Dış kişiler

Dış kişiler, sizin kurumunuzdan olmayan kullanıcılardır. Bunlar ortak şirketlerin çalışanları, yükleniciler, müşteriler veya alıcılar olabilir. Çalışanlarınızın Mail, Calendar ve Drive’da ilgili kişileri daha hızlı bulabilmesi için Yandex 360 for Business’a harici kişiler ekleyin – örneğin, e-posta yazarken, toplantı katılımcıları eklerken veya klasör paylaşımı ayarlarken.

Tek bir organizasyon için 200.000’e kadar dışarıdan kişi ekleyebilirsiniz.

Ekleme

Liste ile yükleme

CSV dosyasını kullanarak organizasyonunuza aynı anda dışarıdan birkaç kişi ekleyin.

1. Örnek olarak kullanabileceğiniz bir CSV dosya şablonu indirin.

   1. Organizasyonun admin.yandex.ru hesabını açın.

   2. Soldaki menüden Kullanıcılar → Dış Kişiler öğesini seçin.

   3. Dış kişileri ilk kez ekliyorsanız, ekranın ortasındaki Listeyi Yükle düğmesine tıklayın.

      Organizasyonunuzun halihazırda dışarıdan irtibatının olduğu kişiler varsa, bunların bulunduğu tablonun üzerinde Ekle öğesine tıklayın ve Listeyi Yükle öğesini seçin.

   4. Şablon öğesine tıklayın ve dosyayı cihazınıza kaydedin.

2. Şablonu temel alarak, kişi listesini yüklemek için yeni bir dosya oluşturun.

   1. İndirilen dosyayı verilerinizle doldurun:

      • İlk satırı değiştirmeden bırakın. Bunlar alan başlıklarıdır.

      • 2-6 satırlardaki örnekleri izleyerek, dosyaya harici iletişim bilgilerini ekleyin. Örnek satırları silin.

        Alan Açıklaması:

        N	Alan	Ne içeriyor	Yorum
        1	last_name	Soyad
        2	first_name	Ad
        3	middle_name	Baba adı
        4	title	Görevi
        5	company	Şirket
        6	address	Posta adresi
        7	department	Birim
        8	phone_number	Telefon numarası
        9	is_main_phone_number	Birincil telefon numarası	Olası değerler: true – temel; yanlış – ek. Sadece tek bir ana numara olabilir.
        10	phone_number_type	Telefon numarası türü	Olası değerler: work – iş telefonu; mobile – cep telefonu; ip – IP telefonu; Diğer telefon numaraları için alanı boş bırakın.
        11	email	E-posta adresi	Tüm harici kişiler listesinde benzersiz olmalıdır.
        12	is_main_email	Birincil e-posta adresinin belirteci	Olası değerler: true – temel; yanlış – ek. Yalnızca bir birincil e-posta adresi olabilir.
        13	email_type	E-posta adresinin türü	Olası değerler: work – iş e-postası; Kişisel e-posta için alanı boş bırakın.

      Bunu yaparken aşağıdaki kurallara uyun:

      • Dosyadaki alan ayırıcısı virgüldür.

      • Kendi içinde virgül içeren alanların değerini doğrudan tırnak içinde belirtin. Örneğin, “16, Lev Tolstoy Sokağı”.

      • E-posta alanındaki değer benzersiz olmalıdır. Dosya, organizasyonunuzun harici kişiler listesinde zaten bulunan bir e-posta adresi içeren bir satıra sahipse, dosya bir indirme hatasına neden olacaktır.

      • Bir kişiye ek e-posta adresleri veya telefon numaraları eklemek için, bu verilerin bulunduğu satırları CSV dosyasına ana bilgilerin bulunduğu satırdan hemen sonra yerleştirin ve bu tür satırların ilk yedi alanını boş bırakın.

        Not

        Organizasyonunuzun harici kişiler listesinde bulunan bir kişiye, o kişiyle ilgili olarak yalnızca Yandex 360 for Business arayüzünde düzenleme yaparken ek e-posta adresleri veya telefon numaraları ekleyin. Arayüzde harici bir kişi ile ilgili düzenleme nasıl yapılır?

   2. CSV dosyasını UTF-8 kodlamasında kaydedin.

      Dikkat

      Dosyayı farklı bir kodlamayla kaydederseniz belge doğru şekilde çözümlenemez.

   3. Dosyanın 1.000 satırdan fazla olmadığından ve en fazla 10 MB boyutunda olduğundan emin olun. Dosya büyükse, birkaç küçük dosyaya bölün.

3. Hazırlanan listeyi yükleyin.

   1. Organizasyonun admin.yandex.ru hesabını açın.

   2. Soldaki menüden Kullanıcılar → Dış Kişiler öğesini seçin.

   3. Dış kişileri ilk kez ekliyorsanız, ekranın ortasındaki Listeyi Yükle düğmesine tıklayın.

      Organizasyonunuzun halihazırda dışarıdan irtibatının olduğu kişiler varsa, bunların bulunduğu tablonun üzerinde Ekle öğesine tıklayın ve Listeyi Yükle öğesini seçin.

