düzenle butonuna tıklayın.

  4. Kuralın sağındaki simgesine tıklayın. Tüm etkin kuralları kaldırmak için Tümünü sil butonuna tıklayın.

  5. Değişiklikleri kaydet butonuna tıklayın.

Uygulama önceliği

Kurallar sırayla yürütülür: listedeki kural ne kadar yukarıdaysa, o kadar önce yürütülür. Aynı şartlara sahip birkaç kural için aynı anda gerçekleştirilemeyen işlem komutu verildiyse bu kurallardan listenin üstündeki kural çalışacaktır.

Önceliği değiştirmek için:

  1. Kuruluş paneli’i açın.

  2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

  3. Düzenle butonuna tıklayın.

  4. Kuralın solundaki simgesine tıklayın ve basılı tutarak kuralı bir konum yukarı veya aşağı taşıyın.

  5. Değişiklikleri kaydet butonuna tıklayın.

Birden çok koşullu kurallar

Bir kural birden çok koşul içerebilir. Yapılandırma sırasında, kuralın uygulanması için bunların nasıl yerine getirilmesi gerektiği belirtilir: hepsi birden veya bunlardan birinin olması yeterlidir.

Örnek. Bir çalışan iş arkadaşlarından e-postalar ve şirketin müşterilerinden ticari teklifler alır. İzni sırasında yalnızca ticari teklifleri başka bir çalışana yönlendirmek için iki koşul eklenmelidir: e-posta, izinli olan çalışanın adresine gönderilmiş olmalı ve konu “ticari teklif” ifadesini içermelidir.

Bu örnek için ayarları görüntüleyin

  1. Kuruluş paneli’i açın.

  2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

  3. Ekle butonuna tıklayın.

  4. Karşılanırsa bloğunda, koşulların aynı anda karşılanması için Tüm koşullar’ı seçin.

  5. E-postaları işleme koymak için koşullar oluşturun. Kime → içerir’i seçin ve tatilde olacak kişinin elektronik postasını girin.

  6. koşul’a tıklayın.

  7. İkinci koşulu belirleyin: Konu → içerir ve “ticari teklif”i girin.

  8. Bu e-postaya bloğunda Adrese gönder’i seçin ve e-postayı alacak iş arkadaşınızın adresini belirtin.

  9. Filtre oluştur butonuna tıklayın.

Koşullar grup halinde eklenebilir. İç içe koşul grupları, aynı anda yalnızca koşulların bir kısmının yerine getirilmesi gerekiyorsa kullanışlıdır. En fazla dört iç içe geçme düzeyine izin verilir.

Örneğin, bir çalışan, meslektaşlarından, şirketin belirli bir müşterisinden e-postalar alır ve ayrıca tüm müşterilerin sözleşmelerle ilgili sorularını yanıtlar (e-postanın ekinde bir dosya varsa). İzni süresince, iş arkadaşının belirli bir müşteriden gelen e-postaları ve sözleşmelerle ilgili tüm soruları alması için bir kural yapılandırmanız gerekiyor. Sözleşmeli e-postalar için koşulları bir grupta birleştirmek uygundur: konu “sözleşme” kelimesini içermeli + e-postada bir ek olmalıdır.

Bu örnek için ayarları görüntüleyin

  1. Kuruluş paneli’i açın.

  2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

  3. Ekle butonuna tıklayın.

  4. Karşılanırsa bloğunda Koşullardan biri’ni seçin.

  5. E-postaları işleme koymak için koşullar oluşturun. Kimden → içerir’i seçin ve e-postaların geldiği istemcinin elektronik posta adresini belirtin.

  6. koşul grubu’na tıklayın.

  7. Koşulları belirtin:

    • E-posta metni → içerir ve “Sözleşme”yi girin;

    • Ek → var.

  8. Bu e-postaya bloğunda Adrese gönder’i seçin ve tatilde olanın yerine e-postaları alacak iş arkadaşınızın adresini belirtin.

  9. Filtre oluştur butonuna tıklayın.

Durdurma kuralları

Kuralı Durdur seçeneği etkinleştirilmiş bir kural devreye girerse, listenin altındaki kurallar çalışmaz. Seçenekli kural tetiklenmezse, onlar uygulanacaktır.

Örneğin, bir çalışan iş arkadaşlarından e-postalar ve şirketin müşterilerinden ticari teklifler alır. İzin süresince görevleri paylaştırıldı. Bir iş arkadaşı ticari tekliflerle ilgilenecek, diğeri ise diğer e-postaları yanıtlayacak. İki kural oluşturun: İlki Kuralı durdur seçeneğini içermeli ve ticari teklifleri birinci kişiye iletmeli; listenin altındaki ikinci kural ise tüm e-postaları ikinci kişiye yönlendirmelidir. E-posta ticari bir teklif içeriyorsa, durdurma kuralının tetiklenmesi nedeniyle ikinci iş arkadaşına gitmeyecektir.

Bu örnek için ayarları görüntüleyin

  1. Kuruluş paneli’i açın.

  2. Soldaki menüden Yandex Mail → E-posta kuralları’nı seçin.

  3. Ekle butonuna tıklayın.

  4. Eğer sağlanmışsa bloğunda tüm koşulları seçin.

  5. İzindeki çalışana gelen ve “Ticari teklif” ibaresini içeren e-postalar ilk iş arkadaşına iletilecek (Kuralı durdurma seçeneği etkindir).

    Kuralı belirleyin ve Kural oluştur butonuna tıklayın.

  6. E-postaları ikinci iş arkadaşına yönlendirin:

    Kuralı belirleyin ve Kural oluştur butonuna tıklayın. Bu kural, Kuralı Durdur seçeneği etkinleştirilmiş olanın altında yer aldığından, ticari teklifler dışındaki tüm e-postalar iletilecektir.

Kısıtlamalar

  • Kural, oluşturulduktan veya değiştirildikten 10 dakika sonra çalışmaya başlar ve yalnızca bundan sonra alınacak e-postalar için geçerlidir. Çalışanların posta kutularında zaten saklanan e-postaları etkilemez.

  • Kurumlar için Yandex 360’ta tek bir kuruluş için maksimum kural sayısı 200’dür.

  • Tek bir kuralda en fazla 30 yönlendirme adresi belirtilebilir. Bunların tümü kuruluşunuzun alan adında olmalıdır.

Destek Ekibi'ne yaz

Yandex 360 for Business’ta organizasyon ayarlarını yönetme yetkisine sahip bir çalışan. Yönetici hakları nasıl verilir?

Yandex 360 for Business’ta ayrı bir ayar grubunu yönetme haklarına sahip bir çalışan. Örneğin, Ödemeler ve Ücretler Yöneticisinin “Ödemeler ve Ücretler” bölümüne erişimi vardır, E-posta Kuralları Yöneticisinin ise “E-posta Kuralları” bölümüne erişimi vardır. Yöneticinin hangi rolleri vardır ve çalışanlar bu rollere nasıl atanırlar?

Önceki
Paylaşılan posta kutuları
Sonraki
E-posta istemcileri