   4. CSV dosyası seç butonuna tıklayın ve dosyanızı seçin.

   5. Listeyi Yükle öğesine tıklayın ve indirme işleminin tamamlanmasını bekleyin. Eklenen kullanıcılar Dış Kişiler listesinde görüntülenecektir.

      Yükleme sırasında hata oluşursa, dosyadaki veriler yüklenmeyecektir. Bunları düzeltin ve listeyi yüklemeyi tekrar deneyin.

Manuel olarak bir irtibat oluşturma

1. Organizasyonun admin.yandex.ru hesabını açın.

2. Soldaki menüden Kullanıcılar → Dış Kişiler öğesini seçin.

3. Dış kişileri ilk kez ekliyorsanız, ekranın ortasındaki Manuel Olarak Ekle öğesine tıklayın.

   Organizasyonunuzun halihazırda dışarıdan irtibatının olduğu kişiler varsa, bunların bulunduğu tablonun üzerinde Ekle öğesine tıklayın ve İrtibat Oluştur öğesini seçin.

4. Dış kişi kartı alanlarını doldurun:

   • Soyadı, ad ve e-posta alanları doldurulması zorunlu alanlardır.
   • E-posta, iş, cep telefonu ve IP telefonu için temel bilgilere ek olarak 15 adede kadar ek bilgi girebilirsiniz. Bunu yapmak için, ilgili alanın sağındaki öğesine tıklayın.
   • Kişilerin tüm e-posta adresleri benzersiz olmalıdır.

5. Girilen bilgileri kontrol edin ve Ekle öğesine tıklayın.

6. Giriş sırasında hata yapılırsa, sistem, değerleri düzeltilmesi gereken alanları gösterecektir. Bunları düzeltin ve tekrar Ekle öğesine tıklayın.

   Her şey doğru şekilde doldurulursa, kullanıcı dış kişiler listesinde görünecektir.

Ara

Dış Kişiler bölümünün sağ üst köşesinde bir arama satırı bulunmaktadır. Bulmak istediğiniz kişinin adı, soyadı, ikinci adı, e-postası veya çalıştığı şirketin adı gibi bildiğiniz bilgilerini girmeye başlayın. Ekranda, aramanıza uyan dış kişilerin bir listesi görünecektir.

Kartını açmak için listeden bir kullanıcı seçin. Orada, o kişi için eklenmiş olan tüm veriler görüntülenir. Bunun için ek telefon numaraları veya e-posta adresleri kayıtlıysa, bunları görüntülemek için karttaki Daha Fazlasını Göster öğesine tıklayın.

Düzenleme

1. Organizasyonun admin.yandex.ru hesabını açın.
2. Soldaki menüden Kullanıcılar → Dış Kişiler öğesini seçin.
3. İmleci ilgili kişi üzerine getirin. Gerekirse liste aramasını kullanın. Arama sırası Ara içinde açıklanmıştır.
4. Satırın sağ tarafında simgesine tıklayın ve Düzenle öğesini seçin.
5. Kişi verilerini değiştirin ve Kaydet öğesine tıklayın.

Silme

1. Organizasyonun admin.yandex.ru hesabını açın.
2. Soldaki menüden Kullanıcılar → Dış Kişiler öğesini seçin.
3. İmleci ilgili kişi üzerine getirin. Gerekirse liste aramasını kullanın. Arama sırası Ara içinde açıklanmıştır.
4. Satırın sağ tarafında simgesine tıklayın ve Sil öğesini seçin.
5. Silme işlemini doğrulayın.
6. Kişi listeden çıkacaktır. O kişiyle paylaşılan Drive bağlantısındaki dosyalar ve davet edildiği Takvim randevuları o kişinin erişimine açık kalacaktır. Dosyalara erişimi manuel olarak kapatabilir ve toplantılardan çıkarabilirsiniz.

Mail, Takvim ve Drive’daki dış kişiler

Organizasyonunuzda olmayan kişiler ile işaretlenir. E-posta gönderirken, toplantı katılımcıları eklerken veya kişileri paylaşılan bir klasöre davet ederken bu işarete dikkat edin. Bu, gizli bilgileri yanlışlıkla başka bir organizasyonun çalışanıyla paylaşma olasılığınızı azaltacaktır.

Dış kişiler şuralarda görüntülenir:

E-postada

• Alıcıları seçtiğinizde ve onlar hakkındaki bilgileri görüntülediğinizde.
  E-posta yazarken alıcılar nasıl seçilir?
• Bir e-posta aramasının sonuçlarında.
  E-postalarda nasıl arama yapılır?

Takvimde

• Etkinliğin katılımcılarını eklediğinizde veya onlar hakkındaki bilgileri görüntülediğinizde.
  Katılımcılar bir etkinliğe nasıl davet edilir?

Drive’da

• Ortak bir klasöre erişim ayarladığınızda.
  Klasöre ortak erişim nasıl ayarlanır